Zautomatyzowany proces zarządzania umowami i archiwum cyfrowe
Automatyczne zarządzanie umowami i cyfrowym archiwum
Cyfrowy proces zarządzania umowami i archiwizacja dla BILLA
BILLA, pierwsza międzynarodowa sieć handlowa w Bułgarii, działająca na rynku od ponad 21 lat, wprowadza cyfrowy system zarządzania umowami i archiwum dokumentów. Dzięki temu procesy związane z tworzeniem, przechowywaniem i wyszukiwaniem umów stają się szybsze, prostsze i bardziej bezpieczne.
System pozwala na:
- automatyczne porządkowanie i przechowywanie umów w formie cyfrowej,
- szybki dostęp do potrzebnych dokumentów w każdej chwili,
- redukcję ryzyka błędów i zagubienia dokumentów,
- usprawnienie współpracy między działami firmy.
BILLA, znana jako firma odpowiedzialna społecznie i dbająca o lokalne inicjatywy, wzmacnia swoją nowoczesną i efektywną strukturę operacyjną, ułatwiając zarządzanie kluczowymi dokumentami w całej sieci ponad 145 sklepów w 45 miastach Bułgarii.
Ivan Mindilikov
Szef działu IT, Billa Bułgaria
"Dzięki naszej współpracy z firmą Konica Minolta i wdrożonej przez nią platformie M-Files zarządzamy naszymi umowami z większą wydajnością, oszczędzamy czas i miejsce oraz mamy natychmiastowy dostęp do całej naszej dokumentacji w cyfrowym archiwum. Platforma znacząco optymalizuje przepływ pracy na każdym etapie cyklu życia umowy - od sporządzenia pierwszego projektu, poprzez koordynację z różnymi działami, aż po archiwizację".
Wyzwania
Umowy są fundamentem działalności każdej firmy i wpływają na wiele codziennych procesów. W dużych organizacjach ich zarządzanie bywa jednak czasochłonne i skomplikowane. W przypadku BILLA Bulgaria pojawiały się głównie następujące problemy:
- Ręczne przetwarzanie dokumentów
- Brak automatyzacji
- Rozproszone archiwum
Te wyzwania sprawiły, że zespół BILLA poszukiwał rozwiązania pozwalającego na cyfryzację i automatyzację zarządzania umowami, aby uprościć procesy i zwiększyć efektywność pracy.
Rozwiązanie
BILLA Bulgaria zdecydowała się na współpracę z firmą Konica Minolta w celu wdrożenia rozwiązania umożliwiającego efektywne zarządzanie umowami i cyfrowe archiwum. Fundamentem tego procesu była platforma M-Files, która pozwoliła:
- wyeliminować ręczne przetwarzanie dokumentów,
- zminimalizować potrzebną przestrzeń do przechowywania papierowych umów,
- usprawnić zarządzanie całym cyklem życia każdej umowy – od sporządzenia projektu, przez koordynację i zatwierdzenie, aż po wykonanie, aktywację i archiwizację.
W ramach optymalizacji wprowadzono cyfrowe archiwum, które centralizuje wszystkie umowy i dokumenty w jednej bazie danych, umożliwiając szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji.
Dodatkowo, dzięki integracji M-Files z podpisami elektronicznymi Evrotrust, rozwiązano problem powolnej i trudnej koordynacji podczas ręcznego podpisywania dokumentów.
Korzyści
Wdrożenie cyfrowego procesu zarządzania umowami przyniosło BILLA Bulgaria szereg istotnych korzyści:
- Szybkie wyszukiwanie i udostępnianie informacji
- Automatyzacja koordynacji umów
- Śledzenie zmian i praca zawsze z najnowszą wersją dokumentu
- Powiadomienia e-mail
- Bezpieczne archiwum cyfrowe
- Możliwość korzystania z podpisu elektronicznego
BILLA Bulgaria i Konica Minolta kontynuują współpracę, rozwijając projekt digitalizacji procesów pracy. Kolejne kroki obejmują automatyzację zarządzania zamówieniami i dokumentami własności we wszystkich sklepach sieci.