Wyższa wydajność dzięki cyfrowym procesom obsługi dokumentów

Wprowadzenie e-fakturowania, zarządzania dokumentami i cyfrowej poczty w firmie EAST Grain

Firma EAST Grain została założona w 2007 roku przez trzech profesjonalistów z bogatym doświadczeniem w branży rolniczej i spożywczej. W początkowych latach firma koncentrowała się głównie na handlu wysokiej jakości pszenicą dla młynów, obejmując geograficznie rynki zbóż w Rumunii i na Węgrzech.

Od 2012 roku asortyment produktów w portfolio firmy znacznie się poszerzył. Oprócz podstawowych zbóż (pszenica, kukurydza, jęczmień) firma EAST Grain rozpoczęła handel nasionami oleistymi (słonecznik, rzepak, soja) oraz szeroką gamą innych surowców dla przemysłu paszowego (otręby sojowe, otręby słonecznikowe, otręby rzepakowe, mączka paszowa, otręby pszeniczne, mączka kukurydziana).

W 2017 roku powstała firma EAST Grain Hungary KFT. Firma, która początkowo oferowała wyłącznie usługi brokerskie, szybko zyskała renomę zarówno na Węgrzech, jak i na arenie międzynarodowej.

Obecnie firma zajmuje się handlem zbożem i nasionami oleistymi, a także dystrybucją surowców paszowych.

Rosnąca liczba i różnorodność dokumentów (faktury, umowy, dokumenty transportowe itp.) w firmie generowały bardzo duże obciążenie pracą w EAST Grain. Jednocześnie firma dysponowała bardzo ograniczonymi zasobami ludzkimi. Dzięki wprowadzeniu faktur elektronicznych w celu spełnienia wymogów prawnych dotyczących faktur elektronicznych, zarządzania dokumentami i cyfrowej poczty opartej na rozwiązaniach Konica Minolta M-Files, Document Navigator i DocuSign, firma zautomatyzowała i uprościła swoje procesy, skróciła czas poświęcany na przetwarzanie dokumentów i zwiększyła swoją wydajność. Jednocześnie zmniejszyła koszty i zużycie zasobów związane z nadmiernym drukowaniem.

Cel i kontekst projektu

Pierwotnym celem projektu było wdrożenie rozwiązania informatycznego usprawniającego proces zarządzania umowami i fakturami w firmie EAST Grain, aby efektywniej zarządzać informacjami potrzebnymi w kontaktach z partnerami biznesowymi oraz zaspokoić potrzeby związane z prowadzeniem rejestru elektronicznego. Następnie, wraz ze zmianą ram prawnych i wprowadzeniem obowiązkowych faktur elektronicznych w 2024 r., konieczne stało się elektroniczne zarządzanie fakturami oraz integracja między własnym systemem ERP firmy, systemem Krajowej Agencji Administracji Podatkowej oraz rozwiązaniem do zarządzania dokumentami.

Wyzwania

Wynikające z obszaru działalności

• Złożone procesy, wynikające z dużej liczby i różnorodności dokumentów
• Działalność na wysoce konkurencyjnym rynku wymagającym szybkiego reagowania i dużej zdolności adaptacyjnej

Wynikające z działań wewnętrznych

• Duża liczba faktur i dokumentów handlowych
• Konieczność wdrożenia rozwiązania do obsługi poczty elektronicznej
• Wzajemna zależność działów i ich rola w relacjach z partnerami biznesowymi.

Wymagania

Główne wymagania można podzielić na 3 różne kategorie:

• Zarządzanie dokumentami i ich przechowywanie
• Cyberbezpieczeństwo (ograniczony dostęp do informacji w oparciu o jasno określone role pracowników)
• Zatwierdzanie dokumentów i przepływ pracy

Duża liczba dokumentów automatycznie generuje duże nakłady pracy. W przypadku zróżnicowanej typologii dokumentów (różne faktury i umowy, certyfikaty jakości, dokumenty związane z transportem, załączniki, zawiadomienia, powiadomienia) liczne przepływy pracy oznaczają również dużą liczbę godzin pracy. Przy ograniczonych zasobach ludzkich jedyną realną opcją zwiększenia wydajności było wdrożenie najnowocześniejszego rozwiązania informatycznego. Zaangażowano kluczowe działy firmy, w tym finanse, zakupy, logistykę, sprzedaż i administrację.

Zintegrowane rozwiązania

• Rozwiązanie do zarządzania dokumentami M-Files ułatwia zarządzanie wszelkiego rodzaju plikami elektronicznymi, oferując zaawansowane funkcje przechowywania, wyszukiwania i odzyskiwania. Wszystkie dokumenty związane z klientem są ze sobą powiązane, co pozwala uzyskać przegląd wszystkich dokumentów.
• Document Navigator to rozwiązanie do przechwytywania, przetwarzania i dystrybucji dokumentów papierowych i elektronicznych. Rozwiązanie do cyfrowej obsługi poczty oparte na M-Files jest zintegrowane za pośrednictwem Document Navigator z wielofunkcyjnymi urządzeniami Konica Minolta. Dokumenty otrzymują automatycznie numer rejestracyjny, przechodzą przez zdefiniowane wcześniej procesy i użytkownicy są powiadamiani o swoich zadaniach.
• Rozwiązanie do podpisów elektronicznych DocuSign jest zintegrowane z aplikacją do zarządzania dokumentami, umożliwiając elektroniczne podpisywanie dokumentów z partnerami biznesowymi. Użytkownicy mają możliwość korzystania z predefiniowanych szablonów podpisów, nazwisk i inicjałów, a także mogą przesyłać i dostosowywać własne podpisy na platformie oraz zapisywać różne warianty podpisów. Dzięki integracji podpisów elektronicznych z platformą zarządzania dokumentami użytkownicy mogą wykonywać wszystkie niezbędne operacje w ramach tego samego rozwiązania, od przechowywania dokumentu, modyfikowania go w razie potrzeby, wysyłania do zatwierdzenia, aż po podpisywanie elektroniczne.
• e-Invoice to moduł opracowany przez firmę Konica Minolta, który zapewnia połączenie między aplikacją ERP, systemem Krajowej Agencji Podatkowej i rozwiązaniem do zarządzania dokumentami M-Files.

Korzyści z e-Invoice dla użytkowników Konica Minolta:

• Pobieranie faktur w formacie .XML i konwersja ich do formatu .PDF
• Wysyłanie faktur w formacie .XML do ANAF i pobieranie potwierdzenia ANAF
• Generowanie pliku .XML na podstawie metadanych z aplikacji do zarządzania dokumentami
• Przechowywanie faktur (.XML z podpisem ANAF i .PDF) w aplikacji do zarządzania dokumentami

Korzyści

• Wdrożenie funkcjonalnego systemu opartego na e-fakturach oraz integracja własnego systemu ERP z rozwiązaniem do zarządzania dokumentami
• Usprawnienie procesu fakturowania i identyfikacja brakujących dokumentów
• Szybki dostęp do informacji dzięki integracji aplikacji M-Files z systemem ERP
• Zwiększona identyfikowalność zamówień i dostaw produktów
• Przechowywanie dokumentów elektronicznych w bezpiecznym, wydajnym i przyjaznym dla użytkownika środowisku
• Dostęp oparty na prawach dostępu i jasno określonych zasadach
• Usprawnienie czasu przetwarzania informacji potrzebnych do dostaw produktów
• Wydajne narzędzia do wyszukiwania, edytowania, klasyfikowania, udostępniania, organizowania i odzyskiwania informacji

Wyzwanie

• Rosnąca liczba i różnorodność dokumentów (faktury, umowy, dokumenty transportowe itp.) w firmie generowały bardzo duże obciążenie pracą.
• Ograniczone zasoby ludzkie
• Spełnienie wymogów prawnych dotyczących fakturowania elektronicznego

Rozwiązanie

Wdrożenie:

• Rozwiązania do zarządzania dokumentami M-Files
• Rozwiązania do przechwytywania i dystrybucji dokumentów Document Navigator
• Rozwiązania do podpisów elektronicznych DocuSign
• Opracowanie modułu e-faktury w celu spełnienia wymogów prawnych dotyczących fakturowania elektronicznego (zapewnienie połączenia z systemem Krajowej Agencji Administracji Podatkowej)

Zalety

• Automatyzacja i uproszczenie procesów roboczych
• Skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie dokumentów
• Proste wyszukiwanie dokumentów
• Szybszy dostęp do informacji
• Większe bezpieczeństwo dokumentów dzięki prawom dostępu i jasno określonym zasadom
• Zwiększona wydajność
• Zmniejszenie kosztów i zużycia zasobów związanych z nadmiernym drukowaniem
• Więcej czasu na skupienie się na poprawie relacji z partnerami i zapewnieniu szybszej i bardziej wydajnej obsługi klientów