Konfigurowanie i utrzymywanie przyszłościowej infrastruktury informatycznej spełniającej najwyższe wymagania w zakresie bezpieczeństwa, ochrony danych i wydajności.

Stworzenie i utrzymanie przyszłościowej infrastruktury IT spełniającej najwyższe standardy bezpieczeństwa, ochrony danych i wydajności

Ceská Advokátní Komora (CAK), Czeskie Stowarzyszenie Adwokatów, jest największą organizacją zrzeszającą prawników w Czechach. Reprezentuje ponad 11 000 aktywnych prawników. CAK jest samorządową organizacją sprawującą administrację publiczną w zakresie zawodów prawniczych. W związku z tym chroni i gwarantuje jakość świadczonych przez prawników usług prawnych. Kiedy przyszło do aktualizacji infrastruktury IT organizacji, wewnętrznego systemu informacyjnego i usług komunikacyjnych, CAK nawiązała współpracę z firmą Konica Minolta, aby zapewnić, że nowy system będzie zapewniał najwyższy poziom bezpieczeństwa, a jednocześnie umożliwi wysoce wydajne i uproszczone przepływy pracy.

Wszechstronne, bezpieczne i przyszłościowe rozwiązania IT

Organizacja działająca w ramach systemu sądownictwa musi być absolutnie bezkompromisowa w zapewnianiu bezpieczeństwa i niezawodności swoich danych. Dotyczy to w szczególności krajowej izby adwokackiej czeskich prawników, Česká Advokátní Komora (ČAK). Kiedy istniejąca infrastruktura IT oraz wewnętrzny system informacyjny przestały spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa i wydajności, izba poszukiwała partnera IT, który zmodernizowałby cały system informatyczny i komunikacyjny – nie tylko w celu aktualizacji, ale także zapewnienia jego przyszłościowości.

Konica Minolta, jako jedyny punkt kontaktowy, zapewniła cały pakiet. Projekt obejmował serwery i stacje robocze użytkowników końcowych stowarzyszenia. W przypadku serwerów firma Konica Minolta zainstalowała nowy sprzęt, aby zapewnić platformę do budowy w pełni wirtualnych serwerów, które pomieściłyby wszystkie wymagane systemy. Zastąpiono stare serwery, które nadal działały pod kontrolą systemu Windows 2003, dla którego wygasło wsparcie techniczne. Wirtualizacja zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa, ponieważ w przypadku awarii jednego serwera wirtualnego można natychmiast uruchomić nowy, ograniczając czas przestoju do absolutnego minimum. Ponadto w Pradze i Brnie skonfigurowano kopię zapasową GEO jako dodatkowe zabezpieczenie, eliminując w ten sposób istniejące wcześniej potencjalne ryzyko znacznej utraty danych. To rozwiązanie serwerowe jest również atrakcyjne finansowo: koszty ponosi się tylko za faktycznie działający system operacyjny, ponieważ jest on dostarczany jako usługa. Wymieniono również sprzęt użytkowników końcowych, od komputerów osobistych po stacje robocze, zapewniając zarówno wysoki poziom bezpieczeństwa, jak i znacznie lepszą użyteczność.

Użyteczność i usprawnienie procesów miały również kluczowe znaczenie przy zastępowaniu starego, zastrzeżonego wewnętrznego systemu informacyjnego nowoczesnym, kompleksowym systemem informacyjnym (CIS): poprzedni system opierał się na około dziesięciu modułach, które nie były ze sobą połączone. Sprawiało to, że procesy wymagające transferu informacji z jednego systemu do drugiego były skomplikowane i czasochłonne. Nowe rozwiązanie, oparte na platformie MS Dynamics 365, zapewnia usługę plików, która w sposób integralny obejmuje wszystkie niezbędne agendy i jest połączona z otaczającymi systemami. Dzięki rozwiązaniu SharePoint i zainstalowanemu systemowi K2 Blackpearl, platformie oprogramowania do tworzenia i uruchamiania aplikacji procesów biznesowych, dostęp do informacji i zarządzanie nimi stało się bardzo łatwe i intuicyjne. Oprócz instalacji nowych wielofunkcyjnych drukarek (MFP) utworzono cztery stacje skanujące. W połączeniu z serwerem ABBY Flexicapture and Recognition system ten zajmuje się przechwytywaniem danych z faktur, co dodatkowo zwiększa wydajność tego procesu w organizacji.

Dodatkowo, aby zapewnić najwyższy poziom kontroli dostępu i łatwość użytkowania, zainstalowano nowy system zarządzania tożsamością, łączący wszystkie systemy. Odnowiono również usługi komunikacyjne, w tym poprawiono łączność danych między oddziałami, ujednolicono komunikację stowarzyszenia oraz zaktualizowano usługi telekonferencyjne, Voice over IP (VOIP) i usługi mobilne.

Dokładna analiza prowadząca do najlepszego pakietu rozwiązań

Aby zapewnić ČAK nie tylko rozwiązanie, ale rozwiązanie, którego naprawdę potrzebuje, firma Konica Minolta zastosowała swoje sprawdzone podejście polegające na uważnym wysłuchaniu klienta zarówno przed, jak i po wygraniu przetargu oraz przeprowadzeniu dokładnej analizy na miejscu. Na podstawie tego procesu firma Konica Minolta uzyskała dogłębne zrozumienie rzeczywistych wymagań, jakie musiałaby spełniać nowa konfiguracja sprzętu, oprogramowania i usług.

„Byliśmy pod wrażeniem dokładności, z jaką firma Konica Minolta podeszła do tego zadania, i naprawdę przekonali nas jej ustalenia oraz opracowane rozwiązanie” – wspomina Josef Fiala, dyrektor ds. informatyki w ČAK, dodając: „Szybko uznaliśmy firmę Konica Minolta za partnera, który nie jest zainteresowany wyłącznie sprzedażą sprzętu i umowy serwisowej, ale naprawdę zależy mu na stworzeniu kompleksowego rozwiązania, które naprawdę pomoże naszej organizacji iść naprzód”.

Szybkie dostosowanie się do nowych realiów regulacyjnych i potrzeb

Szczególnie w dziedzinie usług prawnych organizacje muszą szybko dostosowywać się do nowych wytycznych regulacyjnych, które często mają również wpływ na infrastrukturę IT. Jednym z przykładów było wprowadzenie europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). W tym przypadku firma Konica Minolta wprowadziła kilka zmian do rozwiązania, aby zapewnić maksymalną zgodność z nowymi przepisami. Konica Minolta szybko podjęła również dalsze działania dostosowujące rozwiązanie do zmieniających się potrzeb i wymagań oraz znalazła odpowiednie rozwiązania.

Umowa „pod klucz” i umowa SLA na wysokim poziomie

Realizacja całego projektu była zarządzana przez firmę Konica Minolta, która zapewniła stowarzyszeniu prawdziwe rozwiązanie „pod klucz” i jeden punkt kontaktowy. Obejmuje ono również umowę o wysokim poziomie usług (SLA), która w przeciwieństwie do poprzedniej umowy obejmowała nie tylko sprzęt, ale również oprogramowanie. Obejmuje ona wsparcie telefoniczne, nadzór nad produktami (system K2) i rozwiązywanie problemów – dzięki czemu wykwalifikowani eksperci Konica Minolta mogą szybko rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. Konica Minolta zajmuje się również administracją całej domeny internetowej ČAK i zarządzaniem usługami internetowymi – i to za cenę niższą niż w poprzedniej umowie serwisowej ČAK.

Zalety

• Serwery wirtualne i kopie zapasowe GEO zapewniają maksymalne bezpieczeństwo danych i niezawodność
• Ekonomiczne rozwiązanie serwerowe: koszty ponoszone są wyłącznie za faktycznie działający system operacyjny
• Niezawodny, szybki i wysoce wydajny wewnętrzny system informacyjny
• Umowa „pod klucz” z ekonomiczną umową SLA
• Konica Minolta jako jedyny punkt kontaktowy w zakresie bieżącego wsparcia

Wyzwanie

• Istniejąca infrastruktura IT (serwery i stacje robocze) oraz wewnętrzny system informacyjny nie spełniały już wysokich standardów ČAK w zakresie bezpieczeństwa i wydajności.
• Potencjalne luki w zabezpieczeniach infrastruktury IT działającej w systemie Windows 2003 z wygasłym wsparciem technicznym.
• Wymóg posiadania rozwiązania do przechowywania plików i tworzenia kopii zapasowych, zapewniającego wysoką niezawodność.
• Potrzeba posiadania ujednoliconego i bardziej wydajnego wewnętrznego systemu informacyjnego.

Rozwiązanie

• W pełni wirtualna infrastruktura serwerowa z pełnym przełączaniem awaryjnym i rozwiązaniem do tworzenia kopii zapasowych
• Kopie zapasowe GEO w Pradze i Brnie jako dodatkowe zabezpieczenie, eliminujące potencjalne ryzyko utraty danych
• Sprzęt dla użytkowników końcowych, od komputerów PC po stacje robocze, zapewniający zarówno wysoki poziom bezpieczeństwa, jak i znacznie lepszą użyteczność
• Kompleksowy system informatyczny (CIS) działający w oparciu o MS Dynamics 365, rozwiązanie SharePoint i system K2 Blackpearl
• Dodatkowe drukarki wielofunkcyjne (MFP) i cztery stacje skanujące z serwerem ABBY Flexicapture and Recognition do wydajnego przechwytywania danych z faktur
• Umowa o gwarantowanym poziomie usług (SLA) na oprogramowanie i sprzęt