SKUTECZNIE ZARZĄDZANIE PROCESAMI W FIRMIE

 

Rozwiązania do automatyzacji procesów biznesowych


Automatyzacja procesów biznesowych oraz optymalizacja organizacji przepływu dokumentów ma bardzo duży wpływ na wydajność i efektywność pracy całej organizacji. Rozwiązania Konica Minolta umożliwiają użytkownikom biznesowym szybką i prostą automatyzację wszelkiego rodzaju procesów, rutynowych zadań i współpracy przy dokumentach. Rozwiązanie firmy Konica Minolta oparte o platformę low-code WEBCON BPS z wykorzystaniem wspiera codzienną pracę z dokumentami, zapewniając poufność przekazywanych informacji oraz przekłada się na skrócenie czasu obsługi procesów biznesowych, a co za tym idzie poprawę konkurencyjności przedsiębiorstwa.

 

Usługa SaaS ECM365

Rozwiązanie poza wersją wdrażaną projektowo, zazwyczaj w modelu on-premise, posiadamy także w postaci usługi SaaS zwanej ECM365, szczegóły dotyczące usługi dostępne są na stronie https://ecm365.konicaminolta.pl/

Dowiedz się więcej

 

Poniżej przedstawiamy dwa najbardziej typowe procesy biznesowe których optymalizacja i digitalizacja, wg. naszych doświadczeń przynosi wymierne korzyści każdej organizacji.

Optymalizacja i digitalizacja procesu obsługi faktury kosztowej

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa, usprawnić kontrolę wydatków i podnieść jakość dekretacji. Co więcej, system firmy Konica Minolta oparty na silniku WEBCON BPS pozwala na właściwą rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych: kosztowych, materiałowych oraz odpowiednich korekt wartościowych i ilościowych.


 

Przykładowy proces obiegu faktury kosztowej:
 

Skanowanie dokumentów na urządzeniu MFP poprzez panel zintegrowany z systemem (możliwość OCR-owania dokumentów)

    
Rejestracja dokumentu faktury w systemie
   
Wybór właściciela dokumentu wewnątrz firmy
   
Weryfikacja faktury kosztowej i powiązane z dokumentem zamówienia
   
Akceptacja faktury zgodnie z procesem akceptacji (z uwzględnieniem kwot granicznych)
   
Dekretacja finansowo - księgowa faktury (zgodnie z analityką planu kont)
   
Deklaracja controllingowa faktury (w oparciu o wymiary analityczne)
   
Kontrola rachunkowa
   
Wprowadzenie dokumetu do systemu FK lub do systemu ERP
   

Najważniejsze korzyści biznesowe związane z wdrożeniem elektronicznego obiegu faktur:

  • Redukcja ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych
  • Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich logistyki wewnątrz firmy - dokumenty są przekazywane do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej, a fizyczny ruch dokumentu jest eliminowany
  • Stały monitoring terminowości realizacji poszczególnych kroków obiegu, w tym automatyczne przypominanie lub eskalacja (przekierowania wykonania zadań do przełożonego) w przypadku przekroczenia założonych terminów
  • Egzekwowanie przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacja scenariusza warunkowej akceptacji (np. akceptacja zarządu wymagana tylko w przypadku przekroczenia kwoty granicznej lub przekroczenia budżetu przypadającego na jednostkę organizacyjną (MPK) w danym okresie)
  • Egzekwowanie przez system procedur dekretacji dokumentów - brak dekretacji w oparciu o stosowane w firmie, dostępne dla użytkownika wymiary, uniemożliwia dalsze procesowanie dokumentu
  • Jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu oraz pełnej transparentności procesu akceptacji i dekretacji
  • Skuteczne zarządzanie zmianą, w tym sprawna obsługa zastępstw okresowych oraz możliwość delegacji zadań
  • Możliwość analizy wydajności procesu, poszczególnych jego kroków oraz osób w nim uczestniczących, co daje możliwość eliminowania wąskich gardeł, a co za tym idzie usprawnienia efektywności procesu
  • Możliwość integracji z systemami transakcyjnymi firmy pozwala oprzeć procesy rejestracji i dekretacji faktur o słowniki wykorzystywane w tych systemach
Optymalizacja i digitalizacja procesu obsługi korespondencji przychodzącej
 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz firmy w oparciu o rozwiązanie z silnikiem WEBCON BPS pozwala nie tylko wyeliminować obieg dokumentacji papierowej, ale także wyraźnie zminimalizować koszty obsługi fizycznej korespondencji.

Korespondencja przychodząca

Rejestracja korespondencji przychodzącej w sekretariacie polega na klasyfikacji dokumentu, jego fizycznej rejestracji (wprowadzeniu podstawowych informacji na temat dokumentu, takich jak NIP kontrahenta, numer zewnętrzny dokumentu, data wpływu, etc.) oraz przyporządkowanie korespondencji do jej właściciela - osoby, do której akceptacji (lub po prostu wiadomości) trafi dokument w kolejnym kroku. Następnie dokument zostaje przekazywany dalej zgodnie ze ścieżką obiegu właściwą dla danego typu korespondencji.
 


Przykładowy proces obiegu korespondencji przychodzącej:
 

1. Naklejenie kodów kreskowych na dokumenty korespondencji papierowej
 

2. Klasyfikacja i rejestracja dokumentu w systemie przez pracownika Kancelarii
 

3. Skanowanie dokumentów na urządzeniu MFP poprzez panel zintegrowany z e-Kancelarią (możliwość OCR-owania dokumnetów)
 

4. Wybór właściciela dokumnetu wewnątrz firmy
 

5. Dokumenty papierowe oraz e-maile wysyłane na skrzynkę podawczą trafiają do systemu e-Kancelarii

6. Prawidłowo zarejestrowany dokument jest w systemie przekazywany dalej - zgodnie ze ścieżką obiegu właściwą dla danego typu korespondencji


 
Oprócz dwóch wymienionych przykładów w naszej ofercie można znaleźć także następujące procesy biznesowe w cyfrowej wersji na Webcon BPS:​
 
PROCESY SPRZEDAŻOWE I MARKETINGOWE PROCESY OPERACYJNE PROCESY FINANSOWE PROCESY KADROWE PROCESY IT
Automatyzacja procesów biznesowych i marketingowych Obsługa korespondencji i spraw Budżetowanie, planowanie inwestycji, zgłaszanie zapotrzebowania na zakupy Obsługa cyklu zatrudnienia pracownika Rejestracja oraz obsługa zasobów i systemów IT
Akceptacja i publikacja treści Repozytorium dokumentów i DMS Przetwarzanie RFI, RFP, zamówień oraz obsługa przetargów Obsługa wniosków urlopowych Zarządzanie uprawnieniami
Obsługa kampanii newsletterowych i mailingowych Opracowywanie i akceptacja umów Akceptacja faktur kosztowych Obsługa ocen okresowych pracowników Obsługa kont AD & Exchange
Publikacje w mediach społecznościowych Zarządzanie procedurami ISO Automatyzacja obsługi faktur Obsługa zezwoleń na pracę w warunkach specjalnych Zarządzanie projektami
Planowanie wydarzeń i działania po wydarzeniu Zarządzanie jakością i audytami Akceptacja płatności Rejestracja obecności Obsługa zadań doraźnych
Obsługa procesu zakupowego Zgłaszanie innowacji Lean/Six Sigma Zarządzanie limitami kredytowymi Akceptacja dodatków i bonusów pracowniczych oraz podarunków Obsługa zapotrzebowania na zmiany
Rozliczanie wydatków Zarządzanie cyklem życia produktu Zarządzanie podwykonawcami Obsługa planów emerytalnych Pomoc użytkownikom i obsługa bieżących problemów
  Zarządzanie reklamacjami i zwrotami Autoryzacja dostawców Zarządzanie pracownikami zdalnymi  
  Zarządzanie flotą Akceptacja i zwrot kosztów delegacji    


 

Zapytaj o rozwiązanie naszych konsultantów

Zapytaj o rozwiązanie naszych konsultantów