Cyfrowa kultura pracy zmienia biuro. Ściany są burzone, biurka sprzątane, a telefony stacjonarne usuwane. Ma to na celu umożliwienie elastycznej pracy: bez hierarchii, mobilnej, elastycznej. Jest to już standard w British Airways i Philips, a w Volkswagenie prace nad tym trwają.
Przez wiele dziesięcioleci biuro było symbolem statusu i sukcesu zawodowego. Własne cztery ściany, własne biurko, na którym piętrzyły się dokumenty, i własny telefon z własnym numerem wewnętrznym. Im większy wyświetlacz, tym ważniejsza była dana osoba. Tego rodzaju miejsce pracy jest obecnie zagrożone wyginięciem. Nie pasuje już do naszych czasów. Pod każdym względem jest sprzeczne z wizją cyfrowego świata pracy w innowacyjnych firmach: nie jest otwarte, mobilne ani elastyczne. Telefon na biurku jest symbolem starej, analogowej kultury pracy. To sprawia, że w przyszłości stanie się zbędny.
British Airways: lepsza i szybsza współpraca
Pracownicy centrali British Airways w Waterside na lotnisku Heathrow nie widzieli telefonu stacjonarnego od dobrych pięciu lat. Osobiste biurka w biurze typu open space zniknęły jeszcze wcześniej: zasada hot-deskingu obowiązuje od momentu otwarcia nowego budynku biurowego w 1998 roku. British Airways było pionierem tej innowacji. Hot-desking oznacza, że liczba biurek jest mniejsza niż liczba pracowników. Pozwala to obniżyć koszty i zmieścić więcej pracowników w tej samej przestrzeni, ponieważ nie wszyscy są lub muszą być w biurze każdego dnia. Każdy, kto nie może znaleźć wolnego biurka, może pracować na miejscu w kawiarni lub salonie. Pracownicy twierdzą, że kultura pracy w British Airways opiera się na spotkaniach, wspólnym rozważaniu spraw i interakcji oraz nieformalnej komunikacji przy filiżance kawy. Odpowiednia technologia dla tej formy elastycznej i mobilnej pracy była wprowadzana stopniowo od 2010 roku. Najpierw w całym budynku wprowadzono Wi-Fi, następnie zniknęły telefony stacjonarne w poszczególnych działach, a wszyscy pracownicy otrzymali laptopy i smartfony. Podstawowymi narzędziami do komunikacji między sobą stały się Skype for Business i Yammer. Według osoby z wewnątrz, dla niektórych była to radykalna zmiana, ale korzyści płynące z otwartej kultury pracy i przejrzystej komunikacji szybko stały się oczywiste i transformacja została zaakceptowana. W zależności od projektu lub zadania pracownicy zmieniają miejsca przy biurkach lub przenoszą się do przeszklonych sal konferencyjnych w celu przeprowadzenia dyskusji. Szef siedzi w zasięgu ręki i w każdej chwili można zwrócić się do niego z pytaniami, pomysłami lub problemami, a także równie szybko skontaktować się z zespołem. Pod koniec dnia biuro musi być pozostawione w idealnym porządku. Każdy chowa laptopa i dokumenty do swojej szafki, a następnego dnia rano ponownie wyjmuje swoje rzeczy.
Philips: wspólne kształtowanie przyszłości pracy
Holenderska korporacja rozpoczęła wdrażanie koncepcji „Workplace Innovation” w swoich siedzibach w Eindhoven i New Delhi w 2009 roku. Od tego czasu Philips rozwija nowe, elastyczne środowisko pracy pod tym hasłem, które ma na celu zwiększenie produktywności, inspiracji i kreatywności pracowników. W międzyczasie ponad 30 lokalizacji na całym świecie zostało przeprojektowanych zgodnie z tą zasadą. W ramach tej renowacji aż 30 000 pracowników nie ma obecnie telefonów stacjonarnych. Nowe środowisko pracy zostało wprowadzone w siedzibie D/A/CH w dzielnicy Fuhlsbüttel w Hamburgu w 2015 roku. Również tutaj telefony stacjonarne zostały usunięte z biurek 1000 pracowników. Proces ten nie nastąpił z dnia na dzień, ale trwał trzy lata. „Było wiele wątpliwości dotyczących nowej koncepcji. Organizowaliśmy otwarte spotkania, dyskusje i rozmowy, rozmawialiśmy ze sobą i angażowaliśmy naszych pracowników, aby przygotować się do transformacji” – wyjaśnia Sebastian Lindemann, dyrektor ds. komunikacji korporacyjnej D/A/CH w firmie Philips w Hamburgu. Jednym z celów zmian było bardziej efektywne wykorzystanie powierzchni biurowej. Jest to kolejna lokalizacja, w której liczba biurek jest mniejsza niż liczba pracowników. Tam, gdzie wcześniej było 22 000 m2 powierzchni, teraz wystarcza 13 500 m2 dla 1000 pracowników.
W rezultacie znacznie zmieniły się środki komunikacji wewnętrznej oraz współpraca w zespołach i między działami. Zamiast telekonferencji używa się teraz Skype'a dla firm, a najważniejszymi narzędziami komunikacji wewnętrznej są firmowa sieć społecznościowa oparta na IBM Connect i wewnętrzny kanał YouTube. Pracownicy sami decydują, kiedy muszą być w biurze, a kiedy wolą pracować z domu. Każdy jest dostępny przez cały czas na telefonie komórkowym – niezależnie od tego, gdzie aktualnie pracuje. Biuro jest otwarte od 6:00 do 22:00. Nie ma ustalonych godzin pracy. Nowe swobody zostały dobrze przyjęte. Według Sebastiana Lindemanna zaufanie do samoorganizacji i poczucia odpowiedzialności pracowników są warunkiem koniecznym do powodzenia tej pracy, a koncepcja jest stale modyfikowana, dopracowywana i rozwijana przez pracowników i kierownictwo.
Volkswagen: nowe środowisko pracy jest „w trakcie tworzenia”
Grupa Volkswagen planuje w 2018 r. konsekwentne przejście na nowy, oparty na współpracy model organizacji miejsca pracy we wszystkich działach. W lipcu 2017 r. dr Karlheinz Blessing, dyrektor ds. zasobów ludzkich i IT w grupie Volkswagen, ogłosił, że: „Świat pracy jutra wymaga kultury zarządzania i kultury korporacyjnej opartej na otwartości, kreatywności oraz chęci podejmowania decyzji i angażowania się w dyskusje. Dostosowujemy się do tego. W Volkswagenie zmieniamy sposób pracy, zarządzania i wzajemnych relacji”. Flagowym projektem innowacyjnego świata pracy w VW jest nowo utworzone IT City w Wolfsburgu. W zależności od kraju i kultury pracy, przekonanie wszystkich do przejścia na zwinne metody pracy może wymagać wiele wysiłku. Na przykład w SEAT w Hiszpanii, gdzie do tej pory standardem było posiadanie własnego biura i stałego biurka. Według osoby z wewnątrz, pracownicy mają mieszane uczucia co do przejścia na otwartą, zwinną pracę z laptopem i smartfonem, ale bez telefonu stacjonarnego.
