Zwinność staje się coraz ważniejszą przewagą konkurencyjną dla przedsiębiorstw. Praca zgodnie z zasadami zwinności pozwala skupić się na kliencie w sposób niespotykany dotąd. Dzięki większej elastyczności procesów można szybciej opracowywać więcej pomysłów: menedżerowie przekazują odpowiedzialność pracownikom, aby mogli oni samodzielnie podejmować decyzje. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, do jakiego rodzaju zadań nadaje się zwinne zarządzanie projektami i w jaki sposób poprawia ono jakość produktów.
Przedsiębiorstwa potrzebują zwinnego zarządzania projektami
Zwinna praca i metody od dawna są standardem w tworzeniu oprogramowania. Jednak zwinność staje się coraz ważniejsza również poza tą branżą. Firmy zdają sobie sprawę, że muszą zmienić sposób zarządzania projektami, aby pozostać konkurencyjnymi.
Badanie Boston Consulting Group zatytułowane „Boosting Performance Through Organization Design” jasno to pokazuje: zwinne firmy osiągają nawet pięciokrotnie wyższe marże zysku i rozwijają się znacznie szybciej. Ponad 40 procent wszystkich zwinnych firm osiąga ponadprzeciętne wyniki. Tylko 24 procent osiąga wyniki poniżej średniej. Sztywne organizacje pozostają w tyle. Zwinne firmy rozwijają się również szybciej niż ich konkurenci.
Nowe zarządzanie projektami – szybka reakcja na zmiany
Około 30 lat temu stało się jasne, że procesy stosowane do tworzenia oprogramowania nie spełniają wymagań. Czas realizacji projektów był zbyt długi. Klienci otrzymywali wyniki dopiero pod koniec okresu rozwoju. A na koniec wyniki te rzadko spełniały oczekiwania wyrażone na początku.
Była to wina konwencjonalnego zarządzania projektami, które oferuje niewiele sposobów kontrolowania procesu. Zakres usług, terminy i koszty są ustalone, a przedwczesne przerwanie projektu oznacza niemal całkowitą porażkę. Osoby odpowiedzialne wolą odraczać terminy koordynacji i podejmowania decyzji oraz na bieżąco redefiniować wykorzystanie zasobów, zamiast dostosowywać wymagania określone na początku projektu.
W rezultacie to plan kontroluje projekt. Osiągnięcie większej elastyczności i precyzji w planowaniu i wdrażaniu wymaga innych procesów, które koncentrują się na sposobie postępowania z wymaganiami.
Porównanie: konwencjonalne i zwinne zarządzanie projektami
W konwencjonalnym zarządzaniu projektami projekty są podzielone na skończone fazy. Na początku definiuje się jasne cele. Cele te są wyznaczone na koniec każdej fazy projektu i muszą zostać osiągnięte. Dopiero wtedy można rozpocząć kolejną fazę. Jeśli w trakcie projektu zmieniają się pewne wymagania, nie można ich uwzględnić, dopóki projekt nie zostanie zakończony.
Dlatego zwinne zarządzanie projektami wykorzystuje „sprint backlogs”. Są to plany realizacji sprintu, które opracowuje zespół scrumowy. Backlogi zawierają listę wszystkich celów, które mają zostać osiągnięte w nadchodzącym sprincie, oraz wszystkie informacje niezbędne do osiągnięcia celu sprintu. Jedną z korzyści dla klientów jest możliwość ciągłego doskonalenia pracy i procesów roboczych. Tradycyjne zarządzanie projektami nie pozwala na to, a tradycyjni menedżerowie projektów odeszli już do lamusa. Procesy robocze, które określają, nie pozwalają na większe zmiany.
Na podstawie zaległości definiowane są zadania dla kolejnych sprintów:
Ciągła obserwacja: Zawsze dbaj o doskonałość techniczną i dobry projekt. Poprawi to elastyczność.
Prostota: Prostota jest głównym elementem wszystkich procesów agile.
Zachęcaj zespoły do samodzielnej organizacji: Ta forma współpracy pozwala osiągnąć najlepsze rozwiązania.
Refleksja i dostosowanie: Zespół powinien regularnie zastanawiać się, jak może zwiększyć swoją skuteczność. Następnie dostosowuje swoje zachowanie.
Do czego nadaje się zwinne zarządzanie projektami?
Zawsze, gdy rozpoczynasz projekt, w którym na początku masz tylko mgliste pojęcie o jego wymaganiach, powinieneś zmienić dotychczasowy styl zarządzania projektami na zwinny. Stosuj metody zwinnego zarządzania projektami, gdy w procesie zachodzą ciągłe zmiany, na które musisz reagować. Korzystaj z zespołów zwinnych, które dążą do złożonego celu, jeśli na przykład produkt końcowy nie jest jeszcze zdefiniowany. Unikaj konwencjonalnych metod, jeśli klienci oczekują szybkich rezultatów.
Co faktycznie zmienia się dzięki zwinnemu zarządzaniu projektami?
Zwinność nie oznacza, że nie ma już faz planowania. Na przykład w scrumie definiuje się rozwój wydań i sprintów, aby osiągnąć termin zakończenia projektu lub rozwoju projektu. Cele i wymagania interesariuszy określają wymagania, które faktycznie musisz spełnić.
W zwinnym zarządzaniu projektami pracujesz również w powtarzających się krokach. Takie podejście pozwala na ciągłe ulepszanie produktu. Postępuje się małymi krokami, aktywnie komunikując się ze wszystkimi zaangażowanymi osobami. Kiedy wprowadza się stopniowe ulepszenia, ostateczny stan nie jest określony na początku projektu. Projekt rozwija się w sposób ciągły i organiczny. W ten sposób uzyskuje się produkt końcowy, który przekonuje interesariuszy, ponieważ zostali oni włączeni w jego rozwój.
Osiem kroków podejścia agile
Amerykański programista Kent Beck wraz z innymi programistami opublikował w 2001 roku Manifest Agile. Określili oni, które idee, zasady i wartości poprawią proces tworzenia oprogramowania.
Najważniejszą rzeczą, do której doszli, było nadanie priorytetowego znaczenia wartościom. Najważniejsze zasady zawarte w Manifeście jasno pokazują, czym różni się to podejście od pracy w tradycyjnych zespołach projektowych: członkowie zespołu i sposób, w jaki się ze sobą komunikują, są ważniejsi niż procesy i narzędzia. Reagowanie na zmiany jest ważniejsze niż kompleksowa dokumentacja. Współpraca z klientami jest ważniejsza niż przestrzeganie planu.
Osiem kroków do zwinnego podejścia w firmach
Zadowolenie klienta: Najwyższym priorytetem jest zadowolenie klienta poprzez wczesne i ciągłe dostarczanie wartościowego oprogramowania.
Otwartość na zmieniające się wymagania: Nawet jeśli pojawiają się one w późnej fazie rozwoju, należy pozwolić na zmianę wymagań. Zwinne procesy wykorzystują zmiany na korzyść konkurencyjności klienta.
Częste dostarczanie: Często dostarczaj działające oprogramowanie, od kilku tygodni do kilku miesięcy, preferując krótszy czas.
Współpracujcie: wszyscy zaangażowani w projekt muszą codziennie współpracować.
Ufajcie ludziom i wspierajcie ich: zawsze angażujcie zmotywowane osoby do zespołu projektowego. Zapewnijcie im odpowiednie środowisko i wsparcie. Stwórzcie środowisko, w którym czują się komfortowo. Ufajcie im, że wykonają swoją pracę.
Zawsze komunikujcie się osobiście: jest to najbardziej wydajna i skuteczna metoda przekazywania informacji w zespole programistów.
Oprogramowanie musi działać: jest to podstawowa miara postępu.
Zrównoważony rozwój: Procesy agile promują zrównoważony rozwój. Wszyscy zaangażowani muszą być w stanie utrzymać stałe tempo i unikać przerw w pracy.
Najbardziej znane metody agile zarządzania projektami
Scrum: Scrum opiera się na wartościach określonych w Manifeście Agile z 2001 roku i stanowi jedynie ramy dla procesów agile. Metoda ta nie opisuje techniki agile stosowanej w rzeczywistym procesie. Scrum określa jedynie trzy role projektowe, które muszą zostać obsadzone, oraz wyznacza ich obowiązki. Właściciel produktu ponosi odpowiedzialność za sukces całego zespołu. Scrum master moderuje spotkania zespołu, usuwa przeszkody, które mogą pojawić się w trakcie procesu, oraz zapewnia płynny przepływ informacji między właścicielem produktu a zespołem. Zespół znajduje się w centrum procesu scrum, ponieważ to on spełnia wymagania.
Rozdzielenie ram i technik ma na celu zapewnienie członkom zespołu jak największej swobody w stosowaniu metod. Najważniejsze jest jednak to, że w scrumie nie ma kierownika projektu.
Kanban: Mówiąc najprościej, Kanban jest wizualną formą listy rzeczy do zrobienia. Różne wymagania są zapisywane na karteczkach samoprzylepnych i przyklejane do tablicy zwanej tablicą Kanban. Karteczki pojawiają się jako pojedyncze wpisy w jednej kolumnie na tablicy. W zależności od postępów prace są przenoszone z jednego etapu projektu do następnego, dla których tablica ma różne kolumny. Ułatwia to wizualizację procesów projektowych oraz upraszcza planowanie, monitorowanie i zarządzanie. W przeciwieństwie do metody Scrum, realizacja projektu w metodzie Kanban nie jest ograniczona czasowo. Zespół projektowy opracowuje własne nowe wymagania, jeśli dysponuje wystarczającymi zasobami.
Co zrobić, gdy nie można zastosować metodyki agile
Nie każdy projekt jest kompatybilny z metodami agile. Dotyczy to wszystkiego, co musi zostać ukończone w określonym terminie. Dotyczy to w szczególności projektów budowlanych. Projekty konserwacyjne i serwisowe są również planowane i realizowane wyłącznie zgodnie z konwencjonalnymi zasadami, co pozwala na skrócenie przestojów maszyn. Być może konwencjonalne procesy zarządzania projektami są tak mocno zakorzenione w Twojej firmie, że nie można ich całkowicie zlikwidować. W takim przypadku można je połączyć: zastosować hybrydowe zarządzanie projektami, czyli połączenie metod konwencjonalnych i agile. Być może uda Ci się przejść na zasady agile.
Historia sukcesu
Zrozumienie, a następnie zastosowanie i osiągnięcie sukcesu
Railinc Corporation dostarcza dane i usługi komunikacyjne dla północnoamerykańskiego sektora kolejowego transportu towarowego i przeszła na zwinne zarządzanie projektami, aby znacznie zwiększyć zadowolenie klientów. Ale zajęło to trochę czasu. Pierwszy projekt, który firma zrealizowała przy użyciu metod zwinnych, zakończył się niepowodzeniem. Był to niewłaściwy projekt. W zespole nie było wystarczającej liczby pracowników, menedżerowie byli niewystarczająco zaangażowani, a klienci nie byli zaangażowani od samego początku. Pokazuje to, że zarządzanie zwinne może zapewnić sukces projektów tylko wtedy, gdy przestrzegane są wszystkie jego zasady, wszyscy są zaangażowani, a przygotowania są odpowiednie. Firma Railinc miała odwagę trzymać się tej metody i obecnie wszystko robi w sposób zwinny.