M-Files

Inteligentne Zarządzanie Informacjami, Dokumentami i Procesami


M-Files to inteligentny system zarządzania informacjami, który umożliwia czerpanie pełnych korzyści z jakości, integralności i dokładności kluczowych danych, nawet wówczas, gdy owe informacje znajdują się w innym niż M-Files systemie. Użytkownicy M-Files mają do dyspozycji obszerny zestaw narzędzi służący do znajdowania, edytowania, udostępniania i porządkowania firmowych informacji i treści. Dzięki systemowi M-Files przedsiębiorcy mogą również przekonać się, jakie korzyści może przynieść ich firmie Sztuczna Inteligencja.


W dzisiejszych czasach firmy muszą stawić czoła silnej konkurencji we wszystkim, czym się zajmują. W tak wymagających warunkach kluczową kwestią jest to, by wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwa i organizacje stale optymalizowały i zwiększały wydajność swych biznesowych działań, jeśli chcą być krok przed konkurencją. 


Wdrożenie inteligentnego systemu zarządzania informacjami pozwala firmom na czerpanie korzyści z jakości, integralności i dokładności kluczowych danych. Właściwe zarządzanie informacjami może być również przydatne jako środek zarządzania ryzykiem, narzędzie gwarantujące legalność podejmowanych działań, umożliwiające jednolity cykl pracy oraz porządkujące wszelkie firmowe procesy i procedury. 


W przeciwieństwie do tradycyjnego systemu zarządzania ECM (Enterprise Content Management),  M-Files pozwala firmom na zarządzanie swoimi danymi nawet wówczas, gdy znajdują się one w innym niż M-Files systemie lub bazie. Użytkownicy systemu mogą korzystać ze znakomitych narzędzi służących do znajdowania, edytowania, udostępniania i porządkowania informacji, jak również przekonać się o korzyściach, jakie niesie ze sobą automatyzacja niektórych kluczowych procesów w firmie za pomocą sztucznej inteligencji.


Przegląd Systemu M-Files

System zarządzania informacjami przedsiębiorstwa M-Files to rozwiązanie ulepszające oraz upraszczające sposób zarządzania dokumentami i informacjami w firmie. Jego wdrożenie prowadzi do większej produktywności i wydajności w zarządzaniu danymi przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi normami. M-Files to system, dzięki któremu możesz szybko i łatwo znajdować, udostępniać oraz zabezpieczać wszelkie dokumenty i informacje, nawet jeśli twoja firma działa w najbardziej wymagającej i obwarowanej przepisami prawnymi branży.

SYSTEM M-FILES...

SYSTEM M-FILES...
  • jest oparty na metadanych (co vs. gdzie).
  • może zostać wdrożony w oprogramowaniu chmurowym, lokalnym lub w formacie hybrydowym.
  • jest prosty, w pełni konfigurowalny i przystosowany do obsługi wszystkich firmowych procesów.
  • jest zintegrowany z systemem operacyjnym Windows, choć można go również szybko i łatwo przystosować do funkcjonowania w innym oprogramowaniu.
  • może zostać udostępniony na dowolnym urządzeniu.
  • aktualizuje się automatycznie.
  • spełnia wszelkie standardy prawne – kopia zapasowa wszystkich danych tworzona jest według kompleksowej koncepcji autoryzacyjnej.
  • spełnia wszelkie wymogi audytowe oraz jest zgodny z przepisami RODO dotyczącymi archiwizacji danych.


KORZYŚCI DLA KLIENTA

KORZYŚCI DLA KLIENTA
  • szybki dostęp do informacji
  • dostęp do wszelkich istotnych informacji zlokalizowanych w różnych miejscach za pośrednictwem jednej platformy
  • zmniejszenie kosztów związanych z poszukiwaniem określonych danych
  • większa produktywność firmy dzięki przyspieszonemu i przejrzystemu przepływowi pracy
  • promowanie współpracy między poszczególnymi oddziałami firmy
  • łatwa, intuicyjna obsługa
  • możliwość konfiguracji i dostosowania do określonych potrzeb
  • możliwość pracy w trybie offline oraz za pośrednictwem urządzeń mobilnych z systemem iOS lub Android
  • jednolity interfejs użytkownika bez względu na rodzaj wykorzystywanego urządzenia
  • wysoki wskaźnik ROI (zwrot z inwestycji) = szybkie zyski

JAK DZIAŁA SYSTEM M-FILES?

JAK DZIAŁA SYSTEM M-FILES?

Łatwość wdrożenia

  • Brak konieczności przenoszenia, migrowania lub konwertowania danych
  • Brak konieczności porządkowania lub zaawansowanego znakowania plików
  • Brak konieczności specjalnego szyfrowania lub kompleksowej integracji danych

Jednolity interfejs użytkownika

  • Możliwość zarządzania plikami znajdującymi się w dowolnym systemie lub lokalizacji za pomocą pojedynczego okna (interfejsu) bez względu na rodzaj wykorzystywanego urządzenia (urządzenia mobilne lub stacjonarne, aplikacje webowe)

Jednorazowe logowanie

  • Dostęp do wszystkich informacji za pośrednictwem jednego punktu dostępu bez względu na źródło danych

Spersonalizowane wyniki

  • Tworzenie własnych zakresów wyszukiwania, zakładek, zapisywanie ulubionych treści
  • Możliwość konfiguracji ustawień wyszukiwania w zależności od indywidualnych potrzeb w celu wyszukiwania treści określonego rodzaju i w określonej lokalizacji
  • Zapisywanie najczęściej wyszukiwanych treści i plików
  • Możliwość indywidualnego oznaczania wyników wyszukiwania w celu łatwiejszego odnalezienia pożądanej treści w przyszłości

Oparcie na metadanych

  • Możliwość zarządzania danymi zarówno w ustrukturyzowanym, jak i nieustrukturyzowanym formacie
  • Uzupełnianie metadanych za pomocą automatycznych sugestii
  • Uproszczone indeksowanie danych za pomocą sztucznej inteligencji, automatycznie sugerującej określone zmienne, takie jak klasa, typ, klient, projekt czy zlecenie

Integracja Bazy Danych Active Directory

  • Pokazywane elementy zależne od praw dostępu
  • Automatyczne zarządzanie prawami dostępu
  • Bezpieczny dostęp: prawo do wglądu zależne od zawartości danego pliku
  • Automatyczne wdrażanie zmian organizacyjnych dla indywidualnych użytkowników którzy dołączają do nowych zespołów projektowych lub zleceń

Optyczne i Inteligentne Rozpoznawanie Znaków

  • Wydobywanie danych ze skanowanych dokumentów za pomocą techniki OCR (Optycznego Rozpoznawania Znaków), jak również ICR (Inteligentnego Rozpoznawania Znaków), kodów kreskowych i kodów separujących – uzyskanie większej dokładności dzięki określonym zasadom weryfikacji

Inteligentny cykl pracy

  • Funkcja powtórnego składania dokumentów, dołączanie nowych wersji i monitorowanie ostatecznych terminów zawartych np. w umowie, albo piśmie, np. z instytucji czy urzędu

Współpraca

  • Możliwość szybkiego i łatwego udostępniania poszczególnych treści współpracownikom lub zewnętrznym partnerom
  • Funkcja szybkiego i łatwego współtworzenia dokumentów
  • Automatyczne zarządzanie edycjami
  • Możliwość korzystania z tego samego pliku równocześnie przez dwie osoby bez konieczności powielania dokumentu
  • Kontrola edycji – pewność, że dany dokument udostępniany jest w swojej najnowszej wersji

Funkcja Offline

  • Możliwość korzystania z systemu M-Files bez potrzeby łączenia się z siecią WLAN
  • Możliwość pracy w trybie offline przy przeglądaniu, edytowaniu i zapisywaniu dokumentów
  • Automatyczna aktualizacja edytowanych treści w momencie ponownego połączenia się z siecią

Podgląd wyników wyszukiwania

  • Podgląd najważniejszych dokumentów biurowych w trakcie wyszukiwania (prezentacje, dokumenty, zdjęcia i emaile)
  • Możliwość wykrywania potencjalnie uszkodzonych plików, dzięki czemu nie traci się czasu na ich pobieranie

Modularna struktura

  • Możliwość szybkiego i łatwego dodawania, usuwania i zmieniania poszczególnych komponentów
  • Zoptymalizowany proces instalacje i konfiguracji systemu, pozwalający skupić się na budowaniu wartości rozwiązania dla klienta
  • Efektywny, zarówno dla integratora i klienta, sposób aktualizacji i utrzymania systemu

ROZWIĄZANIA NA M-FILES – POMOC W ZARZĄDZANIU

ROZWIĄZANIA NA M-FILES – POMOC W ZARZĄDZANIU

Należności

  • Zarządzanie fakturami, rachunkami, zamówieniami zakupu, sprawozdaniami finansowymi i dokumentami podatkowymi – większa wydajność działań i minimalizacja ryzyka, likwidacja opóźnień w płatnościach i regulowaniu zobowiązań

Zarządzanie umowami

  • Zabezpieczone i odpowiednio uporządkowane umowy – zapewnienie właściwym osobom szybkiego i łatwego dostępu do właściwej wersji dowolnej umowy bez względu na lokalizację i wykorzystywane urządzenie

Zarządzanie dokumentami

  • System kontroli dostępu i edycji – możliwość uzyskania natychmiastowego dostępu do danej wersji plików za pośrednictwem dowolnego urządzenia, unikanie powtarzających się treści

Zarządzanie przedsiębiorstwem

  • Zarządzanie dokumentacją firmową bez względu na jej format lub pochodzenie – przekształcanie danych niezarządzanych w zarządzane w ciągu zaledwie kilku minut

Zasoby ludzkie

  • Zarządzanie procesami rekrutacyjnymi, szkoleniami, ocenami pracowników, listami płac i świadczeniami w celu zmaksymalizowania wydajności operacyjnej i zwiększenia posiadanej wiedzy; ochrona danych wrażliwych

Zarządzanie fakturami

  • Automatyzacja procesu analizy i zatwierdzania faktur oraz innych finansowych procesów zachodzących w firmie, gwarancja opłacania faktur w terminie i precyzyjnego

Jakość i zgodność z przepisami

  • Zarządzanie procesami audytu, standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP), raportami niezgodności oraz działaniami naprawczymi i zapobiegawczymi (CAPA); szczególna przydatność dla firm działających w branżach obwarowanych licznymi regulacjami prawnymi

Zarządzanie projektami

  • Ustalanie prostych zasad widoczności treści, ostatecznych terminów zleceń oraz osób odpowiedzialnych za dany projekt, całościowe usprawnienie procesu zarządzania projektem

Zarządzanie rejestrami

  • Zarządzanie rejestrami danych od momentu powstania danej informacji do jej finalnej archiwizacji i utylizacji

Automatyzacja procesów sprzedaży i marketingu

  • Zintegrowanie z istniejącym systemem CRM w celu tworzenia powiązań z kluczowymi dokumentami, takimi jak oferty, wnioski, prezentacje, umowy, zamówienia zakupu, faktury, wyceny oraz emaile

Szkolenia

  • Zarządzanie procesami szkolenia pracowników, wydawania certyfikatów i organizowania innych działań szkoleniowych

Skontaktuj się z nami

Skontaktuj się z nami