Śledzenie wszystkich materiałów ma kluczowe znaczenie

Astrup AS to hurtownia zajmująca się metalami, stalami specjalnymi i tworzywami sztucznymi, zaopatrująca głównie firmy w Norwegii, które następnie przetwarzają te materiały. Firma ma klientów z wielu różnych branż i dostarcza materiały do różnych zastosowań. „Może to być wszystko, od przemysłu morskiego i obróbki skrawaniem, budownictwa i fasad, po wnętrza i projektowanie” – mówi David Berge Frogner, kierownik ds. zapewnienia jakości w Astrup AS. Dla wielu klientów śledzenie wszystkich materiałów wykorzystywanych w produkcji ma absolutnie kluczowe znaczenie. Przykładem jest przemysł morski.

„Musimy być w stanie śledzić poszczególne materiały aż do momentu ich wytopienia. Jak materiał jest testowany lub jak jest konkretnie przetwarzany? Wszystko musi być możliwe do śledzenia, jeśli chodzi o zastosowania morskie” – mówi Frogner. Wszystkie te informacje można znaleźć w certyfikatach dostarczanych wraz z produktami zamawianymi przez Astrup AS. Dla każdego zakupu generowany jest kod kreskowy, który jest następnie dołączany do materiału i wydanego certyfikatu. Dzięki temu zachowana jest łączność między towarami w magazynie a certyfikatami zawierającymi informacje o jakości i testach.

„Pierwotnie drukowaliśmy etykiety z kodami kreskowymi, które naklejaliśmy na materiał i certyfikat. Informacje te były następnie wprowadzane do systemu” – mówi Frogner.

Krok w kierunku pełnej cyfryzacji

Pierwszym krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji procesu było automatyczne odczytywanie kodów kreskowych zamiast ręcznego wprowadzania informacji z etykiet. Szybko jednak stało się jasne, że można zrobić więcej. Certyfikaty docierały do Astrup AS w formie elektronicznej. Aby nanieść kod kreskowy, certyfikat musiał najpierw zostać wydrukowany, a następnie opatrzony etykietą, aby można go było zeskanować.

„Chcieliśmy mieć cyfrowy stempel, aby cała praca mogła być wykonywana cyfrowo, a firma Konica Minolta była w stanie nam w tym pomóc.

Rozwiązanie: M-Files. Kiedy otrzymujemy zamówienie, M-Files identyfikuje otrzymane dokumenty. Rozróżnia certyfikaty, listy przewozowe itp. Następnie łączymy certyfikat z linią produktów w zakupie” – mówi Frogner.

M-Files generuje cyfrowy stempel – czyli etykietę pliku PDF. Jest to rodzaj kodu kreskowego, który jest nakładany na dokument cyfrowo. Dzięki temu firma Astrup AS nie musi drukować i skanować certyfikatu. Wszystkie informacje dotyczące jakości są dołączane do dokumentów w formie cyfrowej.

„Musimy przenieść go do M-Files i oznaczyć jako certyfikat. Dokument jest wtedy dostępny jako certyfikat, który można wysłać do naszych klientów, gdy kupują te materiały” – wyjaśnia Frogner.

Cenny proces

„System archiwizacji jest rozwiązaniem gotowym do użycia, ale firma Konica Minolta dostosowała go do naszych procesów pracy i przepływu pracy” – mówi Frogner. „Konica Minolta kierowała projektem pewną ręką i była proaktywna przez cały proces. Przeprowadziła warsztaty i szkolenia z udziałem użytkowników systemu i na tej podstawie przedstawiła propozycje rozwiązań”.

„Sposób, w jaki włączyli organizację, sprawił, że rozwiązanie zostało bardzo dobrze przyjęte przez użytkowników. Widzą oni, że ich praca stała się bardziej wydajna, a system zapewnia im lepszy przegląd sytuacji i większą kontrolę” – kontynuuje. Dla Astrup AS wartość projektu jest niepodważalna – zarówno dla użytkowników systemu, jak i dla klientów, którzy są uzależnieni od certyfikatów. Korzystają oni z szybszego przetwarzania, mniejszej liczby błędów ręcznych, lepszej jakości i czytelności dokumentów, które nigdy nie uległy zużyciu.

Smak na więcej

Co więcej, Astrup AS ma teraz system archiwizacji, dla którego ma wiele potencjalnych zastosowań. Wyszukiwanie jest łatwe, z pełnymi metadanymi i możliwością wyszukiwania zwykłego tekstu w wersjach PDF certyfikatów. Utworzono łącze, które lokalizuje numer zakupu w systemie ERP i dodaje metadane z tego miejsca do certyfikatu.

System jest również bezpieczny, z kontrolowanym dostępem do wszystkich zarchiwizowanych informacji. Astrup AS pracuje obecnie nad rozszerzeniem wykorzystania M-Files na inne aplikacje w firmie.

"Dopiero zaczynamy rozważać wykorzystanie go w HR i kadrach. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę RODO - bardzo chcemy być z nim zgodni" - mówi Frogner.

M-Files umożliwia zarządzanie uprawnieniami do systemu, kontrolowanie, kto może przeglądać poufne informacje, a także tworzenie schematów blokowych. Umożliwia to tworzenie procesów i przypomnień w związku z onboardingiem i offboardingiem.

"Pracujemy nad stworzeniem teczek personalnych, w których ustawiamy dokumenty dla każdego profilu pracownika. M-Files może zapewnić nam dobry przegląd wszystkich poufnych informacji w naszym posiadaniu i pomóc zapewnić, że nie będziemy przechowywać informacji dłużej niż jest to dozwolone" - podkreśla.

"Podsumowując, nasze doświadczenia z M-Files są bardzo pozytywne i ufamy procesom ustanowionym przez Konica Minolta w celu wdrożenia projektu", podsumowuje Frogner.