Efektywna organizacja dokumentów dzięki cyfrowej poczcie
Znaczna oszczędność czasu dzięki rozwiązaniu cyfrowej poczty M-Files
Viaduct to firma z siedzibą w Odorheiu Secuiesc w Rumunii, specjalizująca się w budownictwie cywilnym, przemysłowym, drogowym i mostowym, a także w pracach związanych z kanalizacją deszczową i ściekową. Obecna na lokalnym rynku od 1994 roku, firma cieszy się dziś solidną reputacją, zdobywając zaufanie swoich klientów dzięki udanym projektom budowlanym. Firma dysponuje zespołem dobrze wyszkolonych i utalentowanych inżynierów i budowniczych. Oprócz własnych pracowników, firma współpracuje z dużą liczbą podwykonawców.
Wcześniej Viaduct posiadała analogowe, fizyczne archiwum, co wiązało się z czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów. Dochodziło również do utraty dokumentów, które nie były zarejestrowane w systemie. Dlatego firma Viaduct zdecydowała się wdrożyć rozwiązanie cyfrowej poczty M-Files, które obejmuje również system OCR do przechwytywania odpowiednich danych ze skanowanych dokumentów. Przejście na system elektroniczny pozwoliło na znaczną oszczędność czasu w zarządzaniu dokumentami. Pracownicy mogą teraz szybko wyszukiwać dokumenty i informacje dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi M-Files.
Luka Csaba
Administrator wiaduktu
Dzięki wdrożeniu rozwiązania Digital Mailroom udało nam się usprawnić procedurę rejestracji dokumentów w naszej firmie, a aplikacja jest obecnie intensywnie wykorzystywana przez naszych pracowników, którzy skorzystali ze szkoleń i doradztwa zespołu Konica Minolta. Polecamy M-Files wdrożone przez zespół Konica Minolta jako świetną opcję dla organizacji, które chcą poprawić wydajność zarządzania dokumentami.
Cel i kontekst projektu
Aby zoptymalizować wewnętrzne działania i wykorzystywane rozwiązania IT, firma Viaduct chciała wdrożyć system, który uprościłby procedurę rejestrowania dokumentów przychodzących i wychodzących. Firma potrzebowała również systemu zarządzania dokumentami z przyjaznym dla użytkownika interfejsem, w którym wyszukiwanie dokumentów byłoby łatwe, raporty mogłyby być generowane bez interwencji dostawcy rozwiązania, a procesy pracy z dokumentami mogłyby rozpoczynać się bezpośrednio z tablicy urządzeń wielofunkcyjnych.
Żądania
System zarządzania dokumentami musi
- umożliwiać tworzenie wielu rejestrów elektronicznych w celu zapewnienia sprawnej organizacji w firmie
- dawać możliwość automatycznego resetowania numerów rejestrowych na początku każdego roku
- zawierać system OCR do skanowania i przechwytywania odpowiednich danych z dokumentów (OCR) w celu ułatwienia szybkiego wyszukiwania informacji
- oferować automatyczny transfer zeskanowanego dokumentu z płyty MFP do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
- migrować wszystkie rekordy i dokumenty z systemu informatycznego używanego w przeszłości
- oferować bezpieczny dostęp do aplikacji w oparciu o zdefiniowane uprawnienia
Wyzwanie
- Czasochłonne wyszukiwanie dokumentów w archiwum fizycznym;
- Uciążliwe zarządzanie dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi;
- Utrata dokumentów, które nie zostały zarejestrowane w systemie;
- Raporty generowane wyłącznie na żądanie i za dodatkową opłatą;
- Konieczność tworzenia wielu rejestrów elektronicznych i zarządzania nimi.
Rozwiązanie
- M-Files to rozwiązanie do elektronicznego zarządzania dokumentami, które umożliwia przechowywanie wszelkiego rodzaju plików elektronicznych, zapewniając zaawansowane funkcje przechowywania, wyszukiwania i odzyskiwania danych w całym przedsiębiorstwie.
- Dostosowanie platformy M-Files do wymagań firmy.
- Integracja rozwiązania z urządzeniami wielofunkcyjnymi Konica Minolta w celu łatwego przenoszenia dokumentów do rozwiązania Digital Mailroom.
- Poprawa efektywności czasu pracy, na przykład dzięki natywnej integracji z programem Outlook. System umożliwia zapisywanie załączonych dokumentów bezpośrednio z programu Outlook, a także z poczty elektronicznej. Dodatek M-Files Outlook Add-on jest częścią integracji M-Files z pakietem Microsoft Office. Dodatek ten jest oferowany wraz z każdą instalacją M-Files Desktop;
- Definiowanie wielu rejestrów w firmie, z automatycznym ustawianiem numerów rejestracyjnych i resetowaniem indeksu na początku każdego roku;
- Tryb rezerwacji numerów w rejestrach dla przypadków nietypowych;
- Powiadomienia ustawiane automatycznie z poziomu aplikacji lub powiadomienia o dokumentach wymagających rozwiązania;
- Ochrona danych poprzez ustawienie uprawnień dostępu na poziomie użytkownika.
Zalety
- Szybka migracja ze starego systemu zarządzania dokumentami do M-Files;
- Szybkie wyszukiwanie dokumentów i informacji;
- Automatyczne powiadomienia;
- Specjalne raporty dla każdego rejestru;
- Integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi Konica Minolta i pakietem Microsoft Office;
- OCR dokumentów zapisanych w M-Files;
- Bezpieczny dostęp do informacji w rejestrach elektronicznych