Wzrost często idzie w parze ze wzrostem liczby procesów. Zarządzanie złożonością pomaga w organizacji i utrzymaniu ogólnego przeglądu sytuacji. Ogranicza niepotrzebne zasady i skutecznie łączy procesy między sobą. W tym artykule wyjaśniono, w jaki sposób można ograniczyć złożoność.
Surowce są niezbędne do wytworzenia produktu. Aby świadczyć usługi, potrzebne są informacje o kliencie. Marketing i sprzedaż również nie mogą podjąć żadnych działań bez odpowiedniej oferty. Istnieje wiele różnych czynników, które są od siebie zależne. Większość procesów w dzisiejszych firmach jest co najmniej skomplikowana.
Globalizacja i cyfryzacja dodatkowo komplikują procesy, ale także stwarzają nowe możliwości i wyzwania. Nawet małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) działają obecnie na arenie międzynarodowej: produkują komponenty dla producentów samochodów w Chinach lub rozszerzają swoją działalność o oddziały w USA. Zysk jest tylko jednym z powodów: zdobywają one również rynki i wzmacniają swoją pozycję konkurencyjną. Jednak im więcej działów, partnerów i klientów jest zaangażowanych, tym większy wysiłek organizacyjny wymagany jest w ramach firmy. Utrudnia to osobom odpowiedzialnym za zarządzanie śledzenie wszystkich istotnych czynników.
Jak powstaje złożoność w przedsiębiorstwie?
System uznaje się za złożony, jeśli zawiera czynniki, które wpływają na siebie nawzajem i są częściowo nieznane. Dla wielu MŚP, które doświadczają wzrostu, nowe rynki są wielką niewiadomą. Jednocześnie ich własny rynek jest bardzo dynamiczny. Coraz większego znaczenia nabiera również obsługa i zarządzanie danymi cyfrowymi. Dlatego większość dzisiejszych przedsiębiorstw, od dużych producentów samochodów po małe start-upy, pracuje w złożonych systemach.
Cztery różne modele systemów:
Systemy proste zawierają niewielką liczbę czynników, którymi należy zarządzać. W tym przypadku A prowadzi bezpośrednio do B. System jest przewidywalny i stabilny.
Systemy skomplikowane składają się z kilku znanych czynników, które wpływają na siebie nawzajem. System jest zrozumiały i uporządkowany logicznie.
Systemy złożone zawierają czynniki, które są nadal nieznane. Utrudnia to planowanie przepływu pracy. Ponadto istnieje coraz więcej możliwych sposobów realizacji tych przepływów pracy. Jednak dzięki temu systemy złożone są bardzo elastyczne.
W systemach chaotycznych większość czynników jest nieznana, bardzo dynamiczna lub zbyt podobna. System nie wykazuje żadnego wyraźnego wzorca, dlatego nie można go zaplanować i prawie niemożliwe jest nim sterowanie.
Złożoność w codziennej pracy MŚP
Rynek jest dynamiczny. Takie same powinny być struktury wewnątrz firmy. Zarządzanie złożonością pomaga MŚP zachować zrównoważony rozwój, elastyczność i sprawność działania. Obejmuje ono pięć obszarów.
Łańcuch wartości: zależy od dostawców, firm partnerskich, logistyki, marketingu, sprzedaży itp.
Zewnętrzny: obejmuje rynek, klientów i konkurencję.
Wewnętrzny: definiuje własną organizację firmy, zarządzanie i produkcję, stosowaną technologię oraz cały łańcuch wartości.
Zarządzanie wariantami: koordynuje asortyment produktów. Im więcej produktów i wariantów produktów znajduje się na rynku, tym bardziej złożone są na przykład produkcja, sprzedaż lub marketing.
Produkt: obejmuje wszystkie czynniki produkcji. Celem jest jak najbardziej rentowna produkcja towarów lub świadczenie usług.
Wszystko znów pod kontrolą: zarządzanie złożonością
Klasyczne modele zarządzania koordynują przepływ pracy poprzez jasne zasady i specyfikacje: zapewniają one pracownikom bezpieczeństwo i gwarantują płynną współpracę z partnerami i klientami. Systemy te, często proste lub skomplikowane, koncentrują się na standaryzacji i kontroli.
Ponieważ dynamika w dzisiejszych przedsiębiorstwach opiera się na wielu innych czynnikach, takie stałe strategie zarządzania nie mają już zastosowania. Zarządzanie wymaga elastycznego systemu, w którym nie tylko jedna droga prowadzi do celu.
Zarządzanie złożonością to podejście służące koordynacji procesów i przepływu pracy w przedsiębiorstwach. Metoda ta łączy znane procesy w nowy sposób i umożliwia przejście na złożone systemy, w których niepewności lub prawdopodobieństwa, takie jak nadchodzące koszty złożoności, są uwzględniane w planowaniu. Celem tego podejścia jest ograniczenie, kontrola i zapobieganie złożonym procesom.
Cele zarządzania złożonością
Opanowanie kosztów złożoności
Im bardziej rozbudowane są procesy w złożonym systemie, tym większy jest nakład pracy, a tym samym koszty. Jest to dodatkowa wydajność spowodowana nieprzewidzianymi zdarzeniami lub nieplanowanymi projektami. Kalkulacja antycypacyjna uwzględnia większe dodatkowe wydatki.
Istnieją trzy rodzaje kosztów złożoności
Bezpośrednie: na przykład produkcja jest droższa niż oczekiwano.
Pośrednie: na przykład nieplanowana, ale konieczna rozbudowa istniejącej oferty w celu zaspokojenia potrzeb klientów.
Proporcjonalne do produktu: na przykład konieczne opracowanie nowych ofert w celu utrzymania konkurencyjności.
Czynniki wewnętrzne i zewnętrzne generują koszty złożoności. Potencjalne czynniki wewnętrzne obejmują dużą liczbę nowych pracowników lub konieczne zmiany w produktach. Czynniki zewnętrzne obejmują ekspansję na inne rynki lub zmiany w zachowaniach konsumentów, do których firma musi się dostosować.
Zarządzając złożonością, zespół odpowiedzialny za ten obszar stara się zrekompensować poniesione koszty i uwzględnić je w przyszłych obliczeniach. Jednocześnie zespół opracowuje środki mające na celu maksymalne ograniczenie dodatkowego nakładu pracy i optymalizację efektywności przepływu pracy, nie wpadając przy tym w pułapkę złożoności.
Pułapka złożoności
Gdy tylko menedżerowie zauważają, że przepływy pracy są zbyt złożone, mają tendencję do podejmowania drastycznych działań: ograniczają procesy poprzez redukcję zadań i budżetów w swoich projektach lub lokalizowanie problemów tylko w poszczególnych punktach. Zamiast zarządzać złożonością, próbują przenieść swoje złożone przepływy pracy do prostszych systemów. Jednak takie środki mają wpływ tylko na poszczególne działy, a nie na całą firmę.
Te częściowe rozwiązania mogą mieć dodatkowe konsekwencje i spowodować, że długoterminowe koszty złożoności będą jeszcze wyższe. Tylko holistyczna strategia i kompleksowe działania w całej firmie poprawiają przepływ pracy i pozwalają w sposób zrównoważony kontrolować niezbędną złożoność.
Przykładowe działania w zakresie zarządzania złożonością
- Stworzenie przejrzystych procesów
- Podział odpowiedzialności
- Włączenie pracowników w nowe przepływy pracy na wczesnym etapie
- Wdrożenie nowoczesnych narzędzi IT i nowych modeli procesów
- Poprawa wydajności produkcji
- Ograniczenie i uproszczenie różnorodności produktów
- Przyspieszenie logistyki
- Unikanie długich okresów przechowywania
- Skupienie się na usługach zamiast na wszystkich obszarach
Więcej odwagi w zakresie złożoności
Temat złożoności nie ma wyłącznie negatywnych konotacji. Świadomy wybór złożonych modeli biznesowych może być nawet dobrą strategią dla firm.
Na przykład niektóre firmy zabezpieczają łańcuch produkcji przed opóźnieniami: jeśli jeden partner anuluje dostawę, inny wypełnia lukę. Dlatego w przypadku niektórych komponentów sektor motoryzacyjny zawsze polega na kilku dostawcach.
Złożone modele produkcji chronią również innowacje techniczne przed piractwem. Szczególnie małe komponenty są często celem fałszerzy. Nikt nie podrabia samochodów, ale robi to w przypadku części zamiennych. Zespół z czterech instytutów Frauenhofer opracował barwnik fluorescencyjny do takich przypadków. Jest on widoczny tylko przy określonej długości fali światła. Po nałożeniu na produkty chroni je przed podrabianiem. Wiele firm zapewnia sobie długoterminową przewagę konkurencyjną dzięki takim skomplikowanym procesom produkcyjnym.
Kolejnym przykładem złożonego systemu jest obsługa dużych zbiorów danych. Obecnie każda firma gromadzi dane cyfrowe, ale ich przetwarzanie nie może być uproszczone. Więcej danych oznacza więcej informacji – o klientach, konkurencji, rynku i przepływie pracy w firmie. Jeśli potrafisz wykorzystać tę wiedzę, wyprzedzasz konkurencję. Narzędzia pomagają zarządzać dużymi zbiorami danych bez tworzenia barier informatycznych.
Aby uzyskać te informacje z danych, potrzebne są inteligentne i zautomatyzowane systemy informatyczne. Sztuczna inteligencja, w skrócie AI, porządkuje dane cyfrowe i umożliwia filtrowanie wiedzy. Pomaga w wyszukiwaniu, przyspiesza wewnętrzne procesy administracyjne oraz upraszcza współpracę i komunikację w ramach organizacji.
Uprość złożoność: zwinne zespoły i przejrzyste zarządzanie
Zwinność to kolejne współczesne rozwiązanie zarządzania złożonymi systemami. Strategia ta powstała w sektorze IT. Eksperci w zarządzaniu złożonością dostosowali ją do innych gałęzi zawodowych. Wiele firm już wierzy w codzienne stosowanie elastyczności. Stosują one zwinne metody, takie jak scrum lub kanban: oznacza to większą odpowiedzialność za indywidualną pracę i mniejsze zespoły, które samodzielnie się zarządzają i mogą współpracować niezależnie od czasu i miejsca dzięki platformom współpracy.
Te nowe strategie i wsparcie techniczne zmieniają sposób zarządzania pracownikami: przejrzystość i współpraca zamiast sztywnej hierarchii. Dynamizm zamiast impasu. Zmienne role zamiast ustalonych procesów. Mniej zasad, więcej swobody. A ostatecznie także uproszczone przepływy pracy i łatwe w zarządzaniu dane.