Uproszczenie i automatyzacja procesu tworzenia dokumentów

Uproszczenie i automatyzacja procesu obsługi dokumentów

Firma Inovativ Logistic, specjalizująca się w krajowych i międzynarodowych usługach transportowych, magazynowaniu, pakowaniu, organizacji, dystrybucji i odbiorze ładunków, została założona w 2012 roku i ma siedzibę w Oradei, w północnej części Rumunii. Duża liczba faktur z wieloma powiązanymi dokumentami transportowymi była trudna do odnalezienia. Firma Inovativ Logistic potrzebowała archiwum elektronicznego, które byłoby dostępne również z urządzeń mobilnych, wraz z funkcjami rejestracji elektronicznej. Firma Konica Minolta dostarczyła Document Navigator jako rozwiązanie oparte na chmurze do przetwarzania dokumentów i przepływu pracy, a także Office 365 (SharePoint Online) do archiwizacji elektronicznej i funkcji rejestracji elektronicznej.

Liczne wyzwania związane z procesem fakturowania

Firma Inovativ Logistic obsługuje dużą liczbę faktur, z których każda zawiera kilka powiązanych dokumentów. Przechowując te dokumenty wyłącznie w formie papierowej, firma miała trudności ze znalezieniem konkretnej faktury i całego zestawu powiązanych dokumentów. Dokumenty docierają do firmy różnymi kanałami (e-mail, kurier itp.) i w różnych momentach. Rejestrowanie ich i umieszczanie we właściwym miejscu – wraz z oryginalnymi fakturami – było więc czasochłonne i podatne na błędy. Pobieranie dokumentów jako zestawu również stanowiło wyzwanie dla firmy.

Rozwiązanie chmurowe usprawniające proces fakturowania

Firma Konica Minolta przeprowadziła analizę optymalizacji procesów, aby zaproponować odpowiednie rozwiązanie dla Inovativ Logistic. Faktury są ręcznie umieszczane w folderze aktywnym, skąd trafiają do etapu automatycznego przetwarzania. Podczas przetwarzania każda faktura jest automatycznie przemianowywana przy użyciu określonej maski, aby ułatwić jej późniejsze wyszukiwanie. Następnie faktury są automatycznie przenoszone do odpowiedniego folderu w archiwum elektronicznym i porządkowane według roku, miesiąca, dnia, klienta i numeru faktury.

Powiązane dokumenty (zamówienie, dowód dostawy, międzynarodowa list transportowy itp.) są skanowane i wysyłane z urządzenia wielofunkcyjnego do odpowiedniego folderu po wpisaniu numeru faktury, wybraniu typu dokumentu i potwierdzeniu nazwy klienta na urządzeniu wielofunkcyjnym.

Plik jest automatycznie przemianowywany przy użyciu odpowiedniej maski i wysyłany do archiwum elektronicznego, gdzie jest indeksowany wraz z odpowiednim numerem faktury.

Aby zapewnić szybkie wdrożenie bez skomplikowanych wymagań dotyczących infrastruktury IT, rozwiązanie zostało dostarczone za pośrednictwem chmury przy użyciu programu Document Navigator do przetwarzania dokumentów i przepływu pracy oraz pakietu Office 365 (SharePoint Online) do archiwizacji elektronicznej i funkcji rejestracji elektronicznej.

Wiele korzyści dla klienta

Rozwiązanie zapewnia ogromną oszczędność czasu i zmniejsza liczbę błędów podczas przetwarzania dokumentów. Dokumenty są wprowadzane do systemu w spójny sposób, przechowywane w uporządkowanym obszarze roboczym, a następnie łatwe do odnalezienia. Pobieranie dokumentów jako zestawu jest szybkie i łatwe, a cały proces jest lepiej zarządzany i monitorowany. Integracja z istniejącymi urządzeniami wielofunkcyjnymi Konica Minolta zapewniła wysoki poziom satysfakcji klientów, ponieważ niezbędne przepływy pracy są uruchamiane bezpośrednio z zadania skanowania. Jako rozwiązanie oparte na chmurze, archiwum jest dostępne z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, a dostęp do niego można uzyskać również z urządzeń mobilnych.

Zalety

• Łatwość wyszukiwania całego zestawu dokumentów związanych z transportem
• Dostęp do danych w dowolnym czasie i miejscu
• Skrócenie czasu przetwarzania i wyszukiwania
• Kompletny zestaw dokumentów

Wyzwanie

• Duża liczba faktur z wieloma powiązanymi dokumentami transportowymi, trudne do odnalezienia
• Rejestrowanie i umieszczanie dokumentów we właściwym miejscu – wraz z oryginalnymi fakturami – było czasochłonne i podatne na błędy
• Potrzeba stworzenia archiwum elektronicznego dostępnego z urządzeń mobilnych, wraz z funkcjami rejestracji elektronicznej

Rozwiązanie

• Analiza optymalizacji procesów
• Wdrożenie rozwiązania opartego na chmurze z wykorzystaniem
• Document Navigator do przetwarzania dokumentów i przepływu pracy
• Office 365 (SharePoint Online) do archiwizacji elektronicznej i funkcji rejestracji elektronicznej
• Automatyczne wysyłanie dokumentów do archiwum elektronicznego, gdzie są indeksowane z odpowiednim numerem faktury