Rozwiązanie do zarządzania jakością do przygotowywania, zatwierdzania i zarządzania dokumentami dotyczącymi jakości

Rozwiązanie do zarządzania jakością służące do przygotowywania, zatwierdzania i zarządzania dokumentami dotyczącymi jakości

Coreplast Laitila Oy, z siedzibą w południowo-zachodniej Finlandii, jest ważnym producentem kontraktowym w branży tworzyw sztucznych. Usługi firmy obejmują produkcję kontraktową wyrobów formowanych wtryskowo, form wtryskowych, serii prototypów wyrobów formowanych wtryskowo, usługi malowania wyrobów z tworzyw sztucznych, znakowanie laserowe wyrobów z tworzyw sztucznych, zgrzewanie ultradźwiękowe, usługi montażowe (w tym ESD) oraz różne prace drukarskie (tampodruk, sitodruk, IML, tłoczenie folią, druk cyfrowy).

Działalność Coreplast Laitila Oy opiera się na certyfikowanych systemach jakości i środowiskowych. Certyfikowane systemy jakości i środowiskowe są kontrolowane zarówno przez klientów, jak i oficjalnych audytorów. Audytorzy wymagają, aby cała historia zmian instrukcji obsługi była możliwa do prześledzenia od momentu przygotowania nowej instrukcji aż do jej zatwierdzenia. Informacje te powinny być możliwe do zebrania i wyświetlenia w formacie elektronicznym, dlatego też planowanie i wdrażanie gromadzenia szczegółowych danych dziennika oraz elektronicznej ścieżki audytu ma ogromne znaczenie. Aby to zrealizować, firma Coreplast Laitila poszukiwała scentralizowanego rozwiązania, które wspierałoby zarządzanie dokumentami tworzonymi w systemie jakości i środowiskowym.

Wysokiej jakości produkty formowane wtryskowo

Aktualizacja dokumentacji jakościowej przebiega zgodnie ze standardowym procesem zatwierdzania: autor > recenzent > osoba zatwierdzająca. Wcześniej dokumentacja zarządzania jakością firmy była zarządzana w strukturach folderów na dysku sieciowym. Przebieg procesu zatwierdzania dokumentów jakościowych nie mógł być weryfikowany z mocą wsteczną, co oznaczało brak ścieżki audytu. Na każdym etapie procesu zatwierdzania brakowało opcji podpisu elektronicznego, a ręcznie przeprowadzany proces zatwierdzania wymagał również dobrej pamięci i ciągłego monitorowania.

Jedno rozwiązanie – wiele korzyści

Firma Konica Minolta dostarczyła Coreplast rozwiązanie do zarządzania informacjami M-Files, dzięki czemu zarządzanie jakością może być teraz realizowane w jednym systemie. Instrukcja obsługi i wszystkie jej poziomy zostały zaimportowane do systemu M-Files, a między poziomami ustanowiono hierarchię opartą na instrukcji. Ułatwia to korzystanie z dokumentacji jakościowej. Pozycje produktów zostały zaimportowane z systemu ERP do oddzielnych typów docelowych, dzięki czemu cała dokumentacja związana z produktami jest łatwa do zlokalizowania według pozycji produktu. Klienci zostali również zaimportowani do systemu jako oddzielne typy docelowe, co umożliwia bezpośrednie powiązanie pozycji produktów z klientami, zapewniając bezpośredni dostęp do informacji dotyczących konkretnych klientów. Obecny przejrzysty i kontrolowany model zarządzania jakością zapewnia zgodność z przepisami, usprawnia pracę, zmniejsza ryzyko i oferuje możliwość zaspokojenia potrzeb zleceniodawców i audytorów, zapewniając jednocześnie stałą współpracę i poprawę konkurencyjności.

Zarządzanie jakością wykorzystuje jedno kompleksowe rozwiązanie do przygotowywania, zatwierdzania i zarządzania dokumentami jakościowymi, takimi jak standardowe procedury operacyjne, instrukcje pracy i wytyczne dotyczące audytu. Rozwiązanie to prowadzi elektroniczny dziennik użytkowania zgodnie z wymogami jakościowymi, dlatego też nie jest możliwe usuwanie lub modyfikowanie informacji bez pozostawienia wyraźnego śladu. Istnieje kilka sposobów zarządzania prawami dostępu do dokumentów jakościowych. Prawa dostępu mogą być wykorzystywane do definiowania praw użytkowników do odczytu, edycji i usuwania plików. Ponadto prawa dostępu służą do zarządzania różnymi etapami cyklu życia dokumentów dotyczących jakości. Na przykład pracownicy produkcji mogą wyświetlać instrukcje pracy dopiero po ich opublikowaniu. Rozwiązanie obejmuje również wersjonowanie i nieprzerwaną ścieżkę audytu. Ostatni etap rundy zatwierdzania — ostateczne zatwierdzenie — wykorzystuje funkcję podpisu elektronicznego, która służy również jako potwierdzenie, że przygotowana wersja dokumentu dotyczącego jakości jest gotowa do publikacji w organizacji. Proces zatwierdzania obejmuje przypisywanie zadań i wysyłanie przypomnień e-mailowych do osób odpowiedzialnych. Wdrożone rozwiązanie obejmowało automatyczny import informacji o klientach, pozycjach produktów i kodach produktów, a także jak najwięcej innych istotnych informacji do M-Files. Rozwiązanie zostało wdrożone jako oprogramowanie jako usługa (SaaS).

Współpraca na rzecz pomyślnego wyniku

Wspólne zrozumienie odegrało kluczową rolę podczas planowania i wdrażania rozwiązania. W niejasnych sytuacjach obie strony podejmowały działania, aby osiągnąć porozumienie. Sari Suomistoinen, kierownik ds. jakości w Coreplast, mówi: „Na początku wydawało się, że obie strony używają tak różnej terminologii, że nasze dyskusje były żmudne. Jednak miło było widzieć, że firma Konica Minolta naprawdę chciała zrozumieć naszą działalność i ciężko pracowała, aby to osiągnąć. Kiedy już zaczęliśmy, miałam silne poczucie, że podjęliśmy właściwą decyzję. Przejście z tradycyjnej struktury zarządzania dokumentami jakościowymi opartej na folderach na dysku sieciowym na oparty na metadanych system M-Files było dużą zmianą. Pomimo początkowych trudności szybko opanowaliśmy nowy system, gdy zaczęliśmy korzystać z tego rozwiązania” – mówi Suomistoinen. „

M-Files był na tyle wszechstronny, że spełniał nasze potrzeby, czego nie można było powiedzieć o innych systemach, które rozważaliśmy” – mówi Mikko Toivonen, dyrektor zarządzający Coreplast Laitila Oy. Rozwiązanie do zarządzania jakością zostało wdrożone w 2018 roku, ale obie strony zgodziły się, że to dopiero początek. „Jesteśmy zadowoleni ze współpracy i korzyści płynących z systemu” – mówi dyrektor zarządzający Toivonen. Po wdrożeniu M-Files współpraca między Konica Minolta i Coreplast stale się rozwijała i zrealizowano inne projekty wykraczające poza zarządzanie jakością.

Zalety

• Wdrożenie systemu M-Files zapewnia zgodność z przepisami, usprawnia pracę, zmniejsza ryzyko i umożliwia spełnienie wymagań zleceniodawców i audytorów, zapewniając jednocześnie stałą współpracę i zwiększoną konkurencyjność.
• Łatwe korzystanie z dokumentacji jakości dzięki ustanowieniu hierarchii poziomów opartej na instrukcji obsługi.
• Dzięki elektronicznemu dziennikowi użytkowania nie jest już możliwe usuwanie lub modyfikowanie informacji bez pozostawienia wyraźnego śladu.
• Zarządzalne prawa dostępu do definiowania praw użytkownika do odczytu, edycji i usuwania plików.
• Proces zatwierdzania obejmuje przydzielanie zadań i wysyłanie przypomnień e-mailowych do osób odpowiedzialnych.
• Automatyczny import informacji o klientach, pozycjach produktów i kodach produktów, co umożliwia bezpośrednie powiązanie pozycji produktów z klientami, zapewniając bezpośredni dostęp do informacji dotyczących konkretnych klientów.

Wyzwanie

• Poszukiwanie scentralizowanego rozwiązania, które wspiera zarządzanie dokumentami tworzonymi w systemie jakości i środowiskowym
• Poprawa obiegu zatwierdzania dokumentów dotyczących jakości, ponieważ nie można było tego zweryfikować z mocą wsteczną

Rozwiązanie

• Wdrożenie M-Files

• Zarządzanie jakością może być realizowane w jednym systemie

• Wersjonowanie i nieprzerwana ścieżka audytu w celu automatycznego stosowania funkcji podpisu elektronicznego w procesie zatwierdzania