Automatyzacja procesów biznesowych oraz optymalizacja organizacji przepływu dokumentów ma bardzo duży wpływ na wydajność i efektywność pracy całej organizacji. Rozwiązania Konica Minolta umożliwiają użytkownikom biznesowym szybką i prostą automatyzację wszelkiego rodzaju procesów, rutynowych zadań i współpracy przy dokumentach. Rozwiązanie firmy Konica Minolta oparte o platformę low-code WEBCON BPS z wykorzystaniem wspiera codzienną pracę z dokumentami, zapewniając poufność przekazywanych informacji oraz przekłada się na skrócenie czasu obsługi procesów biznesowych, a co za tym idzie poprawę konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Poniżej przedstawiamy dwa najbardziej typowe procesy biznesowe których optymalizacja i digitalizacja, wg. naszych doświadczeń przynosi wymierne korzyści każdej organizacji.
Optymalizacja i digitalizacja procesu obsługi faktury kosztowej
Redukcja czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych
Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz firmy - dokumenty są przekazywane do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej, a fizyczny ruch dokumentu jest eliminowany
Stały monitoring terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, w tym automatyczne przypominanie lub eskalacja (przekierowania wykonania zadań do przełożonego) w przypadku przekroczenia założonych terminów
Egzekwowanie przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacja scenariusza warunkowej akceptacji (np. akceptacja zarządu wymagana tylko w przypadku przekroczenia kwoty granicznej lub przekroczenia budżetu przypadającego na jednostkę organizacyjną (MPK) w danym okresie)
Egzekwowanie przez system procedur dekretacji dokumentów - brak dekretacji w oparciu o stosowane w firmie, dostępne dla użytkownika wymiary, uniemożliwia dalsze procesowanie dokumentu
Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu oraz pełnej transparentności procesu akceptacji i dekretacji
Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań
Możliwość analizy wydajności procesu, poszczególnych jego kroków oraz osób w nim uczestniczących, co daje możliwość eliminowania wąskich gardeł, a co za tym idzie usprawnienia efektywności procesu
Możliwość integracji z systemami transakcyjnymi firmy pozwala oprzeć procesy rejestracji i dekretacji faktur o słowniki wykorzystywane w tych systemach