Bezpieczna archiwizacja i zautomatyzowane procesy

Archiwizacja zabezpieczająca przed zmianami i zautomatyzowane procesy

To właśnie przypadkowa uwaga doprowadziła do wdrożenia systemu zarządzania dokumentami (ECM) w „Bodenmechanisches Labor Gumm”. Zapewnia on archiwę cyfrową zabezpieczoną przed zmianami i gwarantuje automatyzację różnych procesów biznesowych. Specjalistyczny dostawca usług technicznych może teraz przyspieszyć procedury wewnętrzne i zwiększyć ich przejrzystość, podnosząc rentowność firmy.

Nowy wielofunkcyjny system wyjściowy uruchamia projekt ECM

„Czy nie byłoby wspaniale, gdybyśmy nie musieli już ręcznie archiwizować każdej zeskanowanej strony, ale mogli archiwizować dokumenty automatycznie, na przykład za pomocą rozpoznawania kodów kreskowych?” Uznając to za mrzonkę, Meike Wohlfart, asystentka kierownictwa „Bodenmechanisches Labor Gumm”, wspomniała o swoim pomyśle mimochodem, gdy firma Konica Minolta zainstalowała nowy wielofunkcyjny system do drukowania, skanowania, kopiowania i faksowania w siedzibie głównej firmy w Laufersweiler koło Frankfurtu nad Menem.

Początkowo kierownictwo firmy Gumm nie mogło uwierzyć, gdy przedstawiciel Konica Minolta zwrócił uwagę, że można to łatwo osiągnąć. Natychmiast zgodzili się na kolejną konsultację, aby zapoznać się ze szczegółową propozycją. Konica Minolta zasugerowała zainstalowanie systemu zarządzania dokumentami (ECM) jako podstawy cyfrowego archiwum i zautomatyzowanych procesów biznesowych.

„Od samego początku byliśmy entuzjastycznie nastawieni do tego projektu i popieraliśmy go” – mówi dyrektor generalny Werner Volker Gumm. „Jedynym warunkiem było zachowanie naszych procesów, struktury archiwizacji i systemu numeracji projektów”. W końcu istniejące przepływy pracy były sprawdzone, przetestowane i zatwierdzone przez lata i posiadają certyfikat zgodności z normą jakości EN ISO 9001.

Zatrudniając 50 pracowników w pięciu lokalizacjach, „Bodenmechanisches Labor Gumm” działa w obszarach terenów skażonych, gruntów fundamentowych, budowy dróg, robót ziemnych i budowy składowisk odpadów, inżynierii geologicznej i hydrogeologii, a także pomiarów drgań. Na terenie całych Niemiec ten wyspecjalizowany usługodawca sporządza ekspertyzy oraz przeprowadza konkretne pomiary i analizy.

„Już w przeszłości digitalizowaliśmy całą dokumentację każdego projektu i archiwizowaliśmy wszystko na serwerze plików, aby zapewnić łatwy dostęp dla pracowników we wszystkich naszych oddziałach” – wspomina Werner Volker Gumm. Wśród dokumentów projektowych znajdowało się na przykład wiele protokołów z terenu budowy, które pracownicy wypełniali ręcznie na miejscu. Po powrocie do biura protokoły musiały być skanowane i zapisywane w odpowiednich plikach.

Kody kreskowe do automatycznej klasyfikacji

Odkąd firma Konica Minolta wdrożyła system zarządzania dokumentami (ECM) w „Bodenmechanisches Labor Gumm”, koordynatorzy projektów przypisują protokoły terenowe do projektów i wprowadzają wcześniej odpowiednie dane, takie jak numer projektu i dane klienta. Dla każdego protokołu system ECM tworzy kod kreskowy, który jest umieszczany w formularzu protokołu wypełnianym przez pracownika na miejscu.

Po powrocie do biura protokół jest skanowany i – dzięki kodowi kreskowemu – automatycznie zapisywany w odpowiednim pliku projektu w systemie ECM. Meike Wohlfart jest zadowolona: „Nowy proces pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ nie trzeba już ręcznie wypełniać nagłówka protokołu, ale przede wszystkim dlatego, że proces archiwizacji został całkowicie zautomatyzowany. Oznacza to również, że protokoły nie są już przypadkowo zapisywane w niewłaściwym pliku”.

ECM zapewnia większą przejrzystość

Kolejną ważną zaletą jest to, że pracownicy mają znacznie łatwiejszy dostęp do konkretnych informacji, jak informuje Werner Volker Gumm: „Jeśli pracownicy szukają na przykład ekspertyzy dotyczącej pomiaru radonu, nie muszą już przeglądać wszystkich naszych projektów, ale mogą po prostu wpisać słowo „radon”.

Właściciel firmy jest szczególnie zadowolony, że ECM pomaga również zwiększyć przejrzystość w całej firmie: „Oprócz bardziej wydajnych procesów oczekujemy korzyści płynących z ocen i analiz, które na przykład umożliwiają nam łatwe uzyskanie szczegółowych informacji na temat liczby przeprowadzonych analiz i ich rentowności”. Audytorzy również zwrócili uwagę na tę korzyść dla przedsiębiorstwa, kiedy niedawno oceniali system ECM podczas przeprowadzania ponownej certyfikacji zgodnie z normą ISO 9001. Oprócz nowych możliwości oceny podkreślili oni zgodność audytu z przepisami prawa, którą nowy system ECM niezawodnie zapewnia.

Prawie rok po wdrożeniu systemu ECM dyrektor generalny Werner Volker Gumm jest w pełni zadowolony: „Osiągnęliśmy wszystko, co chcieliśmy osiągnąć do tej pory!”. Wyjaśnia, że wynika to w dużej mierze z doskonałej współpracy z firmą Konica Minolta oraz z faktu, że osoby odpowiedzialne za projekt szybko odpowiadały na pytania i rozwiązywały problemy. W rezultacie kierownictwo już rozważa nowe zastosowania ECM, mające na celu dogłębny rozwój bardziej rozbudowanych przepływów pracy oraz integrację programów rejestracji czasu pracy w celu kontroli projektów.

Wyzwanie

• Automatyczna archiwizacja zeskanowanych dokumentów biznesowych

Rozwiązanie

• ECM, w tym automatyczne generowanie kodów kreskowych

Zalety

• Oszczędność czasu oraz szerokie możliwości ulepszeń i rozbudowy