Spersonalizowana platforma ERP pozwala na uruchomienie większej liczby pojazdów

Indywidualnie dostosowana platforma ERP pozwala na zwiększenie liczby pojazdów

Firma Konica Minolta zoptymalizowała wizualizację procesów biznesowych dla Mezger Rent & Service przy użyciu platformy ERP Microsoft Dynamics NAV. Pomimo tej samej liczby pracowników, specjalista ds. logistyki może teraz obsługiwać większą flotę i osiągać większy wzrost.

Głównym przedmiotem działalności firmy Mezger Rent & Service w Mockmühl są elastyczne oferty w zakresie wynajmu samochodów ciężarowych. Dostawca usług w zakresie pojazdów użytkowych wynajmuje pojazdy o różnym wyposażeniu na okres od jednego dnia do kilku lat, obsługując swoich klientów w całej Europie jako dostawca kompleksowych usług. Od 2003 roku procesy biznesowe firmy wspiera oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa Navision, które po ponad dziesięciu latach użytkowania nie spełniało już aktualnych wymagań.

„Firma odnotowała znaczny wzrost. Doprowadziło to również do zmian w zakresie procesów i wymagań, szczególnie w odniesieniu do obsługi wynajmu” – informuje Benno Krause, asystent kierownictwa i kierownik projektu ERP w Mezger Rent & Service. Dodatkowo podstawowy system operacyjny oraz przestarzały sprzęt i oprogramowanie zagrażały stabilności, a cały system można było konserwować i aktualizować tylko w bardzo ograniczonym zakresie.

Konieczna była inteligentna wizualizacja procesów

„Stosowane procesy były w dużym stopniu uzależnione od pracowników i ich wiedzy, ponieważ stare rozwiązanie nie było w stanie wyświetlać np. tabel cen, systemów rabatowych czy warunków specjalnych” – wyjaśnia Krause. Jednym z głównych celów projektu ERP było zatem zintegrowanie tej wiedzy z systemem i wizualizacja wszystkich aspektów obsługi wynajmu pojazdów.

Ponadto planowanie pojazdów miało odbywać się za pomocą rozwiązania ERP, a nie przy użyciu poprzedniego narzędzia, jakim był Microsoft Excel. Ważna była również optymalizacja wewnętrznych interfejsów firmy. Na przykład warsztat, który jest częścią niezależnej firmy, miał być bardziej efektywnie połączony. „Do tej pory musieliśmy osobno zarządzać wspólnymi klientami, pojazdami i harmonogramami dla każdej z dwóch firm, ponieważ nie było synchronizacji danych” – wyjaśnia Krause, który wymienił wszystkie procesy i wymagania w prawie 80-stronicowym dokumencie wymagań.

Dla kierownictwa od początku było jasne, że pozostaną przy Navision, a raczej jego następcy, Microsoft Dynamics NAV. Konieczne było jednak znalezienie odpowiedniego partnera do realizacji projektu, który wniósłby niezbędne doświadczenie i wiedzę specjalistyczną w sektorze usług i wynajmu. Krause dość intensywnie zbadał dwóch potencjalnych dostawców.

Dla kierownika projektu kluczowymi argumentami przemawiającymi za Konica Minolta były lokalne kontakty: „Naprawdę mieliśmy wrażenie, że rozwiązanie to można skutecznie wdrożyć. Na przykład już podczas pierwszego spotkania poznaliśmy kierownika projektu wraz z naszym kontaktem handlowym. Bez zmian w składzie zespołu otrzymaliśmy pierwszorzędne wsparcie od jednego zespołu przez cały czas trwania projektu. W przypadku innych potencjalnych dostawców rozmawiałem już z czterema różnymi osobami kontaktowymi tylko w okresie kontaktowym”.

Po około rocznym okresie realizacji projektu, podczas którego osoby odpowiedzialne wdrożyły i przetestowały wymagania, w maju 2016 r. nastąpiło uruchomienie systemu. System został wdrożony dla wszystkich pracowników i działów w jednym etapie bez żadnych problemów, mimo że wprowadzono go na początku miesiąca, kiedy odbywa się główne rozliczenie księgowe, co jest bardzo krytycznym okresem dla firmy. Chrzest bojowy zakończył się ogromnym sukcesem, jak relacjonuje Krause: „Nie napotkaliśmy żadnych przestojów ani ogólnych problemów. Na uruchomienie systemu przeznaczono cały tydzień, ale już po dwóch dniach działaliśmy na 100% bez potrzeby dodatkowego wsparcia. Wszystko działało idealnie”.

Kompleksowe korzyści dla firmy logistycznej

Rozwiązanie przyniosło firmie Mezger Rent & Service liczne korzyści, poparte wieloma ulepszeniami szczegółów. Sporządzanie miesięcznych i końcowych faktur wymagało wcześniej ogromnego wysiłku. Samo przetwarzanie opłat drogowych często zajmowało dwa dni, a dzięki nowemu systemowi czas ten skrócił się do nie więcej niż czterech godzin. W przeszłości pracownicy musieli również ręcznie obliczać i wprowadzać salda przebiegu i poziomu paliwa. Obecnie wszystko odbywa się automatycznie. System wspiera pracowników, którzy mogą pracować w sposób zorientowany na procesy i nie potrzebują żadnych dodatkowych informacji. „Dzięki temu jesteśmy nie tylko szybsi, ale także bardziej elastyczni, ponieważ więcej pracowników jest w stanie zajmować się fakturowaniem. Znacznie łatwiej jest również kompensować urlopy i zwolnienia lekarskie” – informuje Krause.

Istnieją również dalsze korzyści dla księgowości finansowej, która jest częściowo zautomatyzowana, co pozwala uniknąć błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Mezger Rent & Service nie potrzebuje już złożonego wsparcia programu Microsoft Excel do planowania harmonogramów lub warsztatów. Dzięki obsłudze wielu klientów i możliwości synchronizacji specjalista ds. logistyki unika podwójnego przechowywania danych w dwóch spółkach siostrzanych. Ogólnie rzecz biorąc, Krause uważa za dużą zaletę fakt, że firma może teraz skuteczniej obsługiwać zarówno obecnych, jak i nowych klientów oraz zarządzać większą flotą przy tej samej liczbie pracowników. Stymuluje to dodatkowy wzrost na rynku, który może być bardzo konkurencyjny.