M-Files

Inteligentne Zarządzanie Informacjami, Dokumentami i Procesami


M-Files to inteligentny system zarządzania informacjami, który umożliwia czerpanie pełnych korzyści z jakości, integralności i dokładności kluczowych danych, nawet wówczas, gdy owe informacje znajdują się w innym niż M-Files systemie. Użytkownicy M-Files mają do dyspozycji obszerny zestaw narzędzi służący do znajdowania, edytowania, udostępniania i porządkowania firmowych informacji i treści. Dzięki systemowi M-Files przedsiębiorcy mogą również przekonać się, jakie korzyści może przynieść ich firmie Sztuczna Inteligencja.


W dzisiejszych czasach firmy muszą stawić czoła silnej konkurencji we wszystkim, czym się zajmują. W tak wymagających warunkach kluczową kwestią jest to, by wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwa i organizacje stale optymalizowały i zwiększały wydajność swych biznesowych działań, jeśli chcą być krok przed konkurencją. 

 

Wdrożenie inteligentnego systemu zarządzania informacjami pozwala firmom na czerpanie korzyści z jakości, integralności i dokładności kluczowych danych. Właściwe zarządzanie informacjami może być również przydatne jako środek zarządzania ryzykiem, narzędzie gwarantujące legalność podejmowanych działań, umożliwiające jednolity cykl pracy oraz porządkujące wszelkie firmowe procesy i procedury. 

 

W przeciwieństwie do tradycyjnego systemu zarządzania ECM (Enterprise Content Management),  M-Files pozwala firmom na zarządzanie swoimi danymi nawet wówczas, gdy znajdują się one w innym niż M-Files systemie lub bazie. Użytkownicy systemu mogą korzystać ze znakomitych narzędzi służących do znajdowania, edytowania, udostępniania i porządkowania informacji, jak również przekonać się o korzyściach, jakie niesie ze sobą automatyzacja niektórych kluczowych procesów w firmie za pomocą sztucznej inteligencji.


Przegląd Systemu M-Files

System zarządzania informacjami przedsiębiorstwa M-Files to rozwiązanie ulepszające oraz upraszczające sposób zarządzania dokumentami i informacjami w firmie. Jego wdrożenie prowadzi do większej produktywności i wydajności w zarządzaniu danymi przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z obowiązującymi normami. M-Files to system, dzięki któremu możesz szybko i łatwo znajdować, udostępniać oraz zabezpieczać wszelkie dokumenty i informacje, nawet jeśli twoja firma działa w najbardziej wymagającej i obwarowanej przepisami prawnymi branży.

SKONTAKTUJ SIĘ Z NASZYMI SPECJALISTAMI OD OPROGRAMOWANIA

JAK DZIAŁA SYSTEM M-FILES?

JAK DZIAŁA SYSTEM M-FILES?
 
   

Efektywne zarządzanie informacją 
Dokumenty i informacje zorganizowane są w systemie na bazie ich atrybutów i powiązań z innymi obiektami takimi jak: klient, projekt, pracownik, umowa, zamówienie, faktura

 

  Wygodny interfejs
Możliwość zarządzania plikami znajdującymi się w dowolnym systemie lub lokalizacji za pomocą pojedynczego okna (interfejsu) bez względu na rodzaj wykorzystywanego urządzenia (urządzenia mobilne lub stacjonarne, aplikacje webowe)
 
 
Jednorazowe logowanie
Dostęp do wszystkich informacji za pośrednictwem jednego punktu dostępu bez względu na źródło danych
  Śledzenie terminów
Funkcja powtórnego składania dokumentów, dołączanie nowych wersji i monitorowanie ostatecznych terminów zawartych np. w umowie, albo piśmie, np. z instytucji czy urzędu

 
 
Szybkie i spersonalizowane wyszukiwanie
  • Tworzenie własnych zakresów wyszukiwania, zakładek, zapisywanie ulubionych treści
  • Możliwość konfiguracji ustawień wyszukiwania w zależności od indywidualnych potrzeb w celu wyszukiwania treści określonego rodzaju i w określonej lokalizacji
  Inteligentna praca z dokumentami
  • Szybkie i łatwe udostępnianie poszczególnych treści współpracownikom lub zewnętrznym partnerom
  • Funkcja współtworzenia dokumentów możliwość korzystania z tego samego pliku równocześnie przez dwie osoby bez konieczności powielania dokumentu
  • Kontrola edycji – pewność, że dany dokument udostępniany jest w swojej najnowszej wersji

ROZWIĄZANIA NA M-FILES – POMOC W ZARZĄDZANIU

ROZWIĄZANIA NA M-FILES – POMOC W ZARZĄDZANIU
Zarządzanie umowami
  • Zabezpieczone i odpowiednio uporządkowane umowy
Zarządzanie dokumentami
  • System kontroli dostępu i edycji – możliwość uzyskania natychmiastowego dostępu do danej wersji plików za pośrednictwem dowolnego urządzenia, unikanie powtarzających się treści
Zarządzanie przedsiębiorstwem
  • Zarządzanie dokumentacją firmową bez względu na jej format lub pochodzenie – przekształcanie danych niezarządzanych w zarządzane w ciągu zaledwie kilku minut
 
Należności
  • Zarządzanie fakturami, rachunkami, zamówieniami zakupu
Zarządzanie fakturami
  • Automatyzacja procesu analizy i zatwierdzania faktur oraz innych finansowych procesów zachodzących w firmie, gwarancja opłacania faktur w terminie i precyzyjnego
 
Zasoby ludzkie
  • Zarządzanie procesami rekrutacyjnymi, szkoleniami, ocenami pracowników, listami płac i świadczeniami, ochrona danych wrażliwych
Zarządzanie projektami
  • Ustalanie prostych zasad widoczności treści, ostatecznych terminów zleceń oraz osób odpowiedzialnych za dany projekt, całościowe usprawnienie procesu zarządzania projektem
Zarządzanie rejestrami
  • Zarządzanie rejestrami danych od momentu powstania danej informacji do jej finalnej archiwizacji i utylizacji
 
Automatyzacja procesów sprzedaży i marketingu
  • Zintegrowanie z istniejącym systemem CRM w celu tworzenia powiązań z kluczowymi dokumentami, takimi jak oferty, wnioski, prezentacje, umowy, zamówienia zakupu, faktury, wyceny oraz emaile
Szkolenia
  • Zarządzanie procesami szkolenia pracowników, wydawania certyfikatów i organizowania innych działań szkoleniowych
Jakość i zgodność z przepisami
  • Zarządzanie procesami audytu, standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP), raportami niezgodności oraz działaniami naprawczymi i zapobiegawczymi (CAPA)

KORZYŚCI DLA KLIENTA

KORZYŚCI DLA KLIENTA

  • szybki dostęp do informacji
  • dostęp do wszelkich istotnych informacji zlokalizowanych w różnych miejscach za pośrednictwem jednej platformy
  • zmniejszenie kosztów związanych z poszukiwaniem określonych danych
  • większa produktywność firmy dzięki przyspieszonemu i przejrzystemu przepływowi pracy
  • promowanie współpracy między poszczególnymi oddziałami firmy
  • łatwa, intuicyjna obsługa
  • możliwość konfiguracji i dostosowania do określonych potrzeb
  • możliwość pracy w trybie offline oraz za pośrednictwem urządzeń mobilnych z systemem iOS lub Android
  • jednolity interfejs użytkownika bez względu na rodzaj wykorzystywanego urządzenia
  • wysoki wskaźnik ROI (zwrot z inwestycji) = szybkie zyski

PODSUMOWANIE

PODSUMOWANIE

SYSTEM M-FILES...

  • jest oparty na metadanych (co vs. gdzie).
  • może zostać wdrożony w oprogramowaniu chmurowym, lokalnym lub w formacie hybrydowym.
  • jest prosty, w pełni konfigurowalny i przystosowany do obsługi wszystkich firmowych procesów.
  • jest zintegrowany z systemem operacyjnym Windows, choć można go również szybko i łatwo przystosować do funkcjonowania w innym oprogramowaniu.
  • może zostać udostępniony na dowolnym urządzeniu.
  • aktualizuje się automatycznie.
  • spełnia wszelkie standardy prawne – kopia zapasowa wszystkich danych tworzona jest według kompleksowej koncepcji autoryzacyjnej.
  • spełnia wszelkie wymogi audytowe oraz jest zgodny z przepisami RODO dotyczącymi archiwizacji danych.

SZCZEGÓŁOWE WŁAŚCIWOŚCI PLATFORMY:

SZCZEGÓŁOWE WŁAŚCIWOŚCI PLATFORMY:

Oparcie na metadanych

  • Możliwość zarządzania danymi zarówno w ustrukturyzowanym, jak i nieustrukturyzowanym formacie
  • Uzupełnianie metadanych za pomocą automatycznych sugestii
  • Uproszczone indeksowanie danych za pomocą sztucznej inteligencji, automatycznie sugerującej określone zmienne, takie jak klasa, typ, klient, projekt czy zlecenie

Integracja Bazy Danych Active Directory

  • Pokazywane elementy zależne od praw dostępu
  • Automatyczne zarządzanie prawami dostępu
  • Bezpieczny dostęp: prawo do wglądu zależne od zawartości danego pliku
  • Automatyczne wdrażanie zmian organizacyjnych dla indywidualnych użytkowników którzy dołączają do nowych zespołów projektowych lub zleceń

Optyczne i Inteligentne Rozpoznawanie Znaków

  • Wydobywanie danych ze skanowanych dokumentów za pomocą techniki OCR (Optycznego Rozpoznawania Znaków), jak również ICR (Inteligentnego Rozpoznawania Znaków), kodów kreskowych i kodów separujących – uzyskanie większej dokładności dzięki określonym zasadom weryfikacji
  • Możliwość zarządzania plikami znajdującymi się w dowolnym systemie lub lokalizacji za pomocą pojedynczego okna (interfejsu) bez względu na rodzaj wykorzystywanego urządzenia (urządzenia mobilne lub stacjonarne, aplikacje webowe)

Jednorazowe logowanie

  • Dostęp do wszystkich informacji za pośrednictwem jednego punktu dostępu bez względu na źródło danych

Wyszukiwanie

  • Zapisywanie najczęściej wyszukiwanych treści i plików
  • Możliwość indywidualnego oznaczania wyników wyszukiwania w celu łatwiejszego odnalezienia pożądanej treści w przyszłości

Funkcja Offline

  • Możliwość korzystania z systemu M-Files bez potrzeby łączenia się z siecią WLAN
  • Możliwość pracy w trybie offline przy przeglądaniu, edytowaniu i zapisywaniu dokumentów
  • Automatyczna aktualizacja edytowanych treści w momencie ponownego połączenia się z siecią

Podgląd wyników wyszukiwania

  • Podgląd najważniejszych dokumentów biurowych w trakcie wyszukiwania (prezentacje, dokumenty, zdjęcia i emaile)
  • Możliwość wykrywania potencjalnie uszkodzonych plików, dzięki czemu nie traci się czasu na ich pobieranie

Modularna struktura

  • Możliwość szybkiego i łatwego dodawania, usuwania i zmieniania poszczególnych komponentów
  • Zoptymalizowany proces instalacje i konfiguracji systemu, pozwalający skupić się na budowaniu wartości rozwiązania dla klienta
  • Efektywny, zarówno dla integratora i klienta, sposób aktualizacji i utrzymania systemu

DO POBRANIA

DO POBRANIA
mfiles 1

Pobierz broszurę dotyczącą produktu, aby mieć wszystkie informacje pod ręką

 

M-files - broszura

Pobierz broszurę dotyczącą produktu, aby mieć wszystkie informacje pod ręką

M-files - broszura
mfiles 2

Skontaktuj się z nami

Skontaktuj się z nami