Każda firma musi zmierzyć się z problemem, jak zwiększyć efektywność codziennej pracy. Nie tylko te, które się rozwijają lub zmieniają swoje miejsce pracy, muszą poświęcić się tej kwestii. Wąskie gardła, izolowane rozwiązania i silosy danych mogą stanowić duże obciążenie dla organizacji.
Każda firma musi zmierzyć się z kwestią zwiększenia efektywności codziennej pracy. Nie tylko te, które się rozwijają lub zmieniają swoje miejsce pracy, muszą poświęcić się temu tematowi. Wąskie gardła, izolowane rozwiązania i silosy danych mogą stanowić duże obciążenie dla organizacji.
„Musimy przygotować się na przyszłość!” To zdanie słyszy się cały czas, ale co tak naprawdę oznacza? Jak przygotować się na przyszłość? W rzeczywistości każda firma powinna stworzyć podstawy, aby móc powiedzieć: „Chcemy być gotowi na przyszłość!”. Dotyczy to kilku poziomów jednocześnie. Często niedocenianym czynnikiem jest organizacja przepływu pracy: firmy muszą unikać wąskich gardeł w przepływie pracy i odejść od silosów danych i izolowanych rozwiązań.
W Oslo zarządzanie danymi jest zorganizowane tak jak wspólne biuro: przejrzyste i otwarte dla wszystkich
Przemyślenie komunikacji biurowej, stworzenie infrastruktury gotowej na przyszłość i możliwość elastycznej rozbudowy – to podstawa potencjału w przyszłości pracy. Norweska firma architektoniczna Arcasa Arkitekter z Oslo jest przykładem tego, jak zrównoważona i upraszczająca przepływ pracy idea może gwarantować wydajność przez lata. Wszyscy pracownicy siedzą razem w dużym wspólnym biurze w starym ceglanym budynku. Wyzwanie: zapewnienie każdemu z nich łatwego dostępu do wszystkich danych i dokumentów oraz zapewnienie płynnego przepływu pracy. Od MS Office i szkiców CAD po drukowanie w formacie A3 i nie tylko. Kierowniczki wewnętrznej organizacji, Marianne Ruud i Karin Kristiansen, znalazły wielofunkcyjne rozwiązanie dla wszystkich osób w biurze, które planują, szkicują i opracowują rysunki techniczne jako szablony konstrukcyjne. Miejsce pracy funkcjonuje teraz jako inteligentne biuro z nową organizacją i infrastrukturą, dzięki czemu wąskie gardła i niekompatybilne interfejsy należą już do przeszłości, nie tylko w zakresie zarządzania danymi, ale także skanowania, kopiowania i drukowania. Każdy ma łatwy dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje (i do czego ma uprawnienia). Pozwala to na wzajemny przegląd podczas spotkań z klientami, a plany wypełniające ściany zapewniają lepsze podsumowanie całych projektów. Na tej podstawie architekci Arcasa mogą w najbliższych latach wdrażać najnowsze rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb. Nie muszą jednak posuwać się tak daleko, jak ich sąsiedzi ze Szwecji. Tam, w centrum start-upowym „Epicenter” w Sztokholmie, ludzie mają pod skórą chip RFID, który zapewnia im dostęp do budynku, umożliwia korzystanie z kopiarek i służy do płacenia za napoje w automatach.
Z Rzymu na cały świat: dostęp do zarządzania danymi i scentralizowanego zarządzania drukowaniem z dowolnego miejsca
W międzynarodowej kancelarii prawnej Chiomenti Studio Legale w Rzymie również nie posunięto się do wszczepiania chipów. Kancelaria posiada biura w Europie, Stanach Zjednoczonych i Chinach, a wyzwaniem dla przyszłości pracy w tym przypadku jest ujednolicenie zarządzania danymi i komunikacji biurowej aż do drukarki. W tym celu specjaliści IT zarejestrowali i przeanalizowali cały przepływ pracy w firmie. Na tej podstawie stworzyli nowe archiwum cyfrowe, które umożliwia szybki i precyzyjny dostęp do dokumentów ze wszystkich lokalizacji w oparciu o różne kryteria. W ten sposób przepływ pracy może być płynnie połączony na trzech kontynentach bez problemów z kompatybilnością. Kontynenty są połączone dzięki jednolitemu zarządzaniu danymi i wsparciu informatycznemu.
Praca w sieci: każdy wie, gdzie są rzeczy i jak je znaleźć
Izolowane rozwiązania coraz częściej stają się symbolem przeszłości. Centralne interfejsy do wymiany danych i jednolite narzędzia do komunikacji biurowej w poszczególnych grupach i dużych społecznościach znacznie ułatwiają codzienną pracę. Jonathan Grudin, główny badacz w firmie Microsoft, uważa, że w przyszłości rozwój technologiczny będzie w coraz większym stopniu zależał od poszczególnych osób: „Ludzie będą tworzyć miejsca pracy przyszłości, zamiast być tylko do nich szkoleni. Już dziś technologia odgrywa decydującą rolę”. To ludzie nadal będą decydować o tym, jakie technologie będą im towarzyszyć w przyszłości.