Uproszczenie procesu wysyłki towarów za pomocą cyfrowego przepływu pracy

Uproszczenie procesu wysyłki towarów dzięki cyfrowemu przepływowi pracy

Opracowany przez firmę Konica Minolta przepływ pracy oparty na dokumentach dla wysyłanych towarów pozwala firmie MBN-PROLED, specjalizującej się w oświetleniu LED, zaoszczędzić co najmniej pięć do sześciu godzin roboczych tygodniowo. Oprócz oszczędności czasu i kosztów, firma zatrudniająca około 30 pracowników może również zaimponować swoim klientom dzięki cyfrowemu przechowywaniu dokumentów.

MBN-PROLED codziennie wysyła około 100 przesyłek z oświetleniem LED do klientów krajowych i międzynarodowych. Jeszcze kilka miesięcy temu związane z tym dokumenty dotyczące wysyłki towarów, w tym dzienniki i listy przewozowe zawierające odręczne notatki dotyczące np. numerów partii i seryjnych, zajmowały około dwóch do trzech folderów tygodniowo. „Jeśli klient lub pracownik miał pytania dotyczące dostaw, znalezienie odpowiednich informacji w przechowywanych przez nas dokumentach wymagało wiele skomplikowanej pracy i czasu” – relacjonuje Bernd Menrad, dyrektor zarządzający MBN-PROLED, którego celem było przyspieszenie i zwiększenie wydajności firmy poprzez cyfryzację procesów. „Teraz każde wyszukiwanie wymaga tylko jednego kliknięcia, dzięki czemu każdy pracownik może znaleźć potrzebne informacje”.

Umożliwia to zautomatyzowany przepływ pracy w zakresie digitalizacji, oparty na pakiecie sprzętu i oprogramowania firmy Konica Minolta. Składa się on z wielofunkcyjnego urządzenia Konica Minolta bizhub C558 (MFP) do drukowania, kopiowania i skanowania, wraz z oprogramowaniem Nuance AutoStore do rejestrowania dokumentów i zarządzania nimi oraz oprogramowaniem dokoni FIND do wyszukiwania dokumentów. Obecnie, dzięki rozwiązaniu stosowanemu w codziennej działalności, wszystkie dokumenty dotyczące wysyłanych towarów są skanowane raz dziennie jako stos i przechowywane w archiwum cyfrowym, do którego pracownicy mają stały dostęp ze swoich stanowisk pracy.

Decydującym czynnikiem była konsultacja z ekspertami

Firma Konica Minolta, która od wielu lat jest niezawodnym dostawcą sprzętu IT dla MBN-PROLED, niemal natychmiast przekonała eksperta w dziedzinie oświetlenia LED do tego rozwiązania. „Wybór firmy Konica Minolta był dla nas łatwą decyzją, ponieważ cały proces od samego początku był niezwykle profesjonalny” – wyjaśnił Menrad. „Eksperci Konica Minolta dokładnie wiedzieli, o czym mówią i co należy zrobić. Nie było żadnych niejasnych stwierdzeń, które tak często pojawiają się na wstępnych etapach projektów IT”.

W odniesieniu do projektu digitalizacji głównym zmartwieniem dyrektora zarządzającego było to, aby projekt mógł zostać wdrożony w krótkim czasie, a rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby było automatyczne i niezawodne. Pracownicy musieli mieć możliwość zainicjowania procesu digitalizacji jednym kliknięciem, bez konieczności poruszania się po labiryncie podmenu.

Po niezwykle udanym teście z typowymi dokumentami pakunkowymi MBNPROLED, który odbył się w firmie Konica Minolta pod nadzorem zdalnej sesji pulpitu, nadszedł czas na opracowanie szczegółowego planu. „Było oczywiste, że nie otrzymamy systemu typu plug and play, ale raczej rozwiązanie dostosowane do naszych potrzeb, które w pełni spełnia wszystkie wymagania” – wspomina Menrad. Na przykład, ponieważ listy przewozowe często obejmują wiele stron, rozwiązanie musiało automatycznie wykrywać początek nowej listy i zapisywać ją jako oddzielny plik. Problem ten został rozwiązany poprzez zastosowanie kodu kreskowego – który może być generowany przez kierowników projektu za pomocą systemu ERP – na początku każdej listy przewozowej.

Prawie 100% wskaźnik wykrywalności

Po zainstalowaniu urządzenia wielofunkcyjnego bizhub C558 i niezbędnego oprogramowania, odpowiedni pracownicy przeprowadzili dwutygodniowy okres próbny po wstępnych testach. Doprowadziło to do dodatkowych niewielkich modyfikacji procesu, takich jak zmiany w polach formularzy w celu zapewnienia optymalnego rozmieszczenia zarówno długich, jak i krótkich wpisów tekstowych, np. adresów. „Te niewielkie dostosowania pomogły osiągnąć nasz obecny wskaźnik wykrywalności wynoszący prawie 100%. Problemy mogą wystąpić tylko wtedy, gdy ludzie popełniają błędy podczas obsługi – na przykład gdy arkusz jest posortowany do góry nogami” – stwierdził Menrad, który przed rozpoczęciem projektu był bardzo sceptyczny co do możliwości stworzenia tak doskonałego rozwiązania.

Teraz dyrektor zarządzający jest zadowolony, że proces wysyłki towarów stał się znacznie bardziej wydajny i prosty: „Oszczędzamy od pięciu do sześciu godzin czasu pracy tygodniowo dla wszystkich pracowników, dzięki czemu zwrot z inwestycji nastąpi w ciągu niecałego roku, nie uwzględniając oszczędności miejsca i kosztów związanych z archiwum fizycznym”. Menrad wymienił również zwiększoną satysfakcję klientów jako kolejną istotną korzyść.

Ponieważ wszystko zostało zrealizowane zgodnie z planem, w przewidzianym terminie i w ramach przyznanego budżetu, Menrad planuje stopniowe wdrażanie kolejnych projektów digitalizacji w firmie.

Wyzwanie

• Digitalizacja dokumentów dotyczących wysyłanych towarów

Rozwiązanie

• Indywidualnie zaprojektowany przepływ pracy oparty na komponentach sprzętowych i programowych

Zalety

• Oszczędność czasu i kosztów oraz zwiększona satysfakcja klientów