Rachunkowość druku i zintegrowane funkcje drukowania

Rozliczanie wydruków i zintegrowane funkcje drukowania

W ciągu nieco ponad 13 lat ta instytucja edukacyjna, założona w 2001 roku jako niewielka, ale obiecująca Budapest College of Communication, stała się największym prywatnym uniwersytetem na Węgrzech. Obecnie uczęszcza do niej ponad 8000 studentów, a kadrę pedagogiczną tworzy 340 wykładowców i 8 wydziałów. Oczywiście tak dynamiczna instytucja musi być na bieżąco nie tylko w zakresie oferowanego wykształcenia, ale także usług wykraczających poza program nauczania. Aby to zapewnić, BKF postanowiła zmodernizować swoją dość chaotyczną instalację systemów wyjściowych od różnych dostawców, usprawniając całą instalację do zintegrowanych i kompleksowych funkcji drukowania.

Nowoczesna, dynamiczna, szybko rozwijająca się

Założony w 2001 roku z zaledwie 3 wydziałami (komunikacja, komunikacja biznesowa i komunikacja marketingowa), Uniwersytet Nauk Stosowanych BKF stał się od tego czasu istotnym członkiem węgierskiej sceny szkolnictwa wyższego. Dzięki stale rosnącej liczbie studentów, placówek edukacyjnych i kampusów oraz zróżnicowanej ofercie programowej, BKF jest obecnie największym prywatnym uniwersytetem na Węgrzech, reprezentowanym w dwóch miastach, Budapeszcie i Hódmezővásárhely, i skupiającym ogromną społeczność 8000 studentów.

BKF oferuje kompleksowy program edukacyjny w dwóch zawodowych szkołach średnich, różne szkolenia zawodowe na poziomie wyższym, studia magisterskie oraz podyplomowe programy szkoleniowe oparte na programach licencjackich w dziedzinie komunikacji, biznesu, turystyki i sztuki.

Przypadkowa kompilacja urządzeń

Jak to zwykle bywa w przypadku szybko rozwijających się organizacji, BKF rozbudowywała swoją flotę drukarek w miarę potrzeb. Ostatecznie ta przypadkowa kolekcja urządzeń wyjściowych obejmowała około 90 drukarek biurkowych, głównie laserowych, ale także kilka drukarek atramentowych, 24 wielofunkcyjne kopiarki/drukarki, kilka faksów i skanerów, a nawet analogową kopiarkę. Niemal logiczne było, że wszystkie te urządzenia pochodziły od różnych dostawców.

Ta nieuporządkowana konfiguracja powodowała znaczne problemy, na przykład związane z magazynowaniem licznych materiałów eksploatacyjnych dla różnych marek. Nakład pracy i związane z tym koszty ponoszone przez dział IT były ogromne. Pomimo jakości wydruków, która w wielu przypadkach pozostawiała wiele do życzenia, koszty drukowania były wysokie, głównie z powodu wielu niepotrzebnych wydruków. Podsumowując, była to bardzo kosztowna i nieefektywna sytuacja, która wymagała pilnej zmiany.

Usprawnione drukowanie w centralnie zarządzanej flocie urządzeń wielofunkcyjnych

BKF zwróciło się o pomoc do firmy Konica Minolta w celu scentralizowania większości działań związanych z drukowaniem. Pierwszym krokiem była kompleksowa analiza wszystkich urządzeń drukujących na terenie uczelni. Specjaliści z firmy Konica Minolta sprawdzili wszystkie urządzenia wyjściowe, oceniając ich jakość, koszt wydruku i lokalizację w budynkach. Ostateczna koncepcja optymalizacji zakładała oszczędności rzędu około 40% kosztów drukowania. Osiągnięto to poprzez wyeliminowanie prawie wszystkich drukarek biurkowych i wdrożenie kompleksowego systemu rozliczania dokumentów (YSoft), który integruje wszystkie wielofunkcyjne systemy wyjściowe, obejmując również istniejące urządzenia konkurencji.

Kompleksowe rozwiązanie obejmowało instalację różnych wydajnych i wysoce efektywnych urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta, 21 urządzeń monochromatycznych i kolorowych, od bizhub 222, bizhub 282 i 362 po bizhub C280.

Pełna satysfakcja

Prywatna uczelnia była pod ogromnym wrażeniem wyników osiągniętych przez wybranego partnera biznesowego:

„Konica Minolta od samego początku, przez cały okres oceny, była zaangażowana w szybką i kompletną instalację naszego nowego rozwiązania. Przyjrzeli się naszej instytucji jako całości i zaproponowali kompleksowe, kompleksowe rozwiązanie, obejmujące najlepiej dopasowany sprzęt i oprogramowanie”.

Inne kwestie, które szczególnie zadowalają BKF i użytkowników, to intuicyjny i ujednolicony interfejs użytkownika w systemach bizhub, doskonała jakość wydruków, łatwa administracja IT, która znacznie odciąża dział IT uczelni, oraz fakt, że serwis techniczny Konica Minolta działa przez całą dobę, dzięki czemu jest dostępny przez cały czas!