Znacznie zoptymalizowany proces wystawiania faktur i dokumentów zamówień
Usprawnia proces sprawdzania i przechowywania faktur oraz notatek dotyczących zamówień dzięki inteligentnemu zarządzaniu dokumentami.
Założona w 2008 roku firma BistriVet jest obecnie jedną z najbardziej dynamicznych firm zajmujących się dystrybucją i sprzedażą produktów weterynaryjnych w Rumunii. Firma składa się z dwóch głównych działów zajmujących się sektorem weterynaryjnym: działu FARMS oraz działu PET. Działalność firmy polega na imporcie i dystrybucji leków weterynaryjnych, produktów parafarmaceutycznych, pasz i dodatków paszowych, karmy i akcesoriów dla zwierząt domowych oraz produktów do higieny i bezpieczeństwa biologicznego.
Firma działa na terenie całego kraju, a marketingiem i dystrybucją produktów zajmuje się zespół sprzedaży BistriVet, który w ponad 90% składa się z lekarzy weterynarii. Oprócz dystrybucji szerokiej gamy najwyższej jakości produktów weterynaryjnych, BistriVet oferuje swoim klientom profesjonalne usługi, w tym wykwalifikowaną pomoc medyczną dotyczącą sprzedawanych produktów.
Duża liczba faktur i zamówień w BistriVet oznaczała również dużo pracy. Z tego powodu firma BistriVet zdecydowała się na rozwiązanie do przechwytywania, przetwarzania i dystrybucji dokumentów Document Navigator, które umożliwia skanowanie i automatyczne przetwarzanie dokumentów za pomocą kodów kreskowych. Wszyscy pracownicy mają teraz szybki dostęp do wszystkich dokumentów i informacji dzięki zintegrowanemu inteligentnemu rozwiązaniu do zarządzania informacjami M-Files oraz aplikacjom ERP i mogą łatwo śledzić wszystkie zamówienia i dostawy produktów. W ten sposób czas przetwarzania informacji o dostawach produktów skrócił się nawet o 60%.
Szabo Gyula
Dyrektor zarządzający
Wierzymy w naszą zdolność do opracowywania innowacyjnych usług i stosowania ich wspólnie z naszymi klientami, co jest jednym z naszych głównych celów. Wdrażając rozwiązania Konica Minolta, nasza firma korzysta ze wszystkich zalet najnowocześniejszych technologii: zwiększonej wydajności przetwarzania informacji biznesowych, zoptymalizowanego przepływu pracy z dokumentami fizycznymi i elektronicznymi, zwiększonej przejrzystości operacji biznesowych. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów w ramach procesu digitalizacji było podstawą naszej decyzji o wdrożeniu rozwiązania, a teraz wszystko działa płynnie. Łącząc wysokiej jakości produkty, które oferujemy naszym klientom, z najnowocześniejszymi technologiami IT, jesteśmy przekonani, że będziemy w stanie osiągnąć nasze cele biznesowe, a to będzie miało znaczący wkład w rozwój naszych przyszłych projektów.
Cel i kontekst projektu
Głównym celem projektu było wdrożenie aplikacji komputerowych usprawniających proces fakturowania i dostawy produktów poprzez:
- Automatyczną weryfikację faktur wystawionych bez notatek zamówieniowych
- Automatyczne elektroniczne przechowywanie wystawionych faktur i notatek zamówieniowych
- Zapewnienie bezpiecznego dostępu do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej
- Szybką identyfikację lokalizacji, w której fizycznie przechowywane są wystawione faktury i notatki zamówieniowe
Wymagania
Duża ilość dokumentów i informacji w BistriVet oznaczała również dużo pracy. Z tego powodu punktem wyjścia dla tej współpracy była potrzeba wdrożenia aplikacji, która zapewniłaby automatyczne przetwarzanie dokumentów (faktur, notatek zamówień) i tworzenie powiązań między nimi.
Jednocześnie wspólna praca nad dokumentami wymaga jednej platformy, na której pracownicy mogą szybko zidentyfikować dokument, niezależnie od tego, gdzie pracują (w biurze, w domu, na lotnisku lub w innym miejscu), aby zapewnić ciągłość procesów biznesowych.
Wyzwanie
- Duża liczba faktur i zamówień zakupu;
- Identyfikacja brakujących faktur lub notatek dotyczących zamówień;
- Dostępność informacji przetworzonych w aplikacji najpóźniej następnego dnia;
- Integracja oprogramowania ze sprzętem skanującym;
- Ponieważ informacje stanowią podstawę działalności firmy, nie można dopuścić się nawet najmniejszych błędów.
Rozwiązanie
- M-Files to rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które umożliwia przechowywanie wszelkiego rodzaju plików elektronicznych, zapewniając zaawansowane funkcje przechowywania, wyszukiwania i odzyskiwania.
- Document Navigator to inteligentne rozwiązanie do przechwytywania, przetwarzania i dystrybucji dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
- Procesy robocze oparte na rozwiązaniach M-Files i Document Navigator obejmują:
- Nakładanie kodów kreskowych na dokumenty
- Skanowanie dokumentów otrzymanych od klientów
- Wyodrębnianie dokumentów z pliku skanowanego na podstawie kodów kreskowych
- Integracja aplikacji M-Files i ERP
- Sprawdzanie faktur wystawionych przez klientów w tabeli wygenerowanej z systemu ERP i oznaczanie ich w ścisłym powiązaniu z notą zamówienia.
Zalety
- Usprawnienie procesu fakturowania i identyfikacja brakujących dokumentów;
- Szybki dostęp do informacji dzięki integracji aplikacji M-Files i ERP;
- Zwiększenie identyfikowalności zamówień i dostaw produktów;
- Przechowywanie dokumentów elektronicznych w bezpiecznym, wydajnym i przyjaznym dla użytkownika środowisku;
- Dostęp do rozwiązania w oparciu o jasno określone prawa dostępu i zasady;
- Skrócenie czasu przetwarzania informacji o dostawach produktów nawet o 60%;
- Wydajne narzędzia do wyszukiwania, edytowania, udostępniania i organizowania treści oraz informacji;
- M-Files jest systemem opartym na metadanych, dzięki czemu dokumenty i informacje można łatwo klasyfikować i wyszukiwać.