Audyt KSeF
Audyt KSeF pomaga firmom przygotować się do sprawnego działania w systemie Krajowego Systemu e-Faktur. Wiele przedsiębiorstw staje przed wyzwaniem wdrożenia nowych procedur i dostosowania infrastruktury IT do wymagań ustawowych. Oferujemy kompleksową usługę audytu technicznego KSeF, która obejmuje weryfikację gotowości systemów oraz identyfikację potencjalnych problemów.
Czym jest audyt KSeF i kiedy jest potrzebny?
Audyt KSeF to analiza procesów fakturowania, obiegu dokumentów oraz systemów IT pod kątem zgodności z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur i ich praktycznego zastosowania w organizacji. Weryfikujemy, czy obecne procesy spełniają wymogi KSeF i działają poprawnie w praktyce. Identyfikujemy luki, nieprawidłowości oraz ryzyka podatkowe i operacyjne. Przygotowujemy konkretne rekomendacje zmian organizacyjnych i technologicznych, a następnie wspieramy w stabilizacji i bezpiecznym funkcjonowaniu e-fakturowania.
Nieprawidłowo skonfigurowany proces KSeF po wdrożeniu prowadzi do błędów w wystawianiu i odbiorze faktur. Pojawia się ryzyko niespójności pomiędzy KSeF a rozliczeniami VAT. W efekcie organizacja doświadcza opóźnień w sprzedaży oraz przepływach pieniężnych. Zwiększa się także prawdopodobieństwo korekt i pytań ze strony organów podatkowych. Działy księgowe i sprzedażowe napotykają problemy operacyjne w codziennej pracy.
Audyt techniczny KSeF
rekomendujemy, gdy firma korzysta z kilku systemów fakturowania lub ERP. Podobnie, gdy wystawiane są faktury zagraniczne, korekty, zaliczki lub refaktury. Procesy częściowo manualne wymagają weryfikacji pod kątem automatyzacji. Planowane wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego to odpowiedni moment na przeprowadzenie audytu. Organizacje działające w strukturze grupy kapitałowej również zyskują na profesjonalnej analizie procesów.
Co obejmuje nasza oferta audytu KSeF?
1. Analiza procesów biznesowych
Na początku sprawdzamy, jak dziś wygląda obieg dokumentów i informacji w firmie.
Weryfikujemy m.in.:
jak przebiegają procesy sprzedażowe,
jak wyglądają procedury zakupowe,
jakie typy faktur są wystawiane i odbierane,
jakie dokumenty funkcjonują w organizacji,
kto uczestniczy w obiegu informacji,
gdzie mogą pojawiać się opóźnienia, błędy lub braki w procesie.
Cel tego etapu:
zrozumieć, jak firma działa obecnie i które procesy trzeba dostosować do wymogów KSeF.
2. Weryfikacja technologiczna
Następnie analizujemy zaplecze systemowe firmy.
Sprawdzamy:
używany system ERP,
narzędzia księgowe,
systemy do obiegu dokumentów,
możliwości integracji z KSeF,
poziom automatyzacji procesów,
braki technologiczne, które mogą utrudnić wdrożenie.
Na tym etapie wskazujemy, które elementy są gotowe do pracy z KSeF, a które wymagają uzupełnienia lub zmiany.
Cel tego etapu:
ocenić, czy obecne narzędzia pozwolą firmie sprawnie obsługiwać faktury w KSeF.
3. Ocena zgodności podatkowej
Trzeci obszar dotyczy bezpieczeństwa podatkowego.
Analizujemy:
zgodność procesów z przepisami VAT,
poprawność obsługi faktur,
potencjalne ryzyka podatkowe,
miejsca, w których mogą pojawić się błędy,
potrzebne procedury wewnętrzne.
Na podstawie analizy proponujemy rozwiązania, które pomagają ograniczyć ryzyko i uporządkować pracę zespołów.
Cel tego etapu:
zwiększyć bezpieczeństwo podatkowe firmy i przygotować ją na działanie w nowych warunkach.
4. Raport z audytu KSeF
Efektem audytu jest praktyczny raport, który pokazuje, co należy zrobić przed wdrożeniem KSeF.
Raport zawiera:
podsumowanie obecnej sytuacji,
wykryte ryzyka i braki,
rekomendacje organizacyjne,
rekomendacje technologiczne,
plan działań dostosowawczych,
priorytety wdrożeniowe.
Cel tego etapu:
dostarczyć firmie konkretną mapę działań, dzięki której może sprawnie przygotować się do KSeF lub naprawić obecne rozwiązania.
Dla przedsiębiorstw, które nie zakończyły pełnego wdrożenia lub potrzebują rozwiązania przejściowego, zapewniamy stabilizację procesów i ciągłość operacyjną bez ryzyka przestojów i chaosu organizacyjnego.
Wsparcie po audycie i stabilizacja procesów
Po zakończeniu audytu KSeF prowadzimy szkolenia dla zespołów IT i księgowych. Uczestnicy uczą się wystawiania faktur, weryfikacji statusu dokumentów oraz reagowania na komunikaty błędów. Pokazujemy procedury archiwizacji i wyszukiwania e-faktur w systemie. Zapewniamy pomoc techniczną na każdym etapie użytkowania. Nasz zespół reaguje na zgłoszenia problemów, monitoruje poprawność działania integracji i proponuje usprawnienia tam, gdzie jest to możliwe.
Wprowadzenie KSeF w organizacji może stać się punktem wyjścia do szerszej optymalizacji workflow i automatyzacji procesów w całej firmie. Oferujemy gotowe rozwiązania, które uporządkują pracę w różnych działach. Dzięki personalizacji dostępnych funkcjonalności można wybierać, które rozwiązania są potrzebne w organizacji, usprawniając procesy wewnętrzne bez gubienia się w zbędnych narzędziach.
Wdrożenie KSeF nie musi ograniczać się wyłącznie do faktur. Implementujemy narzędzia do zarządzania dokumentami w organizacji oraz automatyzacji procesów biznesowych w wielu obszarach. W efekcie otrzymujesz spójny i bezpieczny obieg dokumentów w codziennej pracy. Audyt techniczny KSeF przeprowadzany przez nasz zespół identyfikuje nie tylko obszary wymagane przepisami, ale również dodatkowe możliwości optymalizacji.
Skorzystaj z naszej oferty
Audyt KSeF przeprowadzany przez nasz zespół zapewnia bezpieczne wdrożenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Identyfikujemy ryzyka techniczne i podatkowe, przygotowujemy konkretny plan działań oraz oferujemy gotowe rozwiązanie pomostowe. W rezultacie otrzymujesz stabilny proces fakturowania od pierwszego dnia. Wspieramy Cię po audycie przez szkolenia i pomoc techniczną. Przede wszystkim traktujemy wdrożenie KSeF jako punkt wyjścia do szerszej optymalizacji workflow w całej organizacji.
Szukasz rozwiązań IT dostosowanych do Twojej firmy?
Skorzystaj z doświadczenia specjalistów światowego lidera transformacji cyfrowej. Zbadamy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy właściwe propozycje.
Potrzebujesz niestandardowych rozwiązań? Zapytaj o indywidualne aplikacje IT.