Optymalizacja obiegu dokumentów
Politechnika „Gheorghe Asachi” w Jassach
Politechnika „Gheorghe Asachi” w Jassach, znana również jako TUIASI, jest jedną z najstarszych i najbardziej znanych uczelni wyższych w Rumunii i została sklasyfikowana jako zaawansowana uczelnia badawczo-edukacyjna.
Jako jedna z uczelni wyższych w Rumunii z prawie dwustuletnią tradycją w dziedzinie inżynierii, edukacji naukowej i kulturalnej, Politechnika „Gheorghe Asachi” w Jassach jest również symbolem innowacyjności – 65% rumuńskich patentów z ostatnich 10 lat jest związanych z tą instytucją edukacyjną.
- 2. miejsce w rankingu uniwersytetów technicznych w Rumunii
- 3. miejsce w rankingu badań naukowych na poziomie krajowym
- 6. miejsce w ogólnym rankingu rumuńskich uniwersytetów
- 11 wydziałów i 21 katedr
„Duża ilość dokumentów wpływających do uczelni i z niej wychodzących stale rośnie, a koordynacja, korelacja i administrowanie informacjami i danymi zawartymi w tych dokumentach sprawiają, że zarządzanie systemem informatycznym staje się priorytetem dla rozwoju i wydajności zarządzania uczelnią.
Współpraca z firmą Konica Minolta była początkiem procesu odbiurokratyzowania i cyfryzacji przepływu dokumentów we wszystkich strukturach organizacyjnych naszej uczelni, aby osiągnąć cel, jakim jest stworzenie pierwszej „bezpapierowej” uczelni w Rumunii, w której wszystkie dokumenty instytucji będą podpisywane elektronicznie, a nie ręcznie.
Wdrożenie rozwiązania do archiwizacji cyfrowej usprawniło procedurę rejestracji dokumentów w naszej instytucji, a obecnie aplikacja jest intensywnie wykorzystywana przez naszych pracowników, którzy przeszli szkolenie i otrzymują stałe wsparcie od zespołu Konica Minolta. W przyszłości chcemy nabyć inne rozwiązania do zarządzania dokumentami, aby TUIASI stał się pierwszym uniwersytetem, w którym wszystkie
przepływy dokumentów są całkowicie zdigitalizowane”. Prof. univ. dr. ing. Dumitru-Marcel Istrate Prorektor ds. zarządzania zasobami
Cel i kontekst projektu
Rejestr jest centralnym punktem zarządzania wszystkimi dokumentami wpływającymi do instytucji i z niej wychodzącymi. W tym kontekście głównym celem projektu było stworzenie podstaw dla środowiska „bez papieru” na uniwersytecie.
Kierownictwo Politechniki „Gheorghe Asachi” w Jassach zamierzało wdrożyć rozwiązanie cyfrowe, dzięki któremu rejestracja dokumentów w instytucji wymagałaby jak najmniejszej liczby procesów ręcznych.
Cyfryzacja wewnętrznych procesów roboczych
Duża ilość dokumentów na uniwersytecie, złożony proces roboczy każdego dokumentu, a także wyzwania związane z pandemią zwiększyły potrzebę wdrożenia rozwiązania do archiwizacji cyfrowej.
Wymagania
Rejestracja dokumentów w jednym punkcie wejścia/wyjścia, poprzez scentralizowany rejestr obejmujący kilka obiektów uniwersyteckich
Skanowanie zarejestrowanych dokumentów w celu utworzenia archiwum
Możliwość śledzenia zarejestrowanych dokumentów
Jednolita kopia zapasowa zarejestrowanych dokumentów
Elektroniczne przechowywanie rejestrów i wszystkich zarejestrowanych dokumentów
Scentralizowane przechowywanie wszystkich zarejestrowanych dokumentów
Fakty i liczby
1 scentralizowany rejestr dla 32 punktów uniwersytetu
Ponad 50 000 wpisów w ciągu roku kalendarzowego
27 rejestratorów i 138 użytkowników
Prawie 40 000 zarchiwizowanych dokumentów z numerami rejestracyjnymi.
Wyzwanie
- Duża ilość dokumentów i duża liczba użytkowników
- Pandemia, która wymusiła szybką cyfryzację
- Przestrzeganie zasad pracy właściwych dla środowiska uniwersyteckiego
- Konieczność tworzenia i zarządzania wieloma rejestrami pomocniczymi o różnych specyfikach
Rozwiązanie
- Wdrożenie rozwiązania do archiwizacji cyfrowej opartego na profesjonalnej platformie ELO, które zapewnia:
- Dystrybucję dokumentów do odpowiednich osób lub działów, łatwe zarządzanie i wyszukiwanie według indeksów lub słów zawartych w treści dokumentów
- Cyfrowe przepływy pracy dla wszystkich rodzajów dokumentów w kontekście pandemii
- Koordynację i korelację informacji i danych w dokumentach w celu zwiększenia wydajności i poufności
- Rejestrację dokumentów przychodzących i wychodzących, z możliwością automatycznego nadawania numerów rejestracyjnych, rezerwacji numerów rejestracyjnych na wypadek nieprzewidzianych sytuacji
Korzyści
- Łatwy dostęp do wszystkich dokumentów zarejestrowanych w rozwiązaniu
- Łatwe wyszukiwanie dokumentów według informacji wprowadzonych podczas rejestracji (numer, data, wnioskodawca, uwagi itp.)
- Przypisywanie praw dostępu do adresów odbiorców/użytkowników
- Uporządkowana organizacja dokumentów z rejestru lub innych źródeł, z podglądem dokumentów
- Eksport zarejestrowanych dokumentów do programu Excel i historia działań użytkowników