Praca zdalna jako nieodłączny element biznesu przyszłości

Praca zdalna była rozwijającym się trendem jeszcze przed wybuchem pandemii. Już wtedy wielu pracowników korzystało z tej swobody i elastyczności, pracując z domu, korzystając z przestrzeni co-workingowych lub innych miejsc poza biurem. Pracodawcy również odczuwali korzyści z pracy zdalnej. To pozwoliło im ograniczyć koszty związane z wynajmowanym budynkiem czy zaopatrzeniem biura. Ponadto, dzięki tej formie pracy, mogli oferować bardziej elastyczne warunki potencjalnym pracownikom.

Pandemia jednak doprowadziła do znacznego wzrostu liczby osób pracujących zdalnie (głównie w domu). Jakie są zalety i wady pracy zdalnej oraz jak organizacje mogą optymalizować strategie pracy w przyszłości?
 

Jak utrzymać balans pomiędzy pracą a życiem prywatnym? 

Możliwość pracowania zdalnego może przynieść pracownikom wiele korzyści. Można na przykład łączyć pracę zdalną (elastyczne godziny pracy) z codziennymi obowiązkami opiekuńczymi. Ze względu na to, że pracownicy nie muszą codziennie dojeżdżać do pracy, mogą zamieszkać w miejscu, które im najbardziej odpowiada. Podczas pracy zdalnej nie muszą także przejmować się staniem w porannych korkach. To pozwala im również na zmianę miejsca zamieszkania wraz z partnerem, którego praca wymaga przeprowadzki do innego miasta czy kraju. Dla wielu pracowników elastyczne podejście do pracy zdalnej prowadzi do zachowania lepszej równowagi między życiem zawodowym i domowym, a także wiąże się z takimi korzyściami, jak poprawa zdrowia i większe zadowolenie. Wiele osób twierdzi również, że pracując zdalnie czuje się bardziej produktywnie ze względu na mniejszą liczbę czynników rozpraszających i zakłócających pracę.

Co zrobić, aby praca zdalna była korzystna dla wszystkich?

 

Praca zdalna przynosi liczne korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Dlatego też wiele organizacji  pozostawia pracownikom możliwość wyboru.

Osoby pracujące zdalnie potrzebują cyfrowej przestrzeni, która sprawi, że komunikacja, współpraca oraz dostęp do informacji będą tak samo łatwe, jak w biurze. Technologia, która wspiera zespoły zdalne, zapewnia rozwiązania również dla personelu pierwszego kontaktu, czyli osób pracujących na stanowiskach niezależnych od lokalizacji, takich jak: budownictwo, opieka społeczna, transport i logistyka, a także tych pracujących w sklepach, fabrykach oraz magazynach.
 

4 wskazówki, które ułatwią pracę zdalną w Twojej firmie

Oto cztery porady, które sprawią, że praca zdalna stanie się udanym elementem przyszłej strategii organizacji.
 

1. Wsparcie oraz mentoring

Kiedy członkowie zespołu pracują zdalnie lub hybrydowo, menedżerowie potrzebują narzędzi i szkoleń, które pomogą im ocenić ich wydajność, obciążenie pracą, a także określić plan dotyczący rozwoju zawodowego.

Jednym z obowiązków kierownika jest wsparcie pracowników zdalnych w zakresie budowania i utrzymywania więzi ze współpracownikami oraz całą firmą. Ważną rolę odgrywają również regularne, wirtualne spotkania z całym zespołem. Jeśli jest to wykonalne, menedżerowie powinni rozważyć także zorganizowanie od czasu do czasu osobistego spotkania dla całego zespołu, np. okazjonalne spotkanie w miejscu pracy, spotkanie integracyjne lub inne ważne wydarzenie.
 

2. Społeczny aspekt pracy

Pracownikom, którzy pracują zdalnie, może brakować fizycznego kontaktu z kolegami z pracy. W takich chwilach nawet rozmowa przy automacie z kawą nabiera większego znaczenia. Praca zdalna w pełnym wymiarze godzin oznacza również, że nowsi lub młodsi członkowie zespołu mają mniej okazji do nieformalnej nauki oraz integracji z zespołem.

Aby zintegrować swój zespół, menedżerowie mogą zachęcać pracowników zdalnych do komunikowania się i czatowania ze współpracownikami. Dodatkowo mogą organizować regularne wizyty kontrolne. Pomocne staną się również wirtualne spotkania zespołu, których cel jest bardziej towarzyski niż związany z pracą.
 

3. Zapewnij cyfrowe wsparcie

W badaniu przeprowadzonym przez Konica Minolta prawie 50% małych i średnich przedsiębiorstw stwierdziło, że ​​brak niezbędnego sprzętu lub oprogramowania jest dla pracowników poważnym problemem związanym z pracą w domu.

Dlatego też zapewnienie pracownikom odpowiedniego sprzętu powinno być jednym z priorytetów pracodawcy. Dzięki temu pracownicy mogą pracować efektywniej, niezależnie od miejsca pracy.
Oprócz sprzętu menedżer powinien również zadbać o odpowiedni pakiet komórkowy oraz szerokopasmowy dostęp do Internetu.

Pracownicy będą potrzebować również usług czatu i wideokonferencji, aby komunikować się ze sobą, a także narzędzi do zdalnej pracy zespołowej. Przyjęcie usług opartych na chmurze, takich jak Microsoft 365, z pewnością ułatwi im dostęp do szerokiej gamy narzędzi z dowolnego urządzenia i miejsca. Aby chronić dane i infrastrukturę organizacji przed zagrożeniami cybernetycznymi, należy również wdrożyć odpowiednie usługi bezpieczeństwa i przeszkolić pracowników zdalnych w zakresie najlepszych praktyk. Szkolenie z zakresu IT pracowników zdalnych może zwiększyć bezpieczeństwo oraz produktywność zespołu, a także poprawić wydajność firmy.
 

4. Ułatwiaj dostęp do informacji

Czas spędzony na szukaniu właściwego pliku może wstrzymać realizację zadania albo doprowadzić do niepotrzebnego powielania informacji. Przyspieszenie digitalizacji, np. poprzez skanowanie dokumentów lub wprowadzenie rozwiązań do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) może pomóc w rozwiązaniu problemu dostępu do informacji. Digitalizacja nie tylko ułatwia znalezienie potrzebnych danych i dokumentów, ale także pomaga zwiększyć bezpieczeństwo informacji, zapewniając większą kontrolę nad tym, kto ma do nich dostęp.

Jak rozwijać strategię pracy zdalnej?

Podczas pandemii wiele organizacji doświadczyło zarówno zalet, jak i wad pracy zdalnej. Firmy przekonały się, że należy dokonać pewnych zmian w zakresie technologii, szkoleń i zarządzania, aby zapewnić zespołom warunki do współpracy oraz realizacji zadań, a także zagwarantować im możliwość rozwoju zawodowego.

W niedalekiej przyszłości wiele organizacji planuje wdrożyć elastyczne podejście do stylu pracy, łącząc pracę zdalną i biurową. Aby się to udało, kluczowe znaczenie będzie miało zapewnienie dostępu do potrzebnych narzędzi, technologii i wsparcia oraz stworzenie kultury organizacyjnej, która pozwoli wszystkim pracownikom zintegrować się ze współpracownikami, menedżerami i firmą.