Prawie żadna firma nie pominie wzmianki o swojej innowacyjności przed interesariuszami – klientami, inwestorami i potencjalnymi pracownikami. Jednak na pytanie, w jaki sposób ta kluczowa funkcja biznesowa jest zorganizowana w ich firmie, wielu nie potrafi wskazać jasnej procedury. Ivan Malchev, ekspert ds. procesów tworzenia pomysłów w firmie Konica Minolta, wyjaśnia, jak pomóc w rozwoju dobrych pomysłów, usprawnić je i stworzyć kulturę innowacyjności wspieraną przez odpowiednią technologię.
Ivan, od kilku lat pracujesz nad rozwiązaniami służącymi efektywnej organizacji procesów tworzenia pomysłów. Dlaczego organizowanie pomysłów jest tak ważne? Czy nie jest to proces naturalny?
Ivan Malchev: Tworzenie pomysłów stanowi podstawę innowacyjności przedsiębiorstw, a innowacyjność jest katalizatorem tworzenia nowych przedsiębiorstw w przyszłości. Dlatego wszystkie organizacje twierdzą, że jest to jeden z ich głównych priorytetów. Jednak w wielu przypadkach kwestia ustrukturyzowanego i wspieranego procesu pozostaje bez odpowiedzi. Faktem jest, że wiedza, talenty i pomysły istnieją w każdej firmie. Mimo to pomysły są często pomijane, nie są dostrzegane lub giną w codziennej działalności, ponieważ ich autorzy nie mają możliwości lub narzędzi, aby dotrzeć do odpowiednich odbiorców. W rzeczywistości musimy więc stworzyć odpowiednie środowisko i ułatwić rozwój odpowiedniej kultury, aby znaleźć te pomysły i wykorzystać je. Dlatego potrzebujemy platformy organizacyjnej, która wspiera holistyczną kulturę tworzenia pomysłów i innowacji w ramach organizacji.
„Pieniądze nigdy nie inspirują nowych pomysłów”
Ivan Malchev
Czy tworzenie pomysłów można postrzegać jako odrębną funkcję wykonywaną wyłącznie przez niewielki zespół w ramach organizacji?
Ivan Malchev: Nie, nie można. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsze wyniki osiąga się, gdy każdy członek organizacji wnosi swój intuicyjny wkład na własnych warunkach i dzieli się swoimi spostrzeżeniami, wiedzą i perspektywą. Ponadto poszerzenie grona uczestników poza organizację może okazać się prawdziwym przełomem w generowaniu pomysłów: warto rozważyć zaangażowanie ekspertów branżowych, klientów, dostawców lub partnerów branżowych. Często zaskakujące jest to, co może zapoczątkować zewnętrzna perspektywa. Dlatego też, dążąc do wprowadzenia innowacji w swojej firmie, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii.
Innymi słowy, skuteczny proces tworzenia pomysłów wymaga zarządzania i wskazówek. Jak to zrobić? Co jest do tego potrzebne?
Ivan Malchev: Skuteczny proces tworzenia pomysłów zaczyna się od motywowania uczestników do udziału i kontynuowania tego procesu. Żeby było jasne: nie mówię tu o motywacji finansowej; z naszego doświadczenia wynika, że ma ona co najwyżej ograniczony, krótkotrwały efekt. Znacznie ważniejszymi czynnikami kształtującymi kulturę sprzyjającą tworzeniu pomysłów w organizacji i sprzyjającymi długoterminowemu zaangażowaniu uczestników są uznanie i docenienie (najlepiej ze strony starszych rangą interesariuszy). Jeśli chodzi o sam proces tworzenia pomysłów, bardzo pomocne jest posiadanie jasnych ram.
Czy skuteczne generowanie pomysłów wymaga punktu wyjścia?
Ivan Malchev: Tak, punktem wyjścia jest zatem stworzenie społeczności ludzi – zwanych „kręgami” – wokół konkretnego problemu, zadania lub wyzwania, zdefiniowanie pożądanych rezultatów, ustalenie harmonogramu i wsparcie procesu sponsorowania przez kierownictwo w celu podkreślenia jego znaczenia. Skutkuje to „uruchomieniem kampanii generowania pomysłów”. Gdy w kręgu tym rozpocznie się interakcja i pojawią się pierwsze pomysły, proces ten staje się naturalny. Oczywiście może to być dość skomplikowany proces, który wymaga moderacji, a śledzenie wszystkich zmian zachodzących online i podczas spotkań twarzą w twarz może być naprawdę trudne.
Czy istnieje proste rozwiązanie wspierające procesy innowacyjne?
Ivan Malchev: W Konica Minolta Business Innovation Centre szukaliśmy prostego i łatwego w utrzymaniu rozwiązania, które wspierałoby nas w procesie innowacyjnym. Ponieważ nie byliśmy w stanie znaleźć na rynku rozwiązania spełniającego nasze potrzeby, opracowaliśmy własną platformę technologiczną. Koncepcja ta okazała się tak skuteczna i praktyczna, że postanowiliśmy wprowadzić ją dla naszych klientów.
Jak wygląda Państwa rozwiązanie? Czym różni się od innych rozwiązań?
Ivan Malchev: Dzięki naszej platformie łączymy osoby o różnych stanowiskach, z różnych oddziałów firmy – a nawet spoza niej – oraz o różnym pochodzeniu kulturowym i zawodowym, tworząc społeczności, które łączą siły w celu opracowywania pomysłów. Dzięki naszej platformie Ideation Platform chcemy wspierać naszych klientów w jak najlepszym wykorzystaniu ich potencjału innowacyjnego – w końcu innowacyjność opiera się na sile wielu osób. Dlatego nasza platforma jest naprawdę łatwa w użyciu i nie wymaga angażowania zasobów IT. Jest odpowiednia dla organizacji każdej wielkości, niezależnie od tego, czy są to małe i średnie przedsiębiorstwa, czy globalne korporacje. Dla nas nie kończy się to na samym rozwiązaniu, ale obejmuje również doradztwo i wskazówki z naszej strony, aby naprawdę skoncentrować się i przyspieszyć proces nadawania kształtu Twoim pomysłom. Dzielimy się z Tobą naszym doświadczeniem i wiedzą na temat najlepszych praktyk. Jak najlepiej zorganizować kampanię ideową? Kto powinien w niej uczestniczyć? Kim są Twoi sponsorzy? Dlaczego ważne jest ustalenie określonego harmonogramu kampanii – i jaki harmonogram ma sens, na przykład?
Platforma do tworzenia pomysłów
Właśnie powiedziałeś, że „innowacyjność polega na sile wielu” – więc rozwiązanie musi być dość otwarte?
Ivan Malchev: Tak, nasze rozwiązanie jest tak otwarte, jak tego potrzebują nasi klienci. Oferujemy nawet możliwość dostosowania platformy do własnego wyglądu i zintegrowania jej na przykład z systemem poczty elektronicznej. Z punktu widzenia bezpieczeństwa nasze rozwiązanie nie uznaje kompromisów w zakresie bezpieczeństwa i danych; domyślnie nasze rozwiązanie jest oparte na chmurze, a wszystkie dane są przechowywane na serwerach w Niemczech, gdzie obowiązują najsurowsze przepisy dotyczące bezpieczeństwa i ochrony danych w Europie. Jednocześnie zapewniamy zgodność z RODO. W razie potrzeby możemy nawet wdrożyć rozwiązanie, które działa całkowicie w siedzibie klienta.
Podsumowując: czy zarządzanie pomysłami naprawdę jest warte wysiłku? Kiedy pomysły naprawdę warto realizować?
Ivan Malchev: Generowanie pomysłów nigdy nie jest łatwym procesem. Można z grubsza oszacować, że tylko 5–10 procent pomysłów trafia do rzeczywistej fazy projektu. To naprawdę zależy od wyzwania lub projektu, przed którym stoisz. Ogólnie można powiedzieć, że pomysły, które zawierają już zarys praktycznej realizacji, stanowią solidną podstawę. Pomysły muszą być zgodne z opinią ekspertów z danej dziedziny, w której miałyby zostać zrealizowane, a także z ogólną strategią organizacyjną.
Co jest najważniejsze?
Ivan Malchev: Najważniejsze jest to, aby pomysł miał pozytywny wpływ i był sensowny z punktu widzenia klienta. Bardzo ważne jest, aby postawić się w sytuacji klienta i zastanowić się, czy pomysł rozwiązuje jego problem lub wyzwanie. Jeśli wszystkie te warunki są spełnione, najprawdopodobniej masz pomysł, który warto rozwijać. I pozwólcie, że dodam: zarządzanie takimi pomysłami, wspieranie ich, wdrażanie ich z korzyścią dla organizacji, a ostatecznie dla całego postępu społecznego – to naprawdę satysfakcjonujące doświadczenie.
