W jaki sposób zrobotyzowana automatyzacja procesów może pomóc firmom?

Według badań przeprowadzonych przez ManpowerGroup, 54% firm uważa, że przyciągnięcie i zatrzymanie wysoko wykwalifikowanych pracowników jest bardzo trudne. To prawie dwa razy więcej niż dziesięć lat temu. Firmy w 36 krajach (z 44 badanych) twierdzą, że każdego roku coraz trudniej jest znaleźć odpowiednich ludzi na wolne stanowiska. Często zdarza się, że wysoko wykwalifikowani specjaliści muszą wykonywać bardzo żmudne, powtarzające się zadania, tracąc przy tym znaczną część swojego czasu. Tylko 43% swojego czasu pracownicy poświęcają na zadania, które faktycznie dodają wartość. Bez wątpienia, powtarzalne zadania muszą być wykonywane, przez kogoś – a najlepiej - przez coś.

Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów (RPA) może przejąć wiele z tych zadań. Wyspecjalizowani pracownicy powinni skupiać się na rozwoju i optymalizacji procesów pracy, a powtarzalne zadania są przetwarzane automatycznie. RPA może rejestrować, co robi użytkownik i naśladować to dla kolejnych zadań. W ten sposób robot jest w stanie dostarczać doskonałe wyniki, jednocześnie unikając błędów. Konica Minolta pomaga swoim klientom zidentyfikować potencjalne korzyści płynące z RPA i odpowiednio wykorzystać je do rozwoju ich działalności.

 

„Widzimy, że przedsiębiorstwa zmagają się z procesami i zadaniami, które nie przyniosą korzyści biznesowi. Wraz ze wzrostem presji kosztowej rośnie również potrzeba efektywności i skuteczności operacyjnej. Przedsiębiorstwa są stale poddawane presji, aby utrzymać swoją przewagę konkurencyjną. Oznacza to przede wszystkim pełne wykorzystanie potencjału swoich ekspertów. Wysoko wykwalifikowany specjalista wykonujący powtarzające się czynności manualne to nie tylko marnowanie jego talentu, to także strata czasu i pieniędzy dla firmy" - zauważa Marcel Cobussen, Senior Business Development Manager RPA w Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. Jest to nie tylko nieoptymalne dla samych procesów pracy, ale także może mieć negatywny wpływ na motywację pracowników. 47% pracowników skarży się na wysiłki związane z administracją cyfrową, a 48% na niewłaściwe wykorzystanie ich umiejętności.

Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów, jako podzbiór inteligentnej automatyzacji, może być cennym narzędziem dla firm. Najważniejsze priorytety, które skłaniają decydentów do rozważenia wdrożenia technologii RPA, obejmują:

• wzrost obrotów na poziomie 30%,

• 29% efektywność kosztową,

• w 27% lepsze zrozumienie klienta

• przyspieszenie procesów o 23%
  

„Obraz, jaki wielu z nas wyobraża sobie robota, jest zdecydowanie przestarzały! Zamiast śrub i wkrętów, roboty przyszłości składają się głównie z kodu. RPA oznacza wsparcie dla ludzi w ich pracy przez oprogramowanie = bota. Jednak po prawidłowym zaprogramowaniu, bot nie pomyli żadnych przetwarzanych danych, ponieważ stale działa zgodnie z zaprogramowanymi ustawieniami.” – mówi Marcel Cobussen, Senior Business Development Manager RPA w Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH





RPA jest inteligentnym oprogramowaniem-botem, który działa zgodnie z określonym zestawem instrukcji cyfrowych. Ma ono zastosowanie w różnych formach organizacyjnych i dziedzinach, takich jak sektor publiczny, transport, finanse, telekomunikacja i ubezpieczenia. Jest szczególnie przydatny wszędzie tam, gdzie duże ilości danych muszą być przetwarzane w sposób analogowy. Przykładowo w przypadku ubezpieczycieli od 70 do 80 procent zadań wymaganych do przetwarzania roszczeń ubezpieczeniowych jest powtarzalnych i nie wymaga żadnej wiedzy specjalistycznej. Obejmują one sprawdzenie, czy roszczenie jest uzasadnione w odniesieniu do polisy lub, czy osoba zgłaszająca roszczenie jest już w systemie. RPA jest w stanie przejąć te zadania, co oznacza, że pracownicy mogą wykonywać takie procesy jak monitorowanie aplikacji, pobieranie danych, tworzenie raportów i wystawianie faktur. Eksperci ubezpieczeniowi mogą tym samym szybciej i dokładniej przetwarzać roszczenia, ponieważ muszą się skupić tylko na 20%-30% roszczeń tam, gdzie ich wiedza jest naprawdę potrzebna. Takie aplikacje dla RPA będą coraz bardziej powszechne, a w miarę dalszego rozwoju technologii będzie on w stanie zarządzać bardziej specjalistycznymi zadaniami.

Konica Minolta posiada ustalony proces identyfikacji i wdrażania rozwiązań informatycznych dla swoich klientów.

Podobnie jak w przypadku wszystkich swoich projektów, pierwszym i najważniejszym krokiem dla Konica Minolta jest dokładna analiza - zrozumienie wyzwań i potrzeb klienta. W tym celu Konica Minolta wykorzystuje dedykowaną technologię wyszukiwania procesów do mapowania punktów i procesów bólowych. Wyniki pojawiają się w ciągu kilku godzin.

Następnie eksperci Konica Minolta współpracują z klientem, aby dowiedzieć się, do czego dążą. Prowadzi to do sporządzenia raportu z rekomendacjami dotyczącymi harmonogramu dostaw oraz planu realizacji.

Podstawą w tym planie realizacji jest zdigitalizowanie informacji przechowywanych w formie papierowej lub analogowej w celu umożliwienia automatyzacji przepływu informacji. Eliminuje to błędy transkrypcji, zmniejsza problemy z bezpieczeństwem i poprawia ścieżki audytu w zakresie dostępu do informacji. Cyfryzacja ta tworzy podstawę potrzebną do późniejszej inteligentnej automatyzacji przepływu informacji, jako kolejny krok. Konica Minolta współpracuje z wieloma niezależnymi dostawcami oprogramowania, takimi jak Kofax, ABBYY, Hyland i M-Files. Dzięki temu możemy zaoferować swoim klientom rozwiązania idealnie dopasowane do ich potrzeb. Może to obejmować różne zadania, takie jak przechwytywanie i integracja danych, wyszukiwanie i analiza danych, konwersja i klasyfikacja, przechowywanie i wyszukiwanie archiwów, przepływ pracy, publikowanie i migracja danych itp.

Gdy przepływ informacji zostanie zautomatyzowany, może nastąpić również podjęcie odpowiednich decyzji. Nazywa się to "inteligentną automatyzacją". W tym przypadku inteligentne roboty mogą służyć do wykorzystania inteligencji podobnej do ludzkiej oraz wykonywania bardziej złożonych, ale wciąż powtarzających się zadań. To właśnie na tym etapie urzeczywistniają się główne korzyści płynące z RPA:

• poprawa doświadczeń klientów dzięki mniejszej liczbie błędów i krótszym czasom reakcji,

• uwolnienie potencjału siły roboczej poprzez odciążenie pracowników,

• zwiększenie produktywności dzięki mniejszej ilości zmarnowanego czasu organizacji,

• zwiększenie sprawności dzięki bardzo szybkiemu wdrażaniu nowych usług.

Konica Minolta bezproblemowo integruje wszystkie funkcje RPA w ramach całościowego podejścia do usług IT. Dzięki ochronie, utrzymaniu i ulepszaniu środowiska informatycznego firmy, ostatecznym celem jest wyeliminowanie problemów związanych z codzienną pracą i usprawnienie efektywnych procesów biznesowych.

Istnieje szeroka gama przykładów, w których przedsiębiorstwa odnoszą korzyści z wdrożenia RPA w swojej działalności.

• Dystrybutor komponentów elektronicznych obsługujący ponad milion produktów chciał, aby jego zespoły ds. zarządzania produktem przeniosły swoją pracę z setek produkowanych ręcznie co tydzień setek, czasochłonnych i niestandardowych ofert. Roboty zostały wdrożone u każdego dostawcy, redukując wysiłek ręczny o trzy minuty w przypadku każdego zamówienia. Odciążyło to również specjalistów ds. zasobów produktowych, umożliwiając im doradzanie klientom w zakresie opcji komponentów i prawdziwy rozwój relacji z klientem.

• Duża firma logistyczno-transportowa traciła na wartości, ponieważ nie była w stanie śledzić, gdzie znajdują się ich własne ciężarówki. Nie wiedziała, czy dana pozycja została dostarczona, czy nie. Przy prawie 400 wdrożonych robotach, rocznie wykonuje się ponad milion egzekucji, automatyzując 16 000 godzin pracy. Co więcej, 50 procent terminów jest obecnie całkowicie zautomatyzowanych, bez konieczności interwencji człowieka.

• Firma ubezpieczeniowa musi przetwarzać ponad dwa miliony kontraktów i tysiące roszczeń rocznie. Ubezpieczyciel zdecydował się zautomatyzować proces zawierania umów i zgłaszania roszczeń. W ten sposób są w stanie zmniejszyć liczbę przypadków, w których pojedynczy dokument jest obsługiwany przez pracownika. To, co do tej pory zajmowało do dwóch godzin dziennie, teraz odbywa się w ciągu 10-15 minut.