Płynna integracja z Microsoft Dynamics 365
Płynna integracja kompleksowego systemu informacyjnego dla przedsiębiorstw Microsoft Dynamics 365 (wcześniej AX) w celu zapewnienia sprawnego przebiegu procesu produkcyjnego
W 2007 roku czeskie stowarzyszenie producentów chemicznych i metalurgicznych SPOLCHEMIE wybierało nowy kompleksowy system informacyjny dla przedsiębiorstw. Pierwszym wyborem było rozwiązanie konkurencyjnej firmy. Jednak podczas wdrażania pojawiły się problemy i system ostatecznie nie przeszedł testów integracyjnych. SPOLCHEMIE wstrzymało całą implementację i zdecydowało się skontaktować z firmą Konica Minolta IT Solutions Czech, która podczas procesu selekcji zaproponowała Microsoft Dynamics AX (obecnie przemianowany na Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations). Nowy system działa obecnie z powodzeniem w 11 spółkach grupy i aktywnie pomaga kierownictwu w usprawnieniu zarządzania całym procesem produkcyjnym.
Koniec wsparcia dla poprzedniego systemu
SPOLCHEMIE, Czeskie Stowarzyszenie Produkcji Chemicznej i Metalurgicznej, od ponad 160 lat produkuje wysokiej jakości chemikalia. Ich działalność zawsze opierała się na wewnętrznych badaniach, rozwoju i innowacjach. Ich fabryka opracowała wynalazki i patenty, które do dziś mają wpływ na przemysł chemiczny na całym świecie. Pierwotną przyczyną chęci zastąpienia systemu informatycznego przedsiębiorstwa było zaprzestanie wsparcia dla systemu, z którego firma korzystała wcześniej. Mały, lokalny system zamknięty przestał funkcjonować, a firma SPOLCHEMIE zaczęła się obawiać, że nie będzie w stanie wystarczająco szybko reagować na potencjalne nagłe zmiany w przepisach prawnych.
Ponadto w sposobie zarządzania ciągłym procesem produkcyjnym przez system występowały pewne luki. Dlatego kierownictwo firmy SPOLCHEMIE podjęło decyzję o wdrożeniu nowego, kompleksowego systemu informatycznego, który byłby w stanie zaspokoić wszystkie potrzeby firmy. Dział IT przygotował bardzo szczegółową dokumentację przetargową dla procesu selekcji, opisując na 60 stronach wszystko, co nowy system miał być w stanie obsłużyć.
W procesie selekcji ogłoszonym w 2007 roku oferty złożyło wielu dostawców rozwiązań dla przedsiębiorstw i ich partnerów. Wśród nich byli zarówno mali wyspecjalizowani dostawcy, jak i duże, międzynarodowe firmy oferujące kompleksowe rozwiązania. Do ostatniego etapu selekcji dotarły tylko dwa systemy – Microsoft Dynamics AX (obecnie przemianowany na Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations) oraz konkurencyjne rozwiązanie. Oba były w stanie spełnić wszystkie wymagania firmy, w tym zarządzanie wymagającym ciągłym procesem produkcyjnym, który w niektórych obszarach obejmuje dziesiątki poszczególnych etapów.
Mniejsze rozwiązania zostały wykluczone z ostatecznego wyboru ze względu na trudne wymagania dotyczące dostosowania do indywidualnych potrzeb, niepewny wynik i wysoką cenę wymaganą w celu pokrycia kosztów produkcji procesowej, a także niektórych innych obszarów. Ostatecznie sprawiło to, że Dynamics AX okazał się w niektórych przypadkach zaskakująco tańszy niż małe, lokalne rozwiązania. Jednak SPOLCHEMIE wybrała alternatywne rozwiązanie oferowane przez jednego z naszych konkurentów, ponieważ dwie spółki z grupy miały wcześniejsze doświadczenia z tym rozwiązaniem.
Pierwsza implementacja nie przeszła testów integracyjnych
Jednak podczas wdrażania systemu pojawiło się coraz więcej problemów. Koszt wymaganych dostosowań stale wzrastał, wszystko trwało zbyt długo, wymiana danych między niektórymi modułami nie działała tak, jak powinna, a przede wszystkim utrzymanie i rozwój systemu okazały się problematyczne. Dział IT chciał mieć możliwość samodzielnego wprowadzania drobnych zmian i rozszerzeń systemu, ale pomimo udziału w kilku szkoleniach nie udało się zdobyć wymaganej wiedzy.
Kiedy system nie przeszedł testów integracyjnych przed ostatecznym wdrożeniem, firma SPOLCHEMIE wstrzymała całą implementację i postanowiła skontaktować się z firmą Konica Minolta IT Solutions Czech, która zaproponowała Dynamics AX podczas procesu selekcji. System ten również spełniał wszystkie wymagania firmy, a jego otwartość i model obiektowy pozwalały na łatwą konserwację i dalszy rozwój. Przed rozpoczęciem właściwej implementacji firma SPOLCHEMIE poprosiła o kilka wizyt referencyjnych u innych użytkowników Dynamics AX. Kierownictwo było przede wszystkim zainteresowane rzeczywistymi doświadczeniami użytkowników oraz faktycznym funkcjonowaniem rozwiązania konkurencyjnego, które dotychczas działało tylko w teorii. Gdy stało się jasne, że Dynamics AX rzeczywiście będzie w stanie spełnić wszystkie wymagania firmy, SPOLCHEMIE było gotowe do rozpoczęcia wdrożenia.
Brak negatywnego wpływu na proces produkcji
Początkowo przeprowadzono standardowy cykl wdrożeniowy, rozpoczynający się od analizy, a kończący się testami końcowymi i szkoleniami. Przed uruchomieniem systemu kierownictwo postanowiło wstrzymać projekt i rozszerzyć go na całą strukturę grupy, która powstawała od 2009 roku. W rezultacie firma Konica Minolta IT Solutions Czech przeprowadziła krótkie studium wykonalności, które potwierdziło, że Dynamics AX może obsłużyć wymagane funkcje grupy, ale konieczne będzie przejście na wersję 2009. Istniejące rozwiązanie zostało zaktualizowane do nowej wersji i najpierw wdrożone w nowo powstającej spółce usługowej, a następnie w innych, mniejszych spółkach grupy. Te mniejsze spółki zostały wykorzystane do debugowania wszystkich procesów i procedur, które SPOLCHEMIE chciała wdrożyć we wszystkich częściach grupy, które miały stopniowo przejść na Dynamics AX. Pierwsza faza wdrożenia została zakończona w czerwcu 2010 r. Druga faza, polegająca na przejściu większych spółek SPOLCHEMIE na Dynamics AX, miała zostać zakończona do kwietnia 2011 r. Kluczowym wymogiem wdrożenia było, aby cały proces nie miał negatywnego wpływu na bieżącą produkcję i związane z nią operacje. Wymóg ten został spełniony bez żadnych problemów.
System został wdrożony łącznie w siedmiu spółkach należących do SPOLCHEMIE i jej spółki siostrzanej STZ do 1 kwietnia 2011 r., kiedy to został uruchomiony. W 2014 r. istniejące rozwiązanie zostało również bez większych trudności wdrożone w niemieckiej spółce produkcyjnej, w tym w zakresie księgowości zgodnej z niemieckimi standardami.
Lepsza kontrola nad produkcją i zapasami
Wdrożenie systemu Dynamics AX w całej grupie spółek przyniosło szereg korzyści. Najważniejsze z nich dotyczyły trudnego obszaru produkcji procesowej. Na przykład w przeszłości firma nie dysponowała aktualnymi informacjami na temat bieżącego stanu zapasów surowców produkcyjnych. Materiały nie są zazwyczaj pobierane pojedynczo, ale raczej jako grupa. Powodowało to również problemy z wyceną takich zapasów, gdy na przykład jedna trzecia zbiornika ksylenu mogła być zakupiona po cenie x, a pozostałe dwie trzecie po cenie y. Obecnie wszystkie zapasy są wyceniane metodą FIFO, w ramach której system na bieżąco oblicza całkowity koszt produktów wyjściowych na podstawie zużytych materiałów. W przypadku surowców zakupionych za granicą system uwzględnia aktualny kurs wymiany walut i wahania na rynku walutowym. Dzięki temu SPOLCHEMIE może na bieżąco dostosowywać ceny swoich produktów, aby utrzymać wymaganą marżę i zminimalizować ryzyko sprzedaży poniżej kosztów produkcji. Dzięki szczegółowemu monitorowaniu wszystkich etapów poszczególnych procesów produkcyjnych, Dynamics AX zapewnia kierownictwu firmy narzędzia niezbędne nie tylko do usprawnienia planowania zdolności produkcyjnych, ale także do zminimalizowania ryzyka zatrzymania produkcji z powodu braku surowców.
Nowe możliwości oferowane przez Dynamics AX pozwoliły również na przejście niektórych rodzajów produkcji z miesięcznego na tygodniowe planowanie produkcji, co umożliwiło firmie dalszą optymalizację zarządzania zapasami, a w konsekwencji przepływów pieniężnych, oraz wykorzystanie indywidualnych zdolności produkcyjnych. Dynamics AX nie tylko spełnił wszystkie początkowe wymagania firmy, ale także otworzył przed kierownictwem firmy nowe możliwości w zakresie zarządzania produkcją.
Zalety
- Ciągła korekta cen produktów i minimalizacja ryzyka sprzedaży poniżej kosztów produkcji, ponieważ:
- Zawsze aktualne informacje o aktualnym stanie zapasów surowców produkcyjnych
- Ciągłe obliczanie całkowitego kosztu produktów wyjściowych na podstawie zużytych materiałów
- Uwzględniane są aktualne kursy walutowe i wahania na rynku walutowym dla surowców zakupionych za granicą
- Szczegółowe monitorowanie wszystkich etapów poszczególnych procesów produkcyjnych prowadzi do:
- Minimalizację ryzyka zatrzymania produkcji z powodu braku surowców
- Poprawę planowania zdolności produkcyjnych
- Przejście niektórych rodzajów produkcji z miesięcznego na tygodniowe planowanie produkcji prowadzi do:
- Optymalizacji zarządzania zapasami
- Optymalizacji przepływów pieniężnych
- Wykorzystania indywidualnych zdolności produkcyjnych
Wyzwanie
- Poprzedni system informatyczny przedsiębiorstwa przestał być obsługiwany i wymagał wymiany.
- Konieczna była szybka reakcja na potencjalne nagłe zmiany przepisów prawnych.
- Konieczne było sprawne zarządzanie wymagającym procesem produkcji ciągłej, który w niektórych obszarach obejmuje dziesiątki poszczególnych etapów.
Rozwiązanie
- Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX (obecnie przemianowanego na Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations) po tym, jak pierwsze rozwiązanie konkurencji nie przeszło testów integracyjnych.