Przetwarzanie i automatyzacja obiegu faktur i umów

Przetwarzanie i automatyzacja obiegu faktur i umów

Cyfrowe zarządzanie kluczowymi treściami i procesami biznesowymi

GETICA OOH to wiodąca firma reklamowa i trzecia co do wielkości na rynku reklamy zewnętrznej (OOH) w Rumunii, posiadająca ogólnokrajową sieć około 2500 billboardów w najlepszych lokalizacjach w całym kraju i zatrudniająca ponad 50 pracowników. Firma została założona w 1997 roku pod nazwą Exclusive Media, a w 2013 roku zmieniła nazwę na GETICA OOH.

Współpraca między GETICA OOH a Konica Minolta Romania rozpoczęła się w 2016 roku, kiedy to firma chciała usprawnić działania związane z dużą ilością drukowanych dokumentów.

Po przeprowadzeniu analizy firma Konica Minolta zaproponowała wdrożenie rozwiązania do elektronicznego przetwarzania i przechowywania dokumentów, dostosowanego do ówczesnej ilości dokumentów i działań.

Obecnie GETICA OOH chciała rozszerzyć istniejące rozwiązanie o nowe funkcje. W związku z tym firma Konica Minolta wdrożyła nowy system elektronicznego zarządzania dokumentami, który umożliwia cyfrowe zarządzanie istotnymi treściami i procesami biznesowymi związanymi z dokumentami finansowo-księgowymi, umowami sprzedaży lub zakupu, a także automatyzację przepływu pracy, przyczyniając się w ten sposób do zwiększenia wydajności operacyjnej i zwolnienia cennego czasu, który można poświęcić na kluczowe aspekty działalności.

Rzeczywisty projekt

W oparciu o ścisłą współpracę między GETICA OOH a zespołem Konica Minolta Romania, a także ze względu na dywersyfikację działalności i wzrost ilości zarządzanych dokumentów, GETICA OOH chciała rozszerzyć istniejące rozwiązanie o nowe funkcje dotyczące zaawansowanego pozyskiwania informacji z faktur i umów z klientami i dostawcami, weryfikacji, walidacji i udostępniania dokumentów w ramach procesów zatwierdzania, a także ich przechowywania w łatwym w zarządzaniu systemie zarządzania dokumentami.

Po analizie procesów wewnętrznych w GETICA OOH, Konica Minolta Romania zaproponowała również wdrożenie elektronicznego rozwiązania do zarządzania umowami w celu usprawnienia pracy z dokumentami, od ich tworzenia po zatwierdzanie, podpisywanie elektroniczne, przechowywanie i wyszukiwanie. Aby zapewnić większą elastyczność i dostępność, całe rozwiązanie jest hostowane w Microsoft Azure.

Wdrożone aplikacje

• ABBYY FlexiCapture for Invoices
• M-Files
• DocuSign

Konkretne dane dotyczące wdrożonych rozwiązań

Projekt wdrożenia rozwiązań obejmował kilka etapów dla GETICA OOH:

• Skanowanie dokumentów z urządzeń drukarskich Konica Minolta, a następnie wyodrębnianie odpowiednich danych z umów i faktur na poziomie linii produktów za pomocą ABBYY FlexiCapture
• Weryfikacja i walidacja wyodrębnionych informacji
• Zdefiniowanie dostosowanego do potrzeb klienta procesu zatwierdzania opartego na wymaganiach klienta
• Wdrożenie platformy M-Files w celu automatyzacji procesów wewnętrznych i ułatwienia zarządzania dokumentami
• Integracja poprzedniej platformy zarządzania dokumentami z M-Files, zapewniająca użytkownikom dostęp do wszystkich dokumentów zapisanych w przeszłości
• Migracja odpowiednich dokumentów ze starego rozwiązania do M-Files
• Konfiguracja automatycznych powiadomień o walidacji, zatwierdzeniu lub wygaśnięciu umowy
• Integracja rozwiązania do podpisów elektronicznych DocuSign
• Konfiguracja aplikacji w celu zapewnienia dostępu z platformy Microsoft Azure

Wyzwania

• Długie czasy ręcznego wprowadzania danych z faktur i umów do istniejącego systemu zarządzania
• Uciążliwe zarządzanie procesami zatwierdzania faktur
• Trudności w generowaniu raportów
• Długie czasy podpisywania umów z partnerami

Rozwiązanie

• Wdrożenie zautomatyzowanego rozwiązania do pozyskiwania informacji z faktur i umów
• Wdrożenie procesów zatwierdzania wstępnie przetworzonych faktur
• Opracowanie rozwiązania do zarządzania dokumentami w oparciu o platformę M-Files, umożliwiającego wspólną pracę nad umowami, aneksami i załącznikami, a także przechowywanie wstępnie przetworzonych dokumentów za pomocą ABBYY FlexiCapture
• Wdrożenie procesów zatwierdzania, w ramach których każdy użytkownik posiadający prawa dostępu ma wpływ na ostateczną wersję umowy
• Uproszczony sposób wyszukiwania informacji
• Generowanie automatycznych powiadomień o zatwierdzeniu, zmianie lub wygaśnięciu dokumentów
• Tworzenie raportów dotyczących pracy nad umowami, potrzebnych zarówno na poziomie kierownictwa, jak i pracowników
• Wdrożenie rozwiązania do podpisów elektronicznych w celu skrócenia czasu potrzebnego na podpisywanie umów i znacznego obniżenia kosztów kurierskich lub drukowania

Korzyści

• Automatyczny import dokumentów cyfrowych do aplikacji
• Bezpieczny dostęp do potrzebnych informacji
• Automatyczne pobieranie danych z faktur i umów
• Szybkie wyszukiwanie dokumentów w M-Files
• Automatyczne powiadomienia o terminie wygaśnięcia umów
• Procesy zatwierdzania zapewniające przejrzysty wgląd w proces zatwierdzania
• Historia wersji umów z widocznością komentarzy każdego zaangażowanego użytkownika
• Szczegółowe raporty dla każdej kategorii umów
• Podpis cyfrowy w celu skrócenia czasu potrzebnego do podpisania umów
• Hosting aplikacji w Microsoft Azure bez dodatkowych inwestycji w infrastrukturę fizyczną