Cyfrowa transformacja dzięki zoptymalizowanym procesom drukowania

Przyspieszenie transformacji cyfrowej dzięki zoptymalizowanym procesom drukowania

Arquia Banca została założona w 1983 roku, aby zaspokajać potrzeby finansowe architektów, ale z biegiem lat ewoluowała i rozszerzyła swój model biznesowy o inne grupy zawodowe, takie jak prawnicy, inżynierowie, ekonomiści i lekarze. Krótko mówiąc, Arquia Banca jest profesjonalną instytucją finansową, która została założona w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb w zakresie oszczędności i kredytów profesjonalistów, osób samozatrudnionych i firm. Arquia Banca oferuje kilka rodzajów usług finansowych dla profesjonalistów, w tym zarówno usługi bankowości detalicznej, jak i inwestycyjnej, oparte na bliskości i spersonalizowanym podejściu. Siedziba firmy znajduje się w Madrycie, a główne biuro w Barcelonie. Posiada również 39 oddziałów zlokalizowanych w całej Hiszpanii i zespół ponad 250 pracowników.

Kiedy bankowość staje się cyfrowa

Jednym z kluczy do sukcesu Arquia Banca jest podejście oparte na bliskości, które oferuje swoim klientom, umożliwiając im przyjście do banku i poczucie się komfortowo. Ponadto „staramy się tworzyć produkty, które są jak najbardziej konkurencyjne, ponieważ jest to oczywiście działalność bankowa, która musi przynosić wyniki. Kiedy potencjalni klienci poznają nas, ostatecznie korzystają z naszych usług, ponieważ wsparcie, które im zapewniamy, jest wysoce spersonalizowane. W nowej fazie, kiedy integrujemy cyfryzację z firmą, naszym celem jest zapewnienie, aby klienci nie musieli fizycznie przychodzić do oddziału w celu przeprowadzenia transakcji, ale raczej szukanie sposobów na oferowanie użytkownikom doświadczeń cyfrowych” – powiedział Càndid Andreu Miralles, dyrektor ds. technologii, operacji i organizacji w Arquia Banca.

Wydajne i oszczędne rozwiązanie w zakresie drukowania

Jaume Esteve, dyrektor ds. IT w Arquia Banca, powiedział: „Biorąc pod uwagę naszą ekspansję i dostosowanie się do potrzeb rynku, musieliśmy zrobić krok naprzód w zakresie naszych usług, wdrażając technologię, która pozwoliłaby obniżyć koszty i zoptymalizować drukowanie. Pracownicy mieli dostęp do urządzeń drukujących i wiedzieliśmy, że wydajemy na to zbyt dużo, więc potrzebowaliśmy technologii, którą moglibyśmy wykorzystać do analizy sytuacji, a która następnie doprowadziłaby do powstania projektu optymalizacji kosztów drukowania. Najważniejsze jest mierzenie, abyśmy mogli następnie oceniać i działać, a firma Konica Minolta dostarcza nam system, który pozwala zrozumieć, co jest drukowane, i oferuje osobistą kontrolę drukowania”.

Aby zoptymalizować drukowanie w firmie, Arquia Banca zainwestowała w YSoft SafeQ 6 firmy Konica Minolta, mając na celu połączenie swojej głównej siedziby i oddziałów za pomocą scentralizowanego systemu. „Wdrażając YSoft SafeQ 6, oprogramowanie do rozliczania wydruków, udało nam się zoptymalizować drukowanie. Uświadomiło nam to, że naprawdę musimy usprawnić nasze procesy” – powiedział Jaume Esteve.

Oprogramowanie YSoft SafeQ 6 firmy Konica Minolta spowodowało zmianę sposobu myślenia w firmie. Wcześniej Arquia Banca posiadała zwykłe drukarki rozmieszczone w całym biurze, przy każdym stanowisku pracy, w przybliżeniu po jednej drukarce na pracownika. Sam projekt pozwolił firmie na zwiększenie wydajności dzięki zmniejszeniu liczby urządzeń, a co za tym idzie, na zwiększenie efektywności dzięki modelowi bardziej dostosowanemu do potrzeb, dzięki któremu firma mogła kontrolować, kto drukuje i ile się wydaje.

Oprogramowanie generuje również alerty i wysyła je do firmy Konica Minolta, która następnie sprawdza, czy urządzenie wymaga konserwacji, biorąc pod uwagę, że nadal jest to maszyna, która może przestać działać. W ten sposób firma Konica Minolta pomaga zapewnić ciągłość przepływu informacji.

„Korzystamy z rozwiązania Konica Minolta od prawie sześciu miesięcy i jesteśmy z niego bardzo zadowoleni, ponieważ pozwala nam ono kontrolować wydatki związane z drukowaniem poprzez scentralizowane monitorowanie drukowania. Ostatecznie nie jest to kluczowy proces wewnętrzny bankowości, ale musimy go kontrolować, ponieważ nieprawidłowe wykonanie mogłoby spowodować wiele problemów” – powiedział Càndid Andreu Miralles.

Oprócz wprowadzenia YSoft SafeQ 6, bank wybrał również kolorową drukarkę wielofunkcyjną bizhub C308 A3, kolorową drukarkę wielofunkcyjną bizhub C3351 A4, drukarkę czarno-białą bizhub 4702P o dużej pojemności A4 oraz oprogramowanie do zdalnego monitorowania PrintFleet.

Dodatkowe projekty zwiększające wydajność

Arquia Banca uruchomiła również dodatkowe nowe i innowacyjne projekty technologiczne, w szczególności projekt Smart Print, którego celem jest ujednolicenie parku drukarek: „Obecnie realizujemy kilka projektów, z których wiele jest związanych z poprawą wydajności, aby zapewnić firmie nie tylko mniejsze wydatki, ale także lepsze ich wykorzystanie. Analizujemy wszystkie wydatki, które mają wpływ na nasze wyniki finansowe, ale z których możemy czerpać korzyści” – powiedział Càndid Andreu Miralles.

Oprócz projektu Smart Print „wdrażamy narzędzie do obsługi paragonów, rozwiązanie do zarządzania paragonami i księgowości, i zastanawiamy się, czy połączyć je z Konica Minolta, z procesem odczytywania paragonów z drukarek wielofunkcyjnych. Każda współpraca, którą możemy nawiązać z innymi usługami lub procesami, które doprowadzą nas do cyfryzacji, będzie mile widziana”.

Dobrze przygotowani do cyfryzacji dzięki Konica Minolta

Wdrożenie różnych rozwiązań Konica Minolta otworzyło przed Arquia Banca nowe horyzonty w zakresie cyfryzacji, umożliwiając bankowi pozyskanie nowych klientów i budowanie lojalności obecnych klientów poprzez optymalizację procesów cyfrowych i komunikacji, co spowodowało gruntowną zmianę i zapewniło firmie nowy wizerunek.

Patrząc w przyszłość, Càndid Andreu Miralles powiedział: „Jesteśmy ambitną firmą, jeśli chodzi o rozwój, właśnie otworzyliśmy przedstawicielstwo w Portugalii i jesteśmy gotowi do zawierania umów z różnymi partnerami lub branżami, z którymi możemy współpracować w jakiś sposób. Rozwój jest stabilny i nie możemy zapominać o tym, co wydarzyło się 10–15 lat temu, kiedy firmy bardzo się rozrosły, więc musimy rozwijać się w inteligentny sposób”.

Zalety

• Zoptymalizowane drukowanie w firmie dzięki scentralizowanemu monitorowaniu wydruków
• Niższe koszty drukowania, kopiowania i skanowania
• Połączenie centrali i oddziałów za pomocą jednego scentralizowanego systemu
• Usprawnienie przepływu pracy dzięki efektywnemu wykorzystaniu urządzeń wielofunkcyjnych
• Pozyskiwanie nowych klientów i budowanie lojalności obecnych klientów poprzez optymalizację procesów cyfrowych i komunikacji

Wyzwanie

• Biorąc pod uwagę rozwój i potrzeby obecnego rynku, Arquia Banca poszukiwała zoptymalizowanego rozwiązania w zakresie drukowania i oszczędności kosztów z funkcjami księgowymi, ponieważ firma ponosi zbyt wysokie koszty drukowania.

Rozwiązanie

• YSoft SafeQ 6:
• Dostęp do wszystkich informacji lokalnych, centrali i oddziałów, ponieważ oprogramowanie łączy wszystkie urządzenia wielofunkcyjne z katalogiem firmowym
• Kilka urządzeń wielofunkcyjnych:
• bizhub C308 A3 kolorowe urządzenie wielofunkcyjne
• bizhub C3351 A4 kolorowe urządzenie wielofunkcyjne
• bizhub 4702P wysokowydajne czarno-białe urządzenie wielofunkcyjne A4
• Oprogramowanie PrintFleet
• System zdalnego monitorowania do przechwytywania, przechowywania i analizowania danych dotyczących drukowania