Automatyzacja i usprawnienie procesów związanych z umowami

Automatyzacja i usprawnienie procesów związanych z umowami

Bardziej wydajne i usprawnione procesy związane z dokumentami umownymi

DS Smith, brytyjski producent ekologicznych opakowań, jest jednym z wiodących światowych dostawców rozwiązań w zakresie opakowań z tektury falistej. Firma działa w ponad 34 krajach na całym świecie, zatrudnia prawie 30 000 pracowników i posiada bogatą ofertę produktów, która obejmuje opakowania transportowe, opakowania konsumenckie, opakowania ekspozycyjne i promocyjne oraz niestandardowe opakowania ochronne. Na rynku lokalnym DS Smith Paper Zărnești jest największym producentem papieru opakowaniowego w Rumunii, dostarczającym prawie połowę produktów na rynek krajowy.

Firma wykorzystuje w 100% makulaturę i tekturę jako surowiec. DS Smith posiada również centrum koordynacji recyklingu w Bukareszcie, dwa magazyny recyklingowe w Otopeni i Cluj-Napoca, dwa zakłady produkcyjne opakowań w Ghimbav i Timisoara oraz trzy zakłady pracy w Pitesti, Timisoara i Otopeni, zatrudniające łącznie 650 osób. Ze względu na uciążliwą pracę z dużą liczbą umów, usprawnienie i uproszczenie przepływu dokumentów stało się jednym z głównych priorytetów DS Smith Paper Zărnești. Firma wybrała zatem rozwiązanie do zarządzania dokumentami firmy Konica Minolta, które pozwala jej w łatwy sposób zarządzać dokumentami od momentu ich utworzenia do zatwierdzenia i podpisania. Po wdrożeniu rozwiązania przepływ dokumentów związanych z umowami został w pełni zautomatyzowany i uproszczony, a efektywność i przejrzystość zarządzania nimi znacznie wzrosła.

Cel i kontekst projektu

Ze względu na uciążliwą pracę z dużą liczbą umów, która stała się coraz bardziej odczuwalna, usprawnienie i uproszczenie przepływu dokumentów stało się jednym z głównych priorytetów firmy DS Smith Paper Zărnești. W pierwszym etapie konieczna była rygorystyczna analiza procesów wewnętrznych w celu stworzenia dostosowanego do potrzeb firmy rozwiązania cyfrowego.

Przy projektowaniu odpowiedniego rozwiązania uwzględniono wszystkie ważne etapy usprawniające pracę z umowami, począwszy od analizy projektów umów, poprzez uzupełnienie wszystkich związanych z nimi informacji, etapy zatwierdzania, akceptację umów przez użytkowników zewnętrznych, aż po proces podpisywania elektronicznego przez wszystkie zaangażowane osoby.

Wymagania

W wyniku konsultacji przeprowadzonych przez firmę Konica Minolta opracowano ostateczne rozwiązanie, które następnie z powodzeniem wdrożono w lokalnym oddziale DS Smith Paper Zărnești.

Konkretne dane dotyczące wdrożonego rozwiązania

W celu wdrożenia rozwiązania do zarządzania umowami podjęto następujące kroki:

• Analiza procesu biznesowego, w ramach którego inicjowane, zatwierdzane i podpisywane są umowy z partnerami
• Analiza i optymalizacja przepływu pracy związanego z zatwierdzaniem
• Opracowanie proponowanego przepływu pracy w M-Files
• Integracja rozwiązania do podpisów cyfrowych
• Import wszystkich partnerów i obowiązujących umów
• Skonfigurowanie struktury przechowywania umów, umożliwiającej łatwe wyszukiwanie dokumentów
• Utworzenie niezbędnych raportów i skonfigurowanie automatycznych powiadomień dla użytkowników
• Ustawienie praw dostępu dla użytkowników
• Przetestowanie rozwiązania z kluczowymi użytkownikami wyznaczonymi przez DS Smith i wdrożenie dodatkowych funkcji

Wyzwania

• Uciążliwe zarządzanie umowami w formie fizycznej
• Długi czas potrzebny na wyszukanie informacji
• Możliwość podpisywania umów wyłącznie w formie odręcznej, co wymaga obecności w biurze
• Zapewnienie poufności dokumentów
• Długi czas podpisywania umów z partnerami
• Brak powiadomień o wygaśnięciu umów

Rozwiązanie

• Wdrożenie rozwiązania do zarządzania umowami opartego na M-Files, ułatwiającego wspólną pracę nad umowami, dodatkami i załącznikami
• Wdrożenie automatycznych procesów zatwierdzania
• Uproszczony sposób wyszukiwania informacji o umowach i powiązanych z nimi dokumentach
• Automatyczne powiadomienia o zatwierdzeniu, zmianie lub wygaśnięciu dokumentów umownych
• Szczegółowe raporty potrzebne zarówno kierownictwu firmy, jak i innym pracownikom. (Informacje dostępne na poziomie każdej umowy są podstawowe, potrzebne do identyfikacji i śledzenia dokumentów, lub złożone, umożliwiające śledzenie kosztów i optymalizację warunków umowy)
• Wdrożenie rozwiązania do podpisów elektronicznych w celu usprawnienia czasu potrzebnego do podpisania umów, a także znacznego obniżenia kosztów kurierskich lub drukowania

Korzyści

• Bezpieczny dostęp do informacji dotyczących umów
• Szybkie wyszukiwanie informacji z umów, aneksów i załączników
• Automatyczne powiadomienia o wygaśnięciu umowy
• Procesy zatwierdzania zapewniające przejrzysty wgląd w cały proces
• Historia wersji umowy wraz z widocznością komentarzy każdego użytkownika
• Szczegółowe raporty dla każdej kategorii umów
• Podpis cyfrowy skracający czas potrzebny do podpisania umowy