Jak zyskać szybszy dostęp do informacji podczas pracy zdalnej ? Połącz zarządzanie treścią (ECM) z usługą Microsoft 365 i korzystaj z pełnego potencjału pracy cyfrowej

Na początku pandemii wirusa COVID-19 rząd wprowadził nakaz pracy w domu. Wiele organizacji niemal z dnia na dzień wprowadziło rozwiązania oparte na chmurze, takie jak Microsoft 365. Usługi takie jak Microsoft Teams zapewniały niezbędne narzędzia do komunikacji i współpracy, które usprawniały pracę w domu. Nic więc dziwnego, że Microsoft Teams obecnie posiada 145 milionów użytkowników na całym świecie¹.

Jednakże, organizacje nadal posiadają problemy związane z zarządzaniem informacjami. Pracownikom stale brakuje dostępu do wielu danych oraz informacji, dzięki którym mogliby szybciej i skuteczniej wspierać procesy biznesowe oraz dbać o obieg dokumentów. 

Idealnym rozwiązaniem, odpowiadającym na potrzeby pracowników, byłoby narzędzie do wyszukiwania, które działa podobnie jak strona Google, umożliwiając im:

• szybkie wyszukiwanie informacji w każdej bazie danych
• pobieranie wszystkich istotnych informacji i danych
• dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu

Łącząc oprogramowanie do zarządzania treścią (oprogramowanie ECM) z Microsoft Teams, dajesz pracownikom to, czego potrzebują. W ten sposób, system zarządzania treścią pomaga organizacji zapewnić bezpieczeństwo informacji oraz odpowiednio nimi zarządzać. Usprawnia on również zarządzanie dokumentami oraz pilnuje zgodności dokumentów z obowiązującymi przepisami.

Czas przejąć kontrolę nad swoimi informacjami

Od czasu przejścia na pracę zdalną, organizacje coraz częściej napotykają trudności w zarządzaniu informacją oraz treścią.

W firmach, które nie miały dotychczas jasno określonych zasad dotyczących przechowywania dokumentów i zarządzania cyklem życia treści, przejście na Microsoft Teams spowodowało, że niektóre organizacje zaczęły  używać tej usługi również jako struktury archiwizacyjnej.

Z ostatniego badania Konica Minolta² wynika, że  66% firm przechowuje dokumenty  w sposób nieusystematyzowany: 

• 9% firm polega jedynie na załącznikach umieszczanych w  poczcie elektronicznej i osobistych dyskach lokalnych
• 34% firm korzysta z chmury, ale posiada tam wiele niezorganizowanych i zduplikowanych plików
• 23% firm korzysta z jednego sieciowego systemu udostępniania plików, który jest chaotycznie zarządzany
• Tylko jedna trzecia organizacji (33%) posiada dobrze zorganizowany system sieciowy do udostępniania plików

Niestety, zdecentralizowane podejście do zarządzania treścią oraz  archiwizowania informacji może prowadzić do różnego rodzaju problemów. Oto jedne z najpoważniejszych problemów:

• Zbyt  duża ilość czasu spędzona na szukaniu odpowiednich informacji przez pracowników, które skutkuje obniżenim ich efektywności oraz produktywności
• Brak możliwości wglądu do pełnych informacji firmowych
• Brak aktualizacji dokumentów
• Ryzyko dublowania dokumentów
• Ryzyko wystąpienia niezgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych

Rozwiązanie ECM – narzędzie, które usprawnia codzienną pracę

Wszystkie wspomniane wyżej problemy można rozwiązać za pomocą systemu zarządzania treścią (system ECM), bez konieczności migrowania danych i dokumentów. System ECM oraz M-Files stanowią inteligentną platformę do zarządzania treścią, która:

• Wprowadza spójność w przechowywaniu danych oraz dokumentów we wszystkich zbiorach informacji, systemach pamięci masowej i aplikacjach biznesowych
• Upraszcza zarządzanie informacją, a dzięki automatyzacji wspiera i usprawnia działania związane z zapewnieniem zgodności przepisów
• Oszczędza czas i wysiłek pracowników, którzy mogą sprawniej znaleźć potrzebne im informacje
• Zapewnia bezpieczeństwo w zakresie bieżącego aktualizowania danych oraz ochrony dokumentów przed przypadkowym usunięciem

• Bezpośredni dostęp z poziomu Teams do danych przedsiębiorstwa, bez względu na to, gdzie są przechowywane. Nie ma więc potrzeby przełączania się między aplikacjami. M-Files umożliwia dodatkowo przenoszenie treści z innych systemów do kanałów Teams
• Inteligentna wyszukiwarka, która umożliwia użytkownikom szybkie i efektywne znajdowanie informacji potrzebnych do obsługi procesów biznesowych, przepływów pracy oraz codziennych zadań
• Pewność, że wszyscy przeglądają, udostępniają oraz pracują na najnowszej wersji dokumentów

Długotrwała zmiana na lepsze

Łącząc oprogramowanie M-Files z Microsoft 365, zwiększysz wydajność i produktywność swoich pracowników. To wszystko możliwe jest bez konieczności poznawania  nowego systemu lub przełączania się między aplikacjami.

Ponadto, ze względu na kontrolowany dostęp do informacji, Twoja organizacja zwiększy poziom swojego bezpieczeństwa, a same dane będą zarządzane zgodnie z obowiązującą polityką i przepisami.

Wiele organizacji oczekuje, że możliwość pracy w domu będzie kluczowym elementem ich hybrydowej przyszłości. Dlatego, wdrożenie rozwiązania M-Files jest adekwatną propozycją, która pozwoli Twojej organizacji czerpać długoterminowe korzyści z dostępu do informacji.

Links and sources