Jak inteligentne rozwiązania do zarządzania treścią mogą wspierać zgodność z RODO?
Postępująca cyfryzacja wymaga zarządzania coraz większą ilością danych. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie dopasowanego do potrzeb systemu zarządzania treścią, który przyspieszy pracę nad danymi, pomoże je uporządkować, a dzięki temu ułatwi również zachowanie zgodności z RODO.
Przykładem takiego rozwiązania jest M-Files od Konica Minolta, który pomaga kontrolować dane oraz ich przepływ w organizacji. Umożliwia zarządzanie dostępem do informacji i monitorowanie wszystkich repozytoriów w czasie rzeczywistym, co pomaga szybko wykryć dane, które znajdują się w nieodpowiednim miejscu. Przykład: numery kart kredytowych nie mogą być przechowywane w systemach poczty elektronicznej. W przypadku wykrycia takiego zdarzenia użytkownik jest powiadamiany, dzięki czemu może szybko podjąć działania naprawcze. M-Files, można zautomatyzować do tego stopnia, by mógł samodzielnie usuwać informacje, które utraciły ważność.
Jakie narzędzia są niezbędne do zachowania zgodności z RODO?
Systemy do zarządzania treścią zmniejszają koszty i ilość pracy związaną z przetwarzaniem danych osobowych, co pomaga uprościć procesy związane z zachowaniem zgodności z RODO. Dzięki temu Twoi pracownicy nie będą już musieli odrywać się od innych zadań ani dłużej pracować.
M-Files, ECM od Konica Minolta, umożliwi także przeszukiwanie wielu źródeł i formatów plików oraz automatycznie rozpozna dane osobowe we wszystkich magazynach (zarówno ustrukturyzowanych, jak i nieustrukturyzowanych). Następnie je wyodrębni i na ich podstawie wygeneruje raporty. Wszystko to za pomocą zaledwie kilku kliknięć. W porównaniu z procesami ręcznymi, automatyczne rozwiązania są obarczone mniejszym ryzykiem przetwarzania błędnych danych lub nieumyślnego ich usunięcia z systemu.
Jeśli w Twojej organizacji doszło do naruszenia danych osobowych, rozwiązanie Konica Minolta pomoże Ci szybko utworzyć raporty dotyczące wszystkich naruszeń, które można następnie przekazać odpowiednim organom. To pozwoli sprostać obowiązkowi powiadamiania o nieuprawnionym ujawnieniu danych (72 godziny). Możliwość generowania raportów można także wykorzystać do szybkiego tworzenia zestawień danych na wniosek i potrzebę osób, których one dotyczą.
Wykorzystaj RODO, by osiągnąć przewagę konkurencyjną
Odpowiednie rozwiązania i narzędzia pomocnicze takie jak ECM pomogą Ci w łatwy sposób spełniać obowiązki wynikające z przepisów RODO w zakresie przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Ponadto pozwolą Ci one szybciej reagować na sytuacje kryzysowe oraz, bez zbędnej zwłoki, powiadamiać o potencjalnych naruszeniach.
Dzięki temu Twoja firma wyróżni się jako ta, która dba o prywatność swoich pracowników oraz klientów, a w sytuacjach kryzysowych potrafi sobie szybko poradzić z problemem. To z kolei może przyczynić się do budowania pozytywnego wizerunku marki oraz zwiększania zaufania wśród klientów.
¹ https://www.complianceweek.com/regulatory-enforcement/report-gdpr-fines-surpass-1b-in-2021-breach-notifications-also-rise/31259.article#:~:text=In%202021%2C%20there%20was%20an,28%2C%20the%20report%20noted.
² https://www.techtarget.com/searchsecurity/feature/GDPR-as-we-enter-2022-Challenges-enforcement-and-fines