Bezpieczne i wydajne zarządzanie dokumentami
Bezpieczne i wydajne zarządzanie dokumentami
Strategia cyfryzacji Vista Bank Romania
Vista Bank jest obecny na rumuńskim rynku bankowym od 1998 roku, wcześniej znany jako Marfin Bank. Poprzez sieć 31 oddziałów, bank adresuje zarówno do średnich i dużych klientów korporacyjnych, jak i osób fizycznych, z atrakcyjną ofertą nowoczesnych, szytych na miarę produktów finansowych.
W lipcu 2018 roku bank został przejęty przez nowego akcjonariusza, jednego z największych konglomeratów przemysłowych w Europie Południowo-Wschodniej, a od maja 2019 roku, po procesie rebrandingu, stał się Vista Bank.
Ostatnie lata przyniosły istotne zmiany dla banku, zarówno dla klientów, jak i pracowników. Vista Bank przyjął strategię przyspieszonego wzrostu i nowy model biznesowy zorientowany na klienta, inwestując w cyfryzację i projektując nową generację produktów i usług, wzmacniając tym samym swoją obecność na lokalnym rynku bankowym.
Izabel Niță
Dyrektor administracyjny Vista Bank Romania
„Jeśli chodzi o naszą działalność finansową, to operacje, które wykonujemy codziennie zarówno w siedzibie głównej, jak i w oddziałach, obejmują bardzo dużą ilość dokumentów fizycznych. Przed wdrożeniem rozwiązania Document Management i Digital Mailroom, przy wsparciu zespołu Konica Minolta, praca z dokumentami fizycznymi była często kosztowna i musieliśmy przeznaczyć dużo czasu i zasobów na ich staranne zarządzanie. Ponieważ korzystamy z nowej aplikacji, łatwiej jest zarządzać identyfikowalnością nowych rekordów, identyfikacją osób odpowiedzialnych i terminami. Teraz mamy więcej czasu, aby skupić się na najważniejszych rzeczach: Wymaganiach naszych klientów!”
Cel i kontekst projektu
Biorąc pod uwagę rozwój technologiczny ostatniej dekady, digitalizacja stała się naturalną ścieżką i priorytetem w procesie transformacji i ewolucji przedsiębiorstw. Wzrost liczby dokumentów i ilości informacji, a także skutki pandemii koronawirusa, zwiększyły potrzebę wdrożenia wysokowydajnych systemów oprogramowania w celu wsparcia wydajności operacyjnej i umożliwienia skutecznego wykonywania zadań w krótszym czasie, podczas gdy pracownicy mogą zdalnie i bezpiecznie zarządzać dokumentami.
System bankowy jest niezwykle konkurencyjnym środowiskiem, w którym zasoby finansowe klientów muszą być zarządzane tak ostrożnie i efektywnie, jak to tylko możliwe. W tym kontekście realizacja usług świadczonych przez instytucje finansowe wiąże się również z wykorzystaniem zaawansowanych rozwiązań programowych, które wspierają finansowanie jak największej liczby projektów.
Wymagania
Po dobrej współpracy pomiędzy Konica Minolta i Vista Bank Romania wyzwanie, na które zwrócił się bank o wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami, zostało zaakceptowane przez Konica Minolta. Wszystko zaczęło się od etapu analizy wymagań, następnie narysowano najbardziej odpowiednie rozwiązanie. Następnie, po procesie opracowywania i instalowania rozwiązania, testowanie i szkolenie personelu były ostatnimi krokami przed „go live”.
Wyzwania
- Duża liczba rekordów dzień po dniu
- Trudne wyszukiwanie dokumentów
- Długi czas przetwarzania dokumentów i fizyczna obecność wymagana w biurze
- Poufność dokumentów i informacji
Rozwiązanie
- Wdrożenie rozwiązania Document Management i Digital Mailroom, które ułatwia pracę z domu
- Szybki zdalny dostęp do dokumentów i współpraca
- Przepływ pracy skanowania dokumentów od Konica Minolta MPFS, bezpośrednio w rozwiązaniu Digital Mailroom
- Relacje między różnymi typami dokumentów w celu łatwiejszego pobierania informacji
- Integracja z rozwiązaniem kurierskim i zarządzaniem AWB
Korzyści
- Bezpieczny dostęp do informacji w zależności od praw dostępu każdego użytkownika
- Stopień poufności dostosowany do rodzajów przetwarzanych dokumentów
- 50% skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
- Automatyczne powiadomienia o nowych rejestracjach systemu
- Redukcja kosztów tworzenia i zarządzania dokumentami
- Konkretne raporty z cotygodniowymi wpisami dla każdego działu