Inteligentne zarządzanie drukiem pomaga firmie A1 oszczędzać koszty i upraszczać procesy

Inteligentne zarządzanie drukowaniem pomaga firmie A1 obniżyć koszty i uprościć procesy

Z ponad 24 milionami klientów w ośmiu krajach, Telekom Austria Group jest wiodącym dostawcą usług telekomunikacyjnych w Europie Środkowej i Wschodniej. A1 jest największą spółką w ramach Grupy, generującą prawie dwie trzecie całkowitego obrotu. Jako lider rynku w Austrii, A1 jest jedynym operatorem oferującym swoim 3,3 milionom klientów pakiety produktów obejmujące telefonię stacjonarną, komórkową, internet i telewizję. W związku z tym ilość komunikacji wewnętrznej między 8500 pracownikami jest znaczna, a papier nadal odgrywa ważną rolę. Dzięki rozwiązaniu do zarządzania drukowaniem firmy Konica Minolta, A1 była w stanie skonsolidować cały system drukowania i uprościć procesy.

Nowoczesne zarządzanie drukowaniem – strategia

Kwestia oszczędności kosztów drukowania nie jest nowym tematem dla A1. „Powiedzenie »Wydrukuję tylko tę jedną stronę« nie brzmi jak wielka sprawa, ale jeśli setki pracowników robią to codziennie, w ciągu roku daje to znaczące koszty. Krokiem we właściwym kierunku jest zmniejszenie liczby drukarek w miejscu pracy i utworzenie centralnych stacji drukowania, aby zaoszczędzić również na kosztach bieżącej obsługi. Wydajne urządzenia A3 są opłacalne dopiero po osiągnięciu określonej wydajności drukowania” – podkreśla Hermann Juricka, dyrektor generalny ds. planowania i przygotowania miejsca pracy. Istotnym krokiem w kierunku osiągnięcia tego celu było zainstalowanie przemyślanego systemu zarządzania drukowaniem opartego na inteligentnym sprzęcie i oprogramowaniu firmy Konica Minolta.

Wyzwania techniczne

A1 korzysta z 267 elastycznych systemów drukarskich, takich jak wielofunkcyjne kolorowe systemy A3 bizhub C364e/C368 oraz wielofunkcyjne czarno-białe systemy bizhub 283/284e. Oprogramowanie do zarządzania drukowaniem stosowane w całej firmie to rozwiązanie księgowe SafeQ, które kontroluje koszty i fakturuje każde zadanie drukowania. Ponadto oprogramowanie może służyć do kontroli bezpiecznego dostępu do dokumentów. Pracownicy mogą używać swoich zwykłych kart dostępu do uwierzytelniania w systemie drukarskim, co oznacza, że mogą szybko i, co najważniejsze, bezpiecznie odbierać swoje wydruki lub skany. Poszczególne urządzenia zostały również wyposażone w Autostore do obsługi skanowania, a oprogramowanie SiteAudit może służyć do kontroli centralnego zarządzania flotą.

Przekonanie pracowników odpowiednimi informacjami

Aby przekonać pracowników zespołów do rezygnacji z drukarek w miejscu pracy i przetestowania systemu Konica Minolta w rzeczywistym użytkowaniu, początkowo wdrożono projekt pilotażowy. Umożliwiło to stworzenie wartości referencyjnych, jednocześnie zwiększając motywację pracowników dzięki pozytywnym doświadczeniom. Tylko realistyczna analiza aktualnej sytuacji stanowi podstawę do wprowadzenia ulepszeń. Aby wesprzeć wczesne wdrożenie zarządzania drukowaniem, kierownictwo A1, przedstawiciele pracowników oraz regionalni koordynatorzy IT zostali poinformowani o korzyściach i funkcjach inteligentnego zarządzania danymi.

Liczby mówią same za siebie: podczas korzystania z indywidualnych drukarek w miejscu pracy niektóre urządzenia miały miesięczną wydajność wynoszącą zaledwie 20 stron – jednak normalne koszty serwisowe i energii elektrycznej obowiązują niezależnie od liczby wydrukowanych stron. Eksploatacja takich urządzeń jest nieefektywna.

Rozwiązanie do zarządzania drukowaniem pomaga teraz firmie A1 w utrzymaniu przeglądu liczby potrzebnych dokumentów i liczby urządzeń, na których są drukowane. Umożliwia to badanie i optymalizację zużycia energii elektrycznej i tonera, a także częstotliwości serwisowania każdej drukarki. Zmiana ta znacznie lepiej odzwierciedla wartości firmy A1: większa łączność, większa wydajność, zwiększone bezpieczeństwo i zmniejszone koszty.

23% oszczędności kosztów drukowania

Dzięki systemowi zarządzania drukowaniem Konica Minolta firma A1 była w stanie zredukować liczbę drukarek o prawie 2000. Zadania drukowania, które zostały wysłane przez pomyłkę lub nie są już potrzebne, można szybko i łatwo usunąć. Sama ta funkcja pozwoliła uzyskać 23% oszczędności w zakresie kosztów drukowania. Umożliwiła również firmie zmniejszenie ilości odpadów papierowych i kosztów utylizacji oraz realistyczną ocenę często niedocenianych kosztów związanych z trybem czuwania i konserwacją.

Kolejną ważną funkcją jest automatyczne zamawianie tonera. Pomaga to zaoszczędzić czas w codziennej działalności, ponieważ interwały serwisowe można planować i koordynować znacznie bardziej efektywnie.

Droga do przyszłości

„Nie wierzę w całkowite wyeliminowanie papieru z biur jako cel krótkoterminowy, ale raczej w optymalizację istniejących procesów” – Andreas Svirak-Raffl wyjaśnia drogę do przyszłości. Wraz ze wzrostem wymagań dotyczących wewnętrznych przepływów pracy konieczne jest ponowne zdefiniowanie procesów. W przyszłości nie będzie to ograniczone wyłącznie do usług drukowania. „Procesy i specyfikacje muszą ulec zmianie, ale w niektórych przypadkach przeszkodą mogą okazać się przepisy ustawowe” – mówi Andreas Svirak-Raffl.

Przyszłość wskazuje na system zarządzania dokumentami na poziomie działów – z wewnętrznymi obszarami specjalistycznymi jako siłą napędową: w szczególności działy takie jak kadry muszą skanować duże ilości dokumentów. Potrzebny jest system archiwizacji, ponieważ dokumenty te są również przechowywane w danych podstawowych SAP. System zarządzania dokumentami pomaga w utrzymaniu przeglądu.

Właściwy partner

Aby zagwarantować pomyślne wdrożenie nowych strategii, firma A1 potrzebowała niezawodnego partnera, takiego jak Konica Minolta.

„Dobra współpraca z zespołem Konica Minolta i wsparcie z jego strony były istotnymi czynnikami sukcesu. Zawsze mogliśmy polegać na złożonych obietnicach, a terminowość była zapewniona” – podsumowuje Hermann Juricka.

Zalety

• Redukcja kosztów drukowania i serwisowania
• Zwiększona dostępność i przejrzystość
• Prosta obsługa
• Szerszy zakres funkcji

Wyzwanie

• Odejście od drukarek w miejscu pracy na rzecz centralnych stacji drukarskich
• Zapewnienie większego bezpieczeństwa dokumentów, przejrzystości i obniżenie kosztów eksploatacyjnych

Rozwiązanie

• 267 wielofunkcyjnych systemów drukujących w kolorze i czerni i bieli umożliwia indywidualne i dostosowane do potrzeb użytkowanie
• System zarządzania drukowaniem oferuje dodatkowe funkcje i odciąża dział IT od rutynowych zadań