Minimart to sieć sklepów typu convenience obecna w Sofii, Płowdiwie, Burgas, Starej Zagorze, Plewen i innych lokalizacjach w kraju. Za marką stoi bułgarska spółka BGK AD, która skupia doświadczonych ekspertów i inwestorów z wieloletnim doświadczeniem w sektorze handlu detalicznego. Zespół specjalistów jest zaangażowany w rozwój sieci, aktywnie stosując zaawansowane strategie i innowacje w celu jej pomyślnej ekspansji. W ciągu niespełna dwóch lat od uruchomienia Minimart ma obecnie ponad 160 sklepów, co plasuje go jako największą sieć sklepów convenience w kraju. Firma planuje zdecydowanie utrzymać tę pozycję lidera, inwestując i podwajając liczbę sklepów w 2025 r. do 300 oraz dodając nowe miasta do swojej mapy zasięgu.

Jaki problem próbujesz rozwiązać, wdrażając procesy cyfrowe? Jednym z głównych wyzwań było zdecentralizowane zarządzanie dokumentami, ich zatwierdzanie i podpisywanie. Celem było uniknięcie chaosu związanego z fragmentarycznym zarządzaniem różnymi typami dokumentów, takimi jak faktury i umowy. Dzięki platformie M-Files zautomatyzowaliśmy procesy i umożliwiliśmy pracownikom szybkie znalezienie potrzebnych informacji. Wdrożenie cyfrowych procesów opartych na M-Files poprawiło wydajność naszych procesów biznesowych poprzez skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów i ułatwienie współpracy między zespołami.

M-Files pozwala nam centralnie zarządzać obiegiem dokumentów, ułatwiając ich wyszukiwanie i dostęp do nich. Platforma oferuje możliwość integracji z naszym systemem ERP, zapewniając pojedynczy punkt dostępu do wszystkich plików i dokumentów. Co więcej, M-Files pozwala na konfigurację zautomatyzowanych przepływów pracy, co usprawnia procesy biznesowe i poprawia wydajność. Dostęp do dokumentów i plików w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia zwiększa elastyczność procesów biznesowych.

W jaki sposób są one zintegrowane z Państwa działalnością? M-Files pozwala nam elektronicznie rejestrować i zarządzać procesem zatwierdzania wydatków, zapewniając identyfikowalność i przejrzystość. Wszystkie wnioski o zwrot kosztów są rejestrowane elektronicznie, co zapewnia pełną identyfikowalność procesu od momentu złożenia wniosku do momentu zatwierdzenia i wypłaty. Mamy możliwość zatwierdzania wydatków zarówno z biura, jak i z urządzeń mobilnych, co zwiększa elastyczność i szybkość procesu.

Zautomatyzowane rozwiązanie do ekstrakcji danych z faktur wykorzystuje uczenie maszynowe do wyodrębniania niezbędnych informacji, zmniejszając ryzyko błędu ludzkiego podczas wprowadzania danych. Przyspiesza to przetwarzanie faktur poprzez automatyczne wyodrębnianie i weryfikację danych. Integracja ta ułatwia transfer wyodrębnionych danych do naszego systemu ERP w celu dalszego przetwarzania.

Wykorzystanie procesów cyfrowych i współpraca z firmą Konica Minolta Bulgaria przyniosły nam wiele korzyści:

• Automatyzacja rutynowych zadań i digitalizacja dokumentów znacznie zwiększyły wydajność poprzez skrócenie czasu przetwarzania i zminimalizowanie błędów.
• Poprawiliśmy elastyczność przepływu pracy, umożliwiając pracownikom pracę z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
• Zmniejszyliśmy koszty. Digitalizacja pozwoliła nam ograniczyć zapotrzebowanie na dokumenty papierowe i związane z tym koszty.

Tak, polecilibyśmy Państwa z następujących powodów:

• Dostarczacie innowacyjne i skuteczne rozwiązania, które znacznie usprawniają procesy biznesowe.
• Zapewniacie doskonałe wsparcie i komunikację podczas całego procesu wdrażania i po jego zakończeniu.
• Wasze rozwiązania skutkują rzeczywistą i wymierną poprawą wydajności i produktywności organizacji.

Nauczyliśmy się efektywniej zarządzać projektami dzięki ustrukturyzowanemu podejściu. Zobaczyliśmy, jak innowacyjność i elastyczność mogą usprawnić procesy biznesowe.