SKUTECZNIE ZARZĄDZANIE PROCESAMI W FIRMIE

 

Rozwiązania do automatyzacji procesów biznesowych


 

Automatyzacja procesów biznesowych oraz optymalizacja organizacji przepływu dokumentów ma bardzo duży wpływ na wydajność i efektywność pracy całej organizacji. Rozwiązania Konica Minolta umożliwiają użytkownikom biznesowym szybką i prostą automatyzację wszelkiego rodzaju procesów, rutynowych zadań i współpracy przy dokumentach. Rozwiązanie firmy Konica Minolta oparte o platformę WEBCON BPS z wykorzystaniem wspiera codzienną pracę z dokumentami, zapewniając poufność przekazywanych informacji oraz przekłada się na skrócenie czasu obsługi procesów biznesowych, a co za tym idzie poprawę konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Rozwiązanie poza wersją wdrażaną projektowo, zazwyczaj w modelu on-premise, posiadamy także w postaci usługi SaaS zwanej ECM 365, szczegóły dotyczące usługi dostępne są na stronie https://ecm365.konicaminolta.pl/

Poniżej przedstawiamy dwa najbardziej typowe procesy biznesowe których optymalizacja i digitalizacja, wg. naszych doświadczeń przynosi wymierne korzyści każdej organizacji.

Optymalizacja i digitalizacja procesu obsługi faktury kosztowej

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa, usprawnić kontrolę wydatków i podnieść jakość dekretacji. Co więcej, system firmy Konica Minolta oparty na silniku WEBCON BPS pozwala na właściwą rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych: kosztowych, materiałowych oraz odpowiednich korekt wartościowych i ilościowych.


Przykładowy proces obiegu faktury kosztowej:


 

Najważniejsze korzyści biznesowe związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu faktur:

  • Redukcja ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych
  • Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz firmy - dokumenty są przekazywane do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej, a fizyczny ruch dokumentu jest eliminowany
  • Stały monitoring terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, w tym automatyczne przypominanie lub eskalacja (przekierowania wykonania zadań do przełożonego) w przypadku przekroczenia założonych terminów
  • Egzekwowanie przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacja scenariusza warunkowej akceptacji (np. akceptacja zarządu wymagana tylko w przypadku przekroczenia kwoty granicznej lub przekroczenia budżetu przypadającego na jednostkę organizacyjną (MPK) w danym okresie)
  • Egzekwowanie przez system procedur dekretacji dokumentów - brak dekretacji w oparciu o stosowane w firmie, dostępne dla użytkownika wymiary, uniemożliwia dalsze procesowanie dokumentu
  • Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu oraz pełnej transparentności procesu akceptacji i dekretacji
  • Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań
  • Możliwość analizy wydajności procesu, poszczególnych jego kroków oraz osób w nim uczestniczących, co daje możliwość eliminowania wąskich gardeł, a co za tym idzie usprawnienia efektywności procesu
  • Możliwość integracji z systemami transakcyjnymi firmy pozwala oprzeć procesy rejestracji i dekretacji faktur o słowniki wykorzystywane w tych systemach
Optymalizacja i digitalizacja procesu obsługi korespondencji przychodzącej
 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz firmy w oparciu o rozwiązanie z silnikiem WEBCON BPS pozwala nie tylko wyeliminować obieg dokumentacji papierowej, ale także wyraźnie zminimalizować koszty obsługi fizycznej korespondencji.

Korespondencja przychodząca

Rejestracja korespondencji przychodzącej w sekretariacie polega na klasyfikacji dokumentu, jego fizycznej rejestracji (wprowadzeniu podstawowych informacji na temat dokumentu, takich jak NIP kontrahenta, numer zewnętrzny dokumentu, data wpływu, etc.) oraz przyporządkowanie korespondencji do jej właściciela - osoby, do której akceptacji (lub po prostu wiadomości) trafi dokument w kolejnym kroku. Następnie dokument zostaje przekazywany dalej zgodnie ze ścieżką obiegu właściwą dla danego typu korespondencji.

Przykładowy proces obiegu korespondencji przychodzącej:

Oprócz dwóch wymienionych przykładów w naszej ofercie można znaleźć także następujące procesy biznesowe w cyfrowej wersji na Webcon BPS:​

 

PROCESY SPRZEDAŻOWE I MARKETINGOWE PROCESY OPERACYJNE PROCESY FINANSOWE PROCESY KADROWE PROCESY IT

Automatyzacja procesów biznesowych i marketingowych

Obsługa korespondencji i spraw Budżetowanie, planowanie inwestycji, zgłaszanie zapotrzebowania na zakupy Obsługa cyklu zatrudnienia pracownika Rejestracja oraz obsługa zasobów i systemów IT
Akceptacja i publikacja treści Repozytorium dokumentów i DMS Przetwarzanie RFI, RFP, zamówień oraz obsługa przetargów Obsługa wniosków urlopowych Zarządzanie uprawnieniami
Obsługa kampanii newsletterowych i mailingowych Opracowywanie i akceptacja umów Akceptacja faktur kosztowych Obsługa ocen okresowych pracowników Obsługa kont AD & Exchange
Publikacje w mediach społecznościowych Zarządzanie procedurami ISO Automatyzacja obsługi faktur Obsługa zezwoleń na pracę w warunkach specjalnych Zarządzanie projektami

Planowanie wydarzeń i działania po wydarzeniu

Zarządzanie jakością i audytami Akceptacja płatności Rejestracja obecności Obsługa zadań doraźnych
Obsługa procesu zakupowego Zgłaszanie innowacji Lean/Six Sigma Zarządzanie limitami kredytowymi Akceptacja dodatków i bonusów pracowniczych oraz podarunków Obsługa zapotrzebowania na zmiany
Rozliczanie wydatków Zarządzanie cyklem życia produktu Zarządzanie podwykonawcami Obsługa planów emerytalnych Pomoc użytkownikom i obsługa bieżących problemów
  Zarządzanie reklamacjami i zwrotami Autoryzacja dostawców Zarządzanie pracownikami zdalnymi  
  Zarządzanie flotą Akceptacja i zwrot kosztów delegacji    

Zapytaj o rozwiązanie naszych konsultantów

Zapytaj o rozwiązanie naszych konsultantów