Integracja konwersji i tłumaczenia dokumentów z przepływami pracy za pomocą Workplace Pure

Integracja konwersji dokumentów i tłumaczeń z procesami roboczymi za pomocą Workplace Pure

Global Omnium to międzynarodowa korporacja posiadająca 39 spółek zależnych działających w sektorze gospodarki wodnej. Dzięki 130-letniej historii firma Global Omnium rozwinęła się z silnej pozycji na rynku hiszpańskim do pozycji światowego lidera. Obecnie działa w Europie, na Bliskim Wschodzie, w Afryce i w całym regionie Ameryki Łacińskiej. Wraz z rosnącą liczbą ludności na świecie, która wywiera coraz większą presję na zasoby wodne, popyt na wiedzę specjalistyczną i rozwiązania technologiczne Global Omnium stale rośnie. Firma obsługuje 368 oczyszczalni ścieków i 21 zakładów uzdatniania wody pitnej, zatrudniając 3100 osób wyłącznie w dziedzinie gospodarki wodnej. Jest uznawana za pioniera w dziedzinie zaawansowanych technologii zwiększających wydajność, odporność i elastyczność sieci wodociągowych.

W 2019 roku firma Global Omnium otrzymała nagrodę Aquatech Innovation Award 2019 jako najlepsza technologiczna platforma IoT do cyfrowego zarządzania wodą, a w 2020 roku została nominowana do tytułu najlepszej firmy zajmującej się uzdatnianiem wody (Hiszpania i Ameryka Łacińska) przez IAgua, hiszpańsko-latynoamerykańskie stowarzyszenie zajmujące się uzdatnianiem wody. Jej spółka zależna Idrica napędza transformację cyfrową w sektorze uzdatniania wody, wspierając przedsiębiorstwa wodociągowe i gminy w zakresie zarządzania, eksploatacji i konserwacji, inżynierii i doradztwa. Z kolei Workplace Pure firmy Konica Minolta pomaga Global Omnium w zapewnieniu bezpieczeństwa i zwiększeniu efektywności procesów udziału w międzynarodowych przetargach.

Podjęcie wyzwania związanego z zarządzaniem przetargami

Global Omnium z powodzeniem zrealizowało złożone, ważne projekty infrastrukturalne w wielu zakątkach świata. Jednak samo dotarcie do tego punktu może być wyzwaniem. Pozyskanie zleceń od partnerów publicznych wiąże się z czasochłonnym, wysoce technicznym procesem. W dowolnym momencie firma uczestniczy w wielu przetargach publicznych w kilku krajach i w różnych językach. Dlatego samo zarządzanie dokumentacją stanowi spore wyzwanie logistyczne. W ramach procesu zarządzania przetargami firma Global Omnium chciała rozwiązać dwie kwestie:

Po pierwsze, informacje dotyczące przetargów publicznych mogą mieć różne formaty – od dokumentów papierowych po arkusze kalkulacyjne Excel. Firma chciała przekształcić wszystkie te przetargi do spójnego formatu – dokumentów Microsoft Word – jednak nie dysponowała narzędziami, które pozwoliłyby jej to zrobić w sposób wydajny. Zamiast tego musiała polegać na czasochłonnych procesach ręcznych.

Po drugie, poza rynkami krajowymi i latynoamerykańskimi, gdzie używa się języka hiszpańskiego, przetargi są najczęściej otrzymywane w różnych językach, głównie w języku angielskim lub francuskim. W rezultacie zespół Global Omnium nie mógł odpowiedzieć na przetarg, dopóki dokumenty nie zostały najpierw przekonwertowane i przetłumaczone na język hiszpański. Po stworzeniu odpowiedzi na przetarg, dział musiał ją ponownie przetłumaczyć, aby udzielić odpowiedzi w języku oryginalnym. Firma często korzystała z podstawowych, czasochłonnych narzędzi internetowych, które nie zapewniały jakości niezbędnej w przypadku tekstów technicznych. Ponadto potrzebni byli profesjonalni tłumacze, aby zapewnić wyższy poziom dokładności.

Od zaufanego dostawcy rozwiązań drukarskich do cenionego partnera w zakresie przepływu pracy

Ze względu na znaczenie przetwarzania dokumentów dla swojej działalności firma Global Omnium zaufała już Konica Minolta i jej wysoce niezawodnym rozwiązaniom MFP. Szukając wydajnych i niezawodnych rozwiązań do skanowania i zarządzania dokumentami, firma odkryła, że produkty Konica Minolta zapewniają połączenie szybkości i dokładności, które przewyższają oferty konkurencji. Po początkowej inwestycji w rozwiązania Konica Minolta w 2011 roku, firma Global Omnium przedłużyła umowę pod koniec 2018 roku, aby zapewnić ponad 300 urządzeń wielofunkcyjnych do swoich hiszpańskich lokalizacji.

Urządzenia wielofunkcyjne Konica Minolta przyspieszyły procesy zarządzania dokumentami w Global Omnium. Teraz firma była zainteresowana zbadaniem możliwości oferowanych przez szerszy ekosystem rozwiązań. Czy po zoptymalizowaniu drukowania i skanowania firma Konica Minolta mogła zająć się krytycznymi wąskimi gardłami w środowisku komputerów stacjonarnych?

M. Ángeles de Pedro z działu rozwoju korporacyjnego Global Omnium skontaktowała się z firmą Konica Minolta, aby omówić wyzwania związane z zarządzaniem przetargami. Dla firmy Konica Minolta było oczywiste, że elastyczny model i usługi Workplace Pure na żądanie idealnie odpowiadają potrzebom Global Omnium. W szczególności potężne narzędzia Convert i usługa Translate były idealnym rozwiązaniem dla wyzwań stojących przed Global Omnium. „Wdrożenie było niezwykle proste. Ponieważ była to platforma oparta na chmurze, nie było potrzeby instalowania oprogramowania na urządzeniach ani w istniejącej infrastrukturze IT” – wyjaśnia M. Ángeles de Pedro. Po zarejestrowaniu konta zespół Global Omnium mógł natychmiast uzyskać dostęp do potrzebnych usług – Convert to Word i Translate – i je przetestować.

Inteligentne usługi na żądanie dzięki Workplace Pure

Workplace Pure to platforma na żądanie firmy Konica Minolta, umożliwiająca inteligentniejsze procesy biznesowe. Stanowi ona platformę dla usług w chmurze, które pomagają organizacjom uprościć procesy biznesowe i przyspieszyć codzienne zadania. Usługi można aktywować i korzystać z nich na żądanie na wszystkich urządzeniach, w tym komputerach PC, smartfonach, tabletach i urządzeniach wielofunkcyjnych bizhub. Dzięki Workplace Pure firmy płacą tylko za usługi i narzędzia, z których faktycznie korzystają. Dzięki temu oferuje przystępny cenowo sposób dostępu do określonych funkcji, takich jak bezpieczne drukowanie z plików, faksowanie w chmurze, konwersja dokumentów, tłumaczenie i wiele innych – bez konieczności inwestowania w drogie dedykowane rozwiązania. Ponadto organizacje mogą rozszerzać swoje możliwości w miarę zmian potrzeb użytkowników dzięki sklepowi Evolution Applications Store. Rozwiązanie to zostało opisane jako „unikalne na rynku” przez Keypoint Intelligence, która przyznała platformie złotą nagrodę w raporcie Buyers Lab z 2018 roku.

Odpowiednie narzędzia dla odpowiednich użytkowników

Global Omnium zgodziło się na roczną subskrypcję usług Convert to Word i Translate dla trzech użytkowników. Dzięki wydajności i szybkości obu rozwiązań ten niewielki zespół był teraz w stanie w pełni zaspokoić potrzeby związane z procesem przetargowym. Ponadto był on w stanie spełnić dodatkowe prośby o wsparcie ze strony innych jednostek biznesowych, które również doceniły wartość tego rozwiązania, na przykład w przypadku digitalizacji i konwersji starych umów do formatu Word. Możliwość ograniczenia i administrowania użytkownikami mającymi dostęp do rozwiązania była również ważnym czynnikiem ze względu na wrażliwość handlową odpowiedzi przetargowych. „W całej firmie Global Omnium działa na bardzo wysokim poziomie bezpieczeństwa, dlatego ważne było, aby Workplace Pure spełniało rygorystyczne wymagania naszego działu IT” – skomentowała M. Ángeles de Pedro. „Ze względów bezpieczeństwa prace nad ofertami rzadko są prowadzone poza biurem. Jednak dzięki bezpiecznemu modelowi opartemu na chmurze mamy również dostęp zdalny i mobilny. Okazało się to niezwykle przydatne, gdy potrzebny był pilny dostęp do aplikacji poza godzinami pracy – na przykład podczas pracy nad odpowiedzią na przetarg w weekend”.

Convert to Word umożliwia użytkownikom tworzenie plików Word na podstawie dokumentów cyfrowych lub oryginalnych dokumentów papierowych. W Global Omnium rozwiązanie to szybko wykazało swoją wartość. W szczególności Convert to Word ułatwia tworzenie dokładnych wersji Word z fragmentów tekstu z oryginalnego pliku PDF. Funkcja ta zapewnia znaczną oszczędność czasu. Ponieważ dokumenty przetargowe zawierają również mieszankę informacji technicznych w różnych formatach, szczególnie przydatna była możliwość konwersji treści przy zachowaniu formatowania i obrazów. Była to decydująca przewaga nad większością rozwiązań dostępnych na rynku. Zespół był również pod wrażeniem funkcji Translate, która okazała się łatwa w użyciu, szybka i niezmiennie dokładna. Rozwiązanie jest wyposażone w silnik oparty na sztucznej inteligencji (AI) i wykorzystuje algorytm samouczenia się do tłumaczenia tekstów technicznych. Global Omnium niezależnie przetestowało jego niezawodność, zwracając się do native speakerów, i otrzymało doskonałe opinie na temat wyników. Translate oferowało również zaletę zachowania układu stron podczas procesu tłumaczenia. Oznacza to, że wszelkie tabele, akapity lub obrazy z dokumentu źródłowego pozostają na swoim miejscu po wyeksportowaniu jako pliki Word .docx. Dzięki obu aplikacjom możliwość rezygnacji z żmudnych czynności ręcznych i wielu aplikacji znacznie ułatwiła obsługę dokumentów przetargowych w sytuacjach, w których liczył się czas i presja.

Elastyczne, ekonomiczne i przyszłościowe

Zespół Global Omnium docenił elastyczny model Workplace Pure na żądanie, w tym możliwość dodawania innych usług w razie potrzeby. Chociaż firma początkowo rozpoczęła pracę tylko z aplikacją Translate, wkrótce potem dodano Convert to Word. Global Omnium podpisało roczną umowę na każdą aplikację, obejmującą określoną liczbę stron rocznie do konwersji lub tłumaczenia. Chociaż model subskrypcji był najbardziej odpowiedni dla tych kluczowych aplikacji, M. Ángeles de Pedro uważa, że opcja korzystania z usług wymaganych sporadycznie na zasadzie „pay-per-use” jest bardzo atrakcyjna. Ta elastyczność gwarantuje również, że rozwiązanie Workplace Pure można łatwo dostosować do wszelkich przyszłych wymagań biznesowych, które mogą się pojawić.

Wyzwanie

• Stworzenie szybkiego i dokładnego przepływu pracy w celu konwersji do formatu Word i tłumaczenia dużych ilości dokumentacji przetargowej
• Utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji wrażliwych z handlowego punktu widzenia.

Rozwiązanie

• Wdrożenie inteligentnych usług Workplace Pure
• Roczne subskrypcje aplikacji Convert to Word i Translate dla 3 użytkowników
• Bezpieczna platforma chmurowa hostowana przez Konica Minolta w centrum danych w Niemczech.

Zalety

• Prosty model cenowy usług oparty na wykorzystaniu
• Kompatybilność ze wszystkimi urządzeniami internetowymi
• Łatwe zarządzanie użytkownikami usług
• Elastyczność: brak początkowych inwestycji w nowe lub dodatkowe oprogramowanie IT
• Gwarantowane bezpieczeństwo danych dzięki szyfrowaniu i anonimizacji danych osobowych użytkowników
• Bezpieczny, zdalny dostęp w chmurze, zapewniający dostęp do aplikacji w sytuacjach awaryjnych – na przykład podczas pracy nad odpowiedzią na przetarg w weekend.
• Jakość: możliwość zachowania układu stron i obrazów w przekonwertowanym lub przetłumaczonym dokumencie.
• Dokładność tłumaczenia – nawet tekstów technicznych.
• Wydajność: z kilku kroków przy użyciu różnych narzędzi do jednego kroku w jednym narzędziu