Dokumentacja w polskim sektorze publicznym – czy jesteśmy gotowi na cyfrową rewolucję?

Nawet 40% czasu pracy to szukanie informacji w mailach, na dyskach czy w archiwach – znalezienie właściwego dokumentu zajmuje średnio nawet 18 minut. Aby temu zaradzić, w biznesie na szeroką skalę stosuje się m.in. systemy ECM (ang. Enterprise Content Management), które umożliwiają inteligentną klasyfikację, archiwizację oraz przetwarzanie danych i dokumentów papierowych do formy cyfrowej.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami zmienia już polskie urzędy. Za pomocą profilu zaufanego online można załatwić nawet 500 rodzajów spraw urzędowych, a wiele kolejnych projektów, takich jak mDowód czy mPrawo jazdy, jest w trakcie realizacji. Na system elektronicznej identyfikacji danych rząd przeznaczył 5 mln zł, a jego utrzymanie będzie kosztowało kolejne 8 mln zł rocznie. W praktyce takie inicjatywy nie zawsze przekładają się na wyeliminowanie papierowych dokumentów. Powodem częściowo jest… sam petent.

Mimo że e-usług przybywa, w 2016 roku skorzystało z nich jedynie 18,8% obywateli. Według planów do 2020 roku odsetek ten ma wzrosnąć do 32%, jednak to wciąż niewiele. Badanie „e-Administracja w oczach Internautów” przeprowadzone w 2016 roku wykazało, że niemal co trzeci respondent nie był wówczas przekonany do skuteczności załatwiania spraw urzędowych online. Przy tym prawie 20% ankietowanych nie wiedziało, na jaką wejść stronę, aby załatwić swoją sprawę przez internet, bo usługi były zbyt rozproszone.

Duże wyzwanie stanowi także rozdrobnienie systemów i rejestrów należących do administracji publicznej. Obecnie jest ich ponad 680, nawet kilkadziesiąt w przeciętnym urzędzie gminy. Często nie jest możliwe zapewnienie komunikacji pomiędzy istniejącymi systemami, więc w niektórych placówkach dane wciąż trzeba przepisywać ręcznie z jednej bazy do drugiej. Wydłuża to oczekiwanie na decyzję i może powodować gubienie przetwarzanych wielokrotnie dokumentów.

– Elektroniczny obieg dokumentów może znacząco skrócić czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Ważnym czynnikiem cyfryzacji jest jednak ujednolicenie środowisk IT. Posiadanie wielu dostawców usług i systemów cyfrowego obiegu dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Tymczasem organizacja danych jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów. Jak pokazują rządowe badania, oprócz kwestii technicznych należy pamiętać także o edukacji – do cyfryzacji muszą przekonać się zarówno decydenci i urzędnicy, jak i sami obywatele – podsumowuje Michał Bojanowski, menedżer ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta.