Dzięki cyfrowym fakturom widać wszystko od razu.

FORWARDIS to firma specjalizująca się w transporcie multimodalnym i logistyce kolejowej w Europie i Azji, która coraz bardziej skupia się na cyfryzacji procesów. W rezultacie powstało rozwiązanie ECM firmy Konica Minolta.

Począwszy od centralnego punktu odbioru faktur, firma FORWARDIS coraz bardziej skupiała się na cyfryzacji dokumentów i procesów. Specjalista w zakresie transportu multimodalnego i logistyki kolejowej w Europie i Azji, który przewozi ponad 10 milionów ton towarów rocznie, wdrożył powstałe w ten sposób rozwiązanie ECM firmy Konica Minolta.

Usprawnienie procesów

Aby przetworzyć faktury, musiały one być wysyłane pocztą między różnymi biurami, a częściowo także między siedzibami firmy FORWARDIS w Berlinie i Frankfurcie. Proces fakturowania trwał odpowiednio długo i był nieprzejrzysty. Dlatego specjalista ds. logistyki chciał uczynić ten proces bardziej efektywnym. W centrum uwagi znalazła się przejrzystość i przyspieszenie procesu. „Pożądane rozwiązanie miało nam pokazać: gdzie znajduje się dana faktura i jaki jest jej status? Ponadto chcieliśmy przyspieszyć sam proces i nie być już uzależnieni od poczty tradycyjnej lub e-maili”, opisuje sytuację wyjściową Dominik Kruszynski, kierownik IT w FORWARDIS. Pomocne miało być elektroniczne przetwarzanie faktur za pomocą oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, które można samodzielnie administrować. Jednocześnie od samego początku osoby odpowiedzialne dążyły do wdrożenia rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM), które można rozbudowywać modułowo i które umożliwia digitalizację dalszych procesów.

Istotnym kryterium przy wyborze było przestrzeganie wytycznych dotyczących zarządzania jakością, które są bardzo specyficzne, na przykład w zakresie transportu towarów niebezpiecznych. Ich realizacja wymaga przetwarzania tzw. arkuszy monitorowania CAPA. Aby zapobiec błędom, rejestruje się wiele szczegółowych informacji i systematycznie bada odchylenia. Dzięki temu można w odpowiednim czasie wprowadzić środki naprawcze i zapobiegawcze. Oprócz wytycznych CAPA, dla FORWARDIS ważne było również przestrzeganie innych przepisów prawnych wynikających z GoBD, HGB i AO. Ponadto kierownik działu IT przywiązywał dużą wagę do intuicyjnej obsługi rozwiązania, aby szybko zyskać akceptację pracowników.

„Przy wyborze partnera dostarczającego rozwiązanie decydujące znaczenie miało dla nas to, aby otrzymać wszystko z jednej ręki i mieć obecność w lokalizacjach firmy na miejscu” – podkreśla Kruszynski. Konica Minolta spełniła te kryteria i już wcześniej udowodniła, że jest niezwykle niezawodnym partnerem w zakresie sprzętu do systemów wielofunkcyjnych (MFP). Ponadto wybrane rozwiązanie ECM i workflow można zintegrować z urządzeniami MFP firmy Konica Minolta, dzięki czemu użytkownicy mogą sterować procesami workflow bezpośrednio z wyświetlacza MFP.

Szybkość i przejrzystość

Po zaplanowaniu dwufazowego projektu przez zespół ekspertów Konica Minolta we współpracy z kierownikiem IT FORWARDIS i pracownikami różnych działów specjalistycznych, rozwiązanie zostało szybko wdrożone. Planowanie i instalacja kompletnego systemu ECM z komponentami przepływu pracy i różnymi opcjami, takimi jak wyszukiwanie pełnotekstowe i rozpoznawanie kodów kreskowych, trwały około dwóch miesięcy.

Dzięki temu rozwiązaniu faktury nie są już wysyłane z jednej lokalizacji do drugiej, ale skanowane zaraz po otrzymaniu. Następnie są one przekazywane elektronicznie przez system przepływu pracy do pracowników odpowiedzialnych za ich zatwierdzanie i przetwarzanie. Wszystko przebiega szybciej i jest bardziej przejrzyste niż wcześniej: księgowość ma zawsze przegląd statusu faktur i widzi, które faktury zostały zarejestrowane, zatwierdzone lub są w trakcie księgowania. W ten sposób FORWARDIS ma również większą kontrolę nad terminami rabatowymi.

„Ponieważ pracownicy mogą wyszukiwać według słów kluczowych, takich jak numer faktury i data faktury, a nawet dowolnych terminów w pełnym tekście, znalezienie faktur stało się znacznie łatwiejsze” – dodaje Kruszynski.

Kolejny etap projektu przewiduje kompleksowe przetwarzanie faktur w formie elektronicznej. Informacje są odczytywane automatycznie, a proces przekazywania danych do księgowości finansowej jest zautomatyzowany. W kolejnym etapie planowane jest wdrożenie rozwiązania do zarządzania przepływem pracy w obszarze zarządzania umowami w celu optymalizacji administrowania umowami, w szczególności umowami transportowymi, oraz kontroli umów.

WYZWANIE

• Przyjmowanie faktur
• Zgodność z wytycznymi dotyczącymi procesu CAPA
• Przepływ informacji między lokalizacjami

ROZWIĄZANIE

• System ECM z przepływem pracy faktur
• Przejrzyste i wydajne procesy kontrolne
• Połączenie z MS Dynamics AX

KORZYŚCI

• Przyspieszenie procesów, np. procesu CAPA w zakresie zapewnienia jakości
• Zwiększenie zadowolenia klientów dzięki szybkiej dostępności informacji
• Centralne, niepowtarzalne archiwum dokumentów z indywidualnymi prawami dostępu dla wszystkich lokalizacji