To, jak dobrze radzimy sobie z naszymi zadaniami i obowiązkami, zależy w dużej mierze od jednej umiejętności: naszego osobistego zarządzania czasem. Istnieje wiele podręczników, metod i trenerów, którzy mogą nam w tym pomóc. Tutaj dowiesz się, co będzie dla Ciebie najbardziej pomocne.
Wszyscy od razu wiedzą, co oznacza zarządzanie czasem. Jednak termin ten jest mylący, ponieważ nie możemy zarządzać czasem. Zawsze pozostaje on taki sam: dzień ma 24 godziny. Możemy jednak i musimy zarządzać wykorzystaniem czasu, który mamy do dyspozycji. W tym sensie, kiedy mówimy o zarządzaniu czasem, tak naprawdę mamy na myśli zarządzanie sobą.
Jaki jest mój cel w zarządzaniu czasem?
Nasza cyfrowa codzienność jest pełna wynalazków, które przyspieszają naszą pracę i procesy. Są one tak skuteczne, że w ciągu godziny możemy zrobić znacznie więcej niż nasi dziadkowie 50 lat temu.
To zjawisko skondensowanego czasu prowadzi do stresu. A długotrwały stres nie jest zdrowy. Dlatego warto poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem. Chcemy wykonać wszystkie ważne zadania, nie czując się wyczerpani pod koniec dnia. Lepiej realizujemy również osobiste cele, gdy świadomie poświęcamy na to czas, czyli lepiej wykorzystujemy nasz czas.
Jakie są warunki wstępne zarządzania czasem?
Zarządzanie czasem wymaga czasu. Brzmi to paradoksalnie, ale jeśli chcesz lepiej wykorzystać swój czas, musisz zainwestować w ten proces. Trochę każdego dnia, aby uświadomić sobie, co należy robić, a czego nie. Pomocne są długopis i papier oraz zegarek, a w życiu cyfrowym notebook i/lub aplikacja do pomiaru czasu.
Jednak zarządzanie czasem to także kwestia dyscypliny. Nawet najlepsze wskazówki nie pomogą, jeśli nie będziemy ich stosować wielokrotnie i trzymać się ich każdego dnia, aż staną się częścią nas i czymś oczywistym...
„Nie mamy za mało czasu; mamy zbyt wiele do zrobienia”.
Karlheinz Geißler, badacz czasu
Jakie metody pomogą mi w zarządzaniu czasem?
Przegląd najpopularniejszych metod wraz z krótkim opisem.
- Zasada Pareto, znana również jako zasada 80/20. Stwierdza ona, że około 80% skutków wynika z 20% przyczyn. Aby osiągnąć 100%, potrzeba znacznie więcej wysiłku. Innymi słowy, perfekcja nie jest ekonomiczna z punktu widzenia zarządzania czasem.
- Analiza ABC lub metoda ABC przenosi nacisk na najważniejsze zadania. Zadania typu A mogą być wykonywane wyłącznie samodzielnie, są niezwykle ważne i mają wysoką wartość. Zadania typu B to nadchodzące zadania, które można częściowo delegować i które tworzą wartość. Zadania typu C zajmują dużo czasu, ale wnoszą niewielką wartość dodaną. Wszystkie zadania są oceniane według tych kryteriów i rozdzielane na cały dzień.
- Getting Things Done (GTD) to metoda Davida Allena. Aby być zarówno produktywnym, jak i zrelaksowanym, należy zapisać wszystkie zadania do wykonania. Ten pierwszy krok, „uchwycenie”, gwarantuje, że nic nie zostanie zapomniane. Następnie następuje krok 2, „wyjaśnienie”, krok 3, „organizacja”, krok 4, „refleksja” i krok 5, „zaangażowanie”. Istnieją różne rodzaje list, na których zapisuje się zadania. Wielokrotne czytanie, uzupełnianie i realizowanie tych list powinno stać się rutyną. Możesz zacząć od zasady dwóch minut: wszystko, co można wykonać w ciągu dwóch minut lub mniej, należy zrobić natychmiast. W ten sposób zyskujesz swobodę, aby zająć się większymi zadaniami z listy rzeczy do zrobienia.
- Lista rzeczy, których nie należy robić, została opracowana przez Warrena Buffetta i pomaga ustalić priorytety. Składa się ona z trzech kroków: 1. Zapisz 25 najważniejszych celów – np. osobiste cele na dany rok lub cele zawodowe w okresie x. 2. Znajdź pięć celów z tej listy, które są naprawdę ważne. 3. Wykreśl pozostałe 20. Lista rzeczy, których nie należy robić, jest gotowa. Możesz teraz w pełni skoncentrować się na pięciu rzeczach, które chcesz osiągnąć przede wszystkim.
- Macierz Eisenhowera, nazwana na cześć prezydenta USA Eisenhowera, pomaga rozróżnić między ważnością a pilnością. Wszystkie zadania są podzielone na cztery kwadranty w macierzy. Kwadrant 1 zawiera wszystkie zadania, które są zarówno pilne, jak i ważne. Kwadrant 2 zawiera zadania, które są ważne, ale niepilne. W trzecim kwadrancie znajduje się wszystko, co jest pilne, ale nieistotne. Czwarty kwadrant zawiera wszystko, co nie jest ważne i niepilne.
- Technika Pomodoro, technika interwałowa z użyciem minutnika, trenuje koncentrację w pięciu prostych krokach, aby zwiększyć Twoją produktywność. Aby z niej skorzystać, wybierz zadanie i zapisz, co należy zrobić, aby je wykonać (krok 1). Ustaw minutnik na 25 minut (krok 2) i rozpocznij pracę (krok 3). Gdy minutnik zadzwoni, zaznacz, co zostało zrobione (krok 4). Następnie następuje pięciominutowa przerwa (krok 5). Jeśli zadanie nie zostało zakończone, pięć kroków powtarza się. Po czterech sekwencjach należy zrobić 30-minutową przerwę.
- Metoda SMART, znana również jako formuła SMART lub zasada SMART, pomaga nam precyzyjnie i konkretnie zdefiniować cele projektu, a ostatecznie nawet zapisać je w kalendarzu. Podobnie jak w przypadku listy kontrolnej, każda litera oznacza zadanie służące sformułowaniu i realizacji celów: S = Specific (konkretny), M = Measurable (mierzalny), A = Achievable (osiągalny), R = Realistic (realistyczny), T = Time-bound (ograniczony czasowo). Aby sprawdzić, jak konkretnie został zdefiniowany cel, należy zadać sobie pytanie: czy mój cel jest sformułowany konkretnie, mierzalny, osiągalny, realistycznie zaplanowany i ma termin realizacji?
- „Cicha godzina” to metoda służąca do skoncentrowanej pracy. Wymaga ona ciszy. Żadnych dzwoniących telefonów, sprawdzania poczty elektronicznej, kolegów z szybkimi pytaniami. W dzisiejszych czasach zapewnienie sobie tej cichej godziny w pracy wymaga organizacji, ponieważ godzina nieprzerwanej pracy wymaga ustalenia stałego terminu w kalendarzu. Każda przerwa spowalnia wszystko, co robimy. Możemy sami wstrzymać program pocztowy, powiadomienia przeglądarki i podobne czynniki rozpraszające uwagę. Połączenia telefoniczne mogą być odbierane przez współpracowników. Jeśli pracujesz w biurze typu open space, lepiej zarezerwuj małą salę do pracy na cichą godzinę.
- Zasada 18 minut, koncepcja Petera Bregmana, ma na celu pomóc Ci lepiej zorganizować całe życie. Zajmuje to tylko 18 minut dziennie. Pięć minut rano na zaplanowanie dnia pracy. Pięć minut po pracy na ocenę tego, co zrobiłeś dobrze tego dnia i w jaki sposób, a także co było trudne i dlaczego. Odpowiedz na pytanie „Co muszę zrobić jutro?”. Pozostaje osiem minut, które można poświęcić na refleksję po każdej godzinie ośmiogodzinnego dnia pracy: na ile moja praca była sensowna i produktywna? Im częściej świadomie postrzegamy nasze dni w ten sposób, tym lepiej wykorzystujemy nasz czas.
„Nigdy nie należy mieć tak dużo do zrobienia, że nie ma czasu na refleksję”.
Georg Christoph Lichtenberg
Jak znaleźć odpowiednią dla siebie metodę zarządzania czasem?
Istnieją całe książki i kursy poświęcone większości wskazówek i technik zarządzania czasem, które tutaj pokrótce przedstawiliśmy. Zanim jednak zainwestujesz w te metody, warto sprawdzić, czy są one dla Ciebie odpowiednie. Co mogę wykorzystać dobrze i konsekwentnie – w życiu codziennym i w pracy?
Dobrym pomysłem jest również umówienie się ze współpracownikami i wspólne podejście do kwestii czasu w bardziej zrelaksowany sposób. Możecie wtedy wzajemnie się wspierać oraz wspólnie identyfikować i eliminować „złodziei czasu”. A także świętować razem, gdy uda Wam się żyć i pracować w bardziej zrelaksowany sposób, samodzielnie i z innymi.
WIĘCEJ INFORMACJI
Oto podstawy zarządzania czasem
- Sześć trików, które pomogą Ci bardziej zrelaksować się w codziennym życiu:
- Bądź świadomy swoich zadań: co chcę dzisiaj zrobić?
- Sporządź listę rzeczy do zrobienia i ustal terminy: co należy zrobić?
- Ustal priorytety: co jest najważniejsze i najpilniejsze?
- Podziel czas: kiedy co zrobię i jak długo to potrwa?
- Mierz czas: jak długo będę pracować? Kiedy zrobię sobie przerwę?
- Powiedz „nie”: co mi przeszkadza, co mnie rozprasza, co jest nieistotne?
Czym jest skuteczne zarządzanie czasem?
Kiedy dobrze wykorzystujemy nasz czas? Nie jest to tylko kwestia wydajności i produktywności. Umiejętność robienia przerw, nicnierobienia, odpoczynku i zwolnienia tempa pomaga nam doświadczać czasu w świadomy i zdrowy sposób. Dlatego kończymy ten tekst wskazówką dotyczącą zwolnienia tempa.
Nie planuj całego dnia, tylko jego połowę. Zawsze coś się zmienia, hamuje, opóźnia, przeszkadza lub staje się priorytetem. Dobrze jest mieć czas, aby elastycznie reagować na te zmienne. Pomaga to nadal realizować zamierzone cele i kończyć dzień z mniejszą frustracją. Ta wskazówka ma również swoją nazwę: zasada pięćdziesiąt na pięćdziesiąt.