Produktywność i współpraca
Które codzienne bezmyślne zadania przyprawiają Cię o największy ból głowy?
Bez mózgu nie ma zysku?
Czy też często marzysz o uwolnieniu się od żmudnych, nie wymagających myślenia zadań, które tylko zabierają czas i są irytujące? Codzienne procesy i „papierkowa robota” mogą czasem stanowić prawdziwą pracę na pełen etat i niepotrzebnie utrudniać pracę Tobie i Twojemu zespołowi.
Które z poniższych codziennych zadań najbardziej chciałbyś usprawnić i/lub zautomatyzować?
Znalezienie dokumentów - irytująca męka?
Jeśli Twoja organizacja posiada kilka lokalizacji przechowywania danych, skąd wiadomo, w której z nich należy szukać? Czy można wyszukiwać termin lub frazę w dokumencie, czy tylko według nazwy pliku?
Szybkie i płynne wyszukiwanie zapewni połączenie z systemem zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM), takim jak M-Files.
- Nie trzeba zgadywać, gdzie dane są przechowywane.
- Nie trzeba przełączać się między aplikacjami, aby je wyszukać.
Czy tłumaczenia są zbyt czasochłonne i trwają zbyt długo?
Nie masz czasu, aby przekazać dokumenty agencji tłumaczeniowej lub nie chcesz wprowadzać tekstów pojedynczo do przeglądarki internetowego dostawcy usług tłumaczeniowych? Marzysz o możliwości przetłumaczenia całego dokumentu z innego języka za pomocą jednego przycisku?
Z Workplace Pure tłumaczenia są dostępne za jednym naciśnięciem przycisku. Workplace Pure oferuje usługę tłumaczenia, która:
- Może tłumaczyć nawet bardzo duże dokumenty w popularnych formatach Word, PDF i PPT i dostarcza tłumaczenie w postaci edytowalnego dokumentu z oryginalnym układem strony (w tym tabelami, grafikami, obrazami itp.).
- Opiera się na sprawdzonej technologii tłumaczenia AI firmy Deepl.
- Jest dostępna w ponad 25 językach.
Masz dość e-mailowej karuzeli?
Czy współpraca nad dokumentami polega na wysyłaniu wersji roboczych pocztą elektroniczną do autorów i recenzentów? Bez możliwości jednoczesnej edycji każdy musi czekać na swoją kolej, aby wnieść swój wkład. Alternatywnie, każdy autor wysyła swoje zmiany osobno, co powoduje, że konsolidacja staje się złożonym i podatnym na błędy zadaniem.
Jeśli masz już dość współpracy za pośrednictwem poczty elektronicznej, czas skorzystać z Microsoft Teams i SharePoint Online:
W Microsoft Teams wystarczy udostępnić link do najnowszej wersji dokumentu osobom (wewnętrznym i zewnętrznym), które potrzebują do niego dostępu.
- Możesz nadać uprawnienia.
- Wszyscy mogą pracować nad dokumentem w tym samym czasie.
- Wystarczy jedno kliknięcie, aby uzyskać historię dokumentu.
Skuteczne zarządzanie projektami - herkulesowe zadanie?
Zarządzanie projektami, monitorowanie, czy pakiety zadań zostały wykonane przez uczestników projektu i zapewnienie dotrzymania terminów może stanowić wyzwanie. Zwłaszcza gdy zaangażowanych jest kilka osób/zespołów z różnych działów i potencjalnie z różnych lokalizacji.
Jeśli potrzebujesz prostego i przejrzystego narzędzia do zarządzania projektami, skorzystaj z Microsoft Planner. Dzięki niemu możesz:
- Przypisywać zadania uczestnikom projektu.
- Zachować przegląd statusu zadań.
- Monitorować dotrzymywanie terminów.
Spotkanie zakończone - Nie pamiętasz, o czym rozmawiano?
Czy biegasz od jednego spotkania online do drugiego? Czy łatwo gubisz się w tym, co zostało omówione? Chociaż wirtualne spotkania można nagrywać, sporządzanie notatek lub wyszukiwanie kluczowych informacji z dyskusji może być trudne. Notatki odręczne mogą być niedokładne, a przeszukiwanie nagrań może wymagać żmudnych poszukiwań, co powoduje stratę czasu i zasobów.
Wykorzystaj w pełni możliwości wirtualnych spotkań, korzystając z aplikacji Microsoft Teams, OneNote i Stream.
- Otrzymasz transkrypcję każdego nagranego spotkania, którą możesz przejrzeć później bez konieczności ponownego odsłuchiwania nagrania.
- Najważniejsze informacje możesz skopiować do swojego osobistego notatnika OneNote i zaznaczyć odpowiednie zadania do wykonania.
Żegnajcie ręczne procesy, witaj automatyzacjo!
Umowy
Czy nadal zarządzasz umowami w tradycyjny sposób, korzystając z dokumentów papierowych?
W takim razie zapewne wiesz, że zajmuje to dużo miejsca w biurze, wprowadzanie danych i wyszukiwanie informacji jest czasochłonne, a ważne terminy lub okresy obowiązywania umów mogą łatwo zostać przeoczone.
Faktury
Czy proces fakturowania i zatwierdzania nadal składa się z wielu ręcznych czynności?
Jeśli Twój zespół księgowy nadal musi wysyłać zatwierdzającym wydrukowane faktury lub przekazywać im zeskanowane kopie pocztą elektroniczną, ile czasu zajmuje Ci ten proces?
A jeśli dział księgowości musi ręcznie wyodrębniać informacje w celu dopasowania faktur do zamówień zakupu, może to prowadzić do rejestrowania nieprawidłowych danych z powodu błędów ludzkich.
Akta osobowe
Czy Twój dział kadr nadal zarządza dokumentacją pracowniczą w formie papierowej?
W takim razie zapewne wiesz, jak trudno jest przechowywać te dokumenty i archiwa w sposób zgodny z przepisami i wymaganiami audytowymi w obliczu rosnących wymagań dotyczących zgodności, takich jak RODO.
Nie wspominając już o wymaganiach dotyczących przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych i wyszukiwania informacji, zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających pracowników i menedżerów kadr w wielu lokalizacjach.
Czy Twój dział kadr nadal zarządza dokumentacją pracowniczą w formie papierowej?
- Jeśli tak, to prawdopodobnie wiesz, jak trudno jest przechowywać te dokumenty i archiwa w sposób zgodny z przepisami i wymogami audytowymi w obliczu rosnących wymagań dotyczących zgodności, takich jak RODO.
- Nie wspominając już o wymaganiach dotyczących przestrzeni do przechowywania dokumentów papierowych i wyszukiwania informacji, zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających pracowników i menedżerów kadr w wielu lokalizacjach.
Czy tworzenie zdigitalizowanych dokumentów i przetwarzanie informacji zajmuje zbyt dużo czasu?
Jeśli skanujesz przychodzące faktury, dowody dostawy i inne dokumenty w celu przetworzenia i przechowywania, wiesz, ile czasu zajmuje nazywanie i zapisywanie plików. Podczas ręcznego nadawania nazw plików i przypisywania lokalizacji przechowywania łatwo popełnić błąd. Inteligentne rozwiązanie do routingu dokumentów, takie jak Dispatcher Phoenix, rozwiązuje problem nazywania i przechowywania plików oraz usprawnia przekazywanie poczty i wiadomości e-mail. Pozwala to zaoszczędzić czas i zwiększyć dokładność.