Kultowa marka idzie naprzód dzięki cyfrowemu zarządzaniu dokumentami

TON, Inc., dumna z niezależności czeska firma, produkuje meble z giętego drewna od 1953 roku i zachowuje tę samą jakość wykonania, którą wprowadził w 1861 roku pionier w dziedzinie meblarstwa Michael Thonet. Produkty TON są laureatami różnych nagród, w tym Good Design, Red Dot Design Award i Czech Grand Design. Globalny popyt jest zaspokajany przez własną sieć sprzedaży oraz pracowników zdalnych. Firma potrzebowała coraz większej elastyczności, a jednocześnie borykała się z rosnącym ruchem poczty elektronicznej i wyzwaniem związanym z nieefektywnymi, opartymi na papierze systemami, które okazały się poważnym problemem przy przetwarzaniu faktur. Dzięki silnemu partnerowi, firmie Konica Minolta, TON wdrożył cyfrowe rozwiązanie do zarządzania przepływem pracy i dokumentami. W ten sposób TON był w stanie skrócić czas obsługi dokumentów w całej firmie, gromadząc wszystkie informacje w jednym miejscu i umożliwiając ich szybkie i łatwe wyszukiwanie.

Krok w przyszłość

Istniejące praktyki zarządzania dokumentami spowalniały podstawowe procesy TON i ogólny rozwój firmy. Brakowało wspólnego portalu do przechowywania faktur, informacji o produktach i dokumentacji. Dane były rejestrowane w różnych katalogach i w wielu systemach, co uniemożliwiało zdalny dostęp do informacji, takich jak odpowiednie faktury, umowy i produkty. Faktury często gubiły się w przepływie między działami lub w ogóle utknęły w martwym punkcie, gdy upoważnieni zatwierdzający pracowali poza biurem.

TON szukał możliwości centralnego przechowywania dokumentów, takich jak umowy biznesowe lub zamówienia. Brak takiego magazynu sprawiał, że uzyskanie przeglądu aktualnego statusu każdej aktywnej umowy i przekazanie go audytorowi w odpowiedni sposób było bardzo trudne i czasochłonne. W księgowości brak zdalnego dostępu powodował w przeszłości poważne problemy: „Mieliśmy poważny problem, gdy pracownik był nieobecny w biurze przez kilka dni i nie mógł zatwierdzić lub sprawdzić określonego dokumentu, a my nie mogliśmy wprowadzić go do ksiąg” – wspomina dyrektor ds. sprzedaży TON, Robert Valentík. „W rezultacie kierownictwo nie miało aktualnych informacji o projektach, działaniach w firmie i wynikach firmy”.

Współpraca z Konica Minolta – sprawdzony wybór

Poszukując sposobu na zwiększenie wydajności procesów, generowanie oszczędności i zapewnienie swoim pracownikom dostępu do ważnych informacji w dowolnym miejscu i czasie, firma TON zwróciła się o pomoc do Konica Minolta, która została wybrana z listy dziesięciu dostawców. Wybierając firmę Konica Minolta jako zaufanego dostawcę, firma TON zdecydowała się wdrożyć rozwiązanie łączące platformę Microsoft SharePoint do przechowywania dokumentów z platformą K2 blackpearl, służącą do tworzenia i uruchamiania aplikacji do obsługi procesów biznesowych. Takie połączenie zapewniło dokładnie takie solidne formularze, integrację i usługi raportowania, jakich potrzebowała firma TON.

„Ostateczny wybór dostawcy został podjęty na podstawie referencji” – powiedział Robert Valentík. „Odwiedziliśmy kilku klientów Konica Minolta, którzy pokazali nam K2 blackpearl w praktyce. W ten sposób potwierdziliśmy nasz wybór”.

Na początku projektu konsultanci z firmy Konica Minolta ściśle współpracowali z zespołem TON, aby przeprowadzić dokładną analizę ich konkretnych potrzeb i wymagań. Dla Roberta Valentíka krok ten miał kluczowe znaczenie: „Z perspektywy czasu uważam, że analiza wdrożeniowa miała ogromne znaczenie, ponieważ dzięki jej dokładnemu przygotowaniu udało nam się dotrzymać budżetu i terminu realizacji projektu, co jest rzadkością w przypadku tak dużych projektów”.

Przy wyborze rozwiązania wraz z firmą Konica Minolta dla TON kluczowe znaczenie miało to, aby środowisko było przyjazne dla użytkownika, a wewnętrzny dział IT mógł samodzielnie tworzyć formularze i konfigurować procesy w K2 blackpearl. Łatwość wykonania tych czynności okazała się kluczowa dla decyzji o wyborze rozwiązania, co zostało potwierdzone podczas wdrażania i gdy pracownicy TON zaczęli korzystać z nowych procesów.

Specjaliści IT firmy TON pracują obecnie w środowisku K2, gdzie testują procesy, formularze i inne, mniejsze inicjatywy. Proces szkolenia członków zespołu okazał się prosty, a dyrektor ds. sprzedaży Robert Valentík zauważył, że współpraca z firmą Konica Minolta w zakresie budowania umiejętności odbywała się w „przyjaznym środowisku i w spokojnym tempie”, a dwóch pracowników TON nauczyło się modelować nowe procesy i zapewniać nowe rozwiązania wsparcia dla systemu w ciągu około trzech miesięcy.

Dział IT jest podekscytowany wdrożeniem innych inicjatyw kierowanych przez dział, a zespół jest w stanie samodzielnie wprowadzać drobne zmiany w systemie dzięki platformie K2. Bardziej złożone wymagania są rozwiązywane przez doświadczony zespół konsultantów Konica Minolta.

Wspieranie działalności dzięki szybszym i bardziej elastycznym operacjom

Kluczową zaletą rozwiązania K2 i SharePoint wdrożonego przez Konica Minolta jest łatwy dostęp dla pracowników w całej firmie. Nowy system oferuje nowoczesny, przyjazny dla użytkownika intranet, dostępny za pośrednictwem zwykłej przeglądarki internetowej. Oprócz zgromadzenia wszystkich elementów w jednym miejscu, rozwiązanie to zmniejsza potrzebę instalowania dedykowanego oprogramowania na stacjach roboczych użytkowników, eliminując w ten sposób koszty konserwacji i instalacji. Zarządzanie pomocą techniczną IT i przetwarzanie faktur są teraz w pełni zautomatyzowane.

K2 blackpearl wykazał również swoją wartość dzięki połączeniu dostępności i łatwości obsługi, czego przykładem jest aplikacja mobilna K2. „Kiedy widzę, że dyrektor zarządzający może zatwierdzać faktury otrzymane na swój telefon komórkowy podczas podróży służbowych za granicą, utwierdzam się w przekonaniu, że podjęliśmy słuszną decyzję” – zauważa Robert Valentík. Eliminując konieczność wyszukiwania dokumentów papierowych, firma TON osiągnęła szacunkową dzienną oszczędność czasu na pracownika wynoszącą piętnaście minut.

„Praca z dokumentami w formie cyfrowej jest znacznie wygodniejsza, a dane można przenosić do innych systemów informatycznych” – skomentował Robert Valentík. „Uważam, że rozwiązanie K2 blackpearl na platformie Microsoft SharePoint byłoby korzystne dla każdej firmy, która chce zoptymalizować procesy i uprościć administrację”.

Wyzwanie

• Przezwyciężenie ograniczeń starszych systemów przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej interoperacyjności
• Stworzenie możliwości centralnego przechowywania dokumentów w formie cyfrowej
• Zapewnienie łatwego dostępu dla pracowników w całej firmie
• Przyspieszenie czasu przetwarzania dokumentów i faktur

Rozwiązanie

• Technologia K2 blackpearl BPM
• Platforma Microsoft SharePoint

Zalety

• Wprowadzenie przyjaznego dla użytkownika intranetu obejmującego całą firmę w celu usprawnienia wymiany informacji
• Pełna automatyzacja zarządzania pomocą techniczną IT i przetwarzaniem faktur
• Skrócenie średniego czasu potrzebnego na przetworzenie dokumentów księgowych z 15 do 3 dni
• Średnia oszczędność czasu wynosząca 15 minut dziennie na pracownika dzięki rezygnacji z dokumentów papierowych
• Dział IT klienta może dostosowywać rozwiązanie do zmieniających się potrzeb