E-DORĘCZENIA W SYSTEMIE BPM

 

Działaj z wyprzedzeniem!

 

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. W skrócie, jest to wygodna, bezpieczna forma korespondencji z urzędami czy innymi instytucjami publicznymi. Głównym celem powstania tej usługi jest usprawnianie korespondencji dzięki możliwości odbierania oficjalnej poczty (np. pism urzędowych, korespondencji sądowej czy decyzji administracyjnych) przy wykorzystaniu adresu elektronicznego.

Dzięki e-Doręczeniom dokumenty są dostarczane elektronicznie, co eliminuje potrzebę fizycznej obecności adresata w chwili doręczenia. Adresat otrzymuje powiadomienie o dostępie do dokumentu przez e-mail lub wiadomość SMS, a następnie musi zalogować się na odpowiednią platformę, aby pobrać dokument.


 

Jak Konica Minolta może Cię wesprzeć w obsłudze procesu e-Doręczeń?

Przeanalizujemy Twoje wymagania biznesowe oraz przedstawimy najbardziej optymalny proces obsługi skrzynki e-Doręczeń.

Stawiamy na prostotę rozwiązania i optymalizację codziennej pracy u naszych klientów, dlatego kluczową rolę w takiej automatyzacji i integracji z usługą e-Doręczeń będzie pełnił dostosowany system BPM (Business Process Management).

Nasze rozwiązanie - system BPM, który oparty jest na technologii LOW-CODE pozwala nie tylko na elastyczny rozwój aplikacji w przyszłości, ale przede wszystkim zapewnia usprawnienie pracy już na starcie współpracy:

 automatyzacja procesów: Rozwiązanie pozwala na modelowanie, automatyzację i zarządzanie procesami biznesowymi. Dzięki temu można zdefiniować i wdrażać cyfrowe obiegi dokumentów, w tym procesy związane z e-Doręczeniami. Automatyzacja pozwala na przyspieszenie przepływu informacji i redukcję błędów ludzkich.

  integracja z e-Doręczeniami: System BPM będzie zintegrowany z usługą e-Doręczeń, umożliwiając tym samym bezpośrednie przesyłanie dokumentów do odbiorców. Integracja ta pozwoli na: 

      automatyczne przekazywanie dokumentów do systemu e-Doręczeń w momencie ich utworzenia lub zakończenia dedykowanego procesu.
     rozwiązanie będzie śledziło status dostarczenia dokumentu i reagować na ewentualne błędy lub opóźnienia.
      system automatyczne będzie generował powiadomienia dla uprawnionych osób w organizacji.
 

  bezpieczeństwo i poufność: System zapewnia mechanizmy szyfrowania oraz uwierzytelniania, co zwiększa bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów i chroni poufność informacji.

Cyfrowa Kancelaria - narzędzie wspierające e-doręczenia



Niezależnie od formy wysyłanej korespondencji, proponujemy integrację usługi e-Doręczeń z procesem elektronicznego obiegu korespondencji wewnątrz organizacji. Umożliwia to automatyczne przesyłanie, wysyłanie dokumentów oraz cyfrową archiwizację wraz z systemem automatycznych powiadomień o każdym nowym zdarzeniu. Nasze rozwiązanie zapewni efektywne zarządzanie całą korespondencją w Twojej organizacji.

Dodatkowo zintegrowana aplikacja cyfrowej e-kancelarii do obsługi elektronicznego procesu obiegu korespondencji wesprze Twoją organizację w:

  Zarządzaniu dokumentacją: dzięki temu można łatwiej zarządzać dokumentacją, w tym wszystkimi dokumentami wysyłanymi i otrzymywanymi (wspieramy także masową wysyłkę dokumentów wraz z dedykowanymi raportami)

  Monitorowaniu przesyłek: zapewni funkcje monitorowania statusu przesyłek, co umożliwi śledzenie statusów dokumentów w czasie rzeczywistym i informowanie o ich dostarczeniu.

  Personalizacji i dostosowaniu: aplikacja do elektronicznego obiegu korespondencji może umożliwiać personalizację treści dokumentów, dostosowanie ich do wymagań e-Doręczeń a także nadawać odpowiednie uprawnienia dla zarządzania przesyłkami z danymi wrażliwymi.

  Zarządzaniu cyklem życia dokumentów: Aplikacja e-Kancelarii umożliwia ścisłe zarządzanie cyklem życia dokumentów wewnątrz organizacji w procesach biznesowych, w tym ich tworzeniem, edycją, przekazywaniem, archiwizacją.

Korzyści z e-doręczeń


 

Szybkość komunikacji

między jednostkami publicznymi a firmami:
Dokumenty są przesyłane niemal natychmiastowo.


 

Bezpieczeństwo danych:

Zaawansowane protokoły szyfrowania chronią.


 

Redukcja kosztów:

Oszczędności wynikające z eliminacji papierowych nośników informacji i procesu realizacji wysyłki korespondencji. 


 

Ślad ekologiczny:

Zmniejszenie zużycia papieru przyczynia się do ochrony środowiska.

 

 

Integracja systemu BPM z e-doręczeniami

 

  obsługa sformalizowanej umowy,

  ​masowa wysyłka, np. regulaminów, faktur (możliwość nadawania tej samej e-przesyłki do wielu odbiorców),

  wezwanie kontrahenta do zapłaty,

  masowa wysyłka aktualizacji cennika dotyczącego usług bankowych,

  porozumienia, ugody z klientami, 

  wysyłka deklaracji podatkowych w formie cyfrowej.
 

 

Od kiedy będą obowiązywać zmiany?

 

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych jest zależny od rodzaju podmiotu i przedstawiony jest w tabeli poniżej. Obowiązek taki wprowadza ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

 
Podmioty Obowiązek stosowania systemu e-Doręczeń (od)
Podmioty publiczne 01.10.2024 lub 01.01.2025 (najlepiej sprawdzić konkretny przypadek na stronie rządowej)
Wyjątek: Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna — od 01.10.2029
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz) 01.10.2024
Podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 października 2024 r. 01.10.2024
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 października 2024 r. 01.01.2025
Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG 01.01.2025
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. 01.07.2025
Podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. 01.10.2026

*Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył większości urzędów i innych podmiotów publicznych w Polsce od 1 października 2024 roku.

 

Dział ITS Konica Minolta

The Park Warsaw
ul. Krakowiaków 44 (budynek 7)
02-255 Warszawa
Polska

Recepcja:
22 560 33 00



 

Jesteś zainteresowany naszymi usługami? Wypełnij formularz.

Przekaż nam swoje dane kontaktowe, aby nasz specjalista mógł szybko skontaktować się z Tobą i przedstawić aktualne oferty.