Workflow to nic innego, jak powtarzające się czynności, które są precyzyjnie zdefiniowane w obrębie danego przedsiębiorstwa. W przypadku firmy produkcyjnej przykładem takiego workflow może być przyjęcie, kontrola, zatwierdzenie lub odmowa towaru, a następnie jego księgowanie oraz przechowywanie.
Dokładnie opisany workflow można porównać do przepisu na danie: najpierw przygotowujemy składniki, następnie wykonujemy czynności przygotowawcze, takie jak mycie warzyw lub panierowanie mięsa. Po zakończeniu tych wszystkich czynności posiłek gotowy jest do podania.
Postaw krok ku lepszej przyszłości i poznaj cyfrowy system zarządzania przepływem pracy
Jasno zdefiniowane przepływy pracy pozwalają zwiększać produktywność, oszczędzać czas, a także zmniejszać ryzyko błędów. Jednocześnie pomagają one podczas realizacji produkcji, a także gwarantują partnerom biznesowym oraz klientom przejrzyste oraz sprawdzone procesy.
Z informatycznego punktu widzenia, przepływ pracy to ustalony łańcuch warunków i działań. Podobnie jak przepisy, każdy przepływ pracy posiada jasno określony początek, dobrze skonstruowany środek i ustalony wynik.
Jeśli zarządzanie przepływem pracy jest realizowane za pomocą dedykowanego oprogramowania, mówi się wówczas o cyfrowym systemie zarządzania przepływem pracy. Natomiast zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) jest ściśle związane z zarządzaniem przepływem pracy.
Podczas gdy przepływy pracy są ukierunkowane na szczegółowy opis etapów pracy, BPM jest terminem zbiorczym dla różnych metod, które pomagają przy strategii, analizie i optymalizacji procesów biznesowych.
Nachodzące trendy: zrobotyzowana automatyzacja procesów i zarządzanie przepływem pracy
W przyszłości coraz więcej firm będzie równolegle korzystać z zautomatyzowanych przepływów pracy oraz procesów zrobotyzowanych (w skrócie RPA). Zadania będą wykonywane przez roboty, boty oraz ludzi. Natomiast przydzielanie zadań i przepływy pracy będą zarządzane przez dedykowany do tego system. W ten sposób ludzie i maszyny będą ze sobą współpracować.
Rekomenduje się, aby oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy posiadało otwarty interfejs API umożliwiający sprawną integrację z systemami RPA. Takie rozwiązanie będzie wspierać pracę zespołową ludzi oraz robotów. API to skrót od nazwy interfejsu dedykowany do programowania aplikacji. Jest to określona część programu w systemie, służąca do łączenia oraz integrowania innych systemów informatycznych.
Jak lepiej zarządzać przepływem pracy? Poznaj 4 wskazówki, które Ci to ułatwią
Poniższe wskazówki pomogą Tobie i Twojej firmie zbudować system zarządzania przepływem pracy:
- Inteligentne zarządzanie przepływem pracy pozwoli Ci zoptymalizować procesy biznesowe, a także zaoszczędzić czas oraz koszty.
- Cyfrowe know-how i odpowiednie narzędzia pomogą Ci zdefiniować przepływy pracy, a następnie wdrożyć je w przedsiębiorstwie przy wsparciu specjalnego oprogramowania.
- Należy jednak pamiętać o tym, że jeśli codzienna praca lub projekt zaplanowane są w najdrobniejszych szczegółach, pracownicy mogą szybko poczuć się zdystansowani.
- Warto więc zaangażować liderów zespołów, a w późniejszym czasie także pracowników, w opracowywanie, konstruowanie i wdrażanie zarządzania przepływem pracy, by usprawnić procesy, które posiadają kluczowe znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.