DuoBad - Meble: Kompleksowe, nowoczesne rozwiązanie informatyczne dla małej firmy

DuoBad – Meble: Kompleksowe, nowoczesne rozwiązanie informatyczne dla małej firmy

Infrastruktura informatyczna nigdy nie była przedmiotem szczególnej uwagi w codziennej działalności DuoBad. Zmieniło się to jednak, gdy wiek i ograniczenia sprzętu informatycznego zaczęły stanowić przeszkodę. Znaczna część infrastruktury informatycznej, oprogramowania i wsparcia technicznego DuoBad zbliżała się do końca okresu użytkowania. DuoBad dążył również do modernizacji swojego IT, aby nadążyć za rozwojem działalności. Workplace Hub stanowi obecnie serce infrastruktury IT DuoBad, integrując i obsługując wszystkie systemy potrzebne firmie. Dzięki współpracy z Konica Minolta jako jednym punktem kontaktowym firma dysponuje obecnie „inteligentnym, połączonym miejscem pracy” o jakości korporacyjnej, a jednocześnie może skoncentrować swoje inwestycje na personelu i umiejętnościach potrzebnych do prowadzenia podstawowej działalności.

Kwitnąca firma z siedzibą na wsi, która chce zmodernizować swoją infrastrukturę IT

Jako mała firma, DuoBad koncentruje wszystkie swoje zasoby na dostarczaniu wyjątkowych produktów i obsłudze klienta. Oznacza to jednak, że infrastruktura IT nigdy nie była przedmiotem szczególnej uwagi w codziennej działalności firmy. Zmieniło się to jednak, gdy wiek i ograniczenia infrastruktury IT zaczęły stanowić przeszkodę. Większość infrastruktury IT i oprogramowania DuoBad zbliżała się do końca cyklu życia: wsparcie dla istniejących systemów dobiegało końca. DuoBad dążyło również do modernizacji swojego IT, aby nadążyć za rozwojem działalności. Ponadto firma chciała zapewnić swoim pracownikom nowoczesne środowisko pracy — prawdziwie cyfrowe miejsce pracy z łatwym i bezpiecznym dostępem do informacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Rozwiązanie Microsoft Office klienta również zbliżało się do końca okresu użytkowania i nie odpowiadało już nowym potrzebom. Do obsługi poczty elektronicznej firma DuoBad korzystała z usług swojego dostawcy internetowego i poszukiwała rozwiązania umożliwiającego integrację serwera pocztowego z jej systemami. Jednocześnie firma poszukiwała rozwiązania, które byłoby łatwe w zarządzaniu i zapewniało ochronę przed utratą danych dzięki zautomatyzowanemu, niezawodnemu rozwiązaniu do tworzenia kopii zapasowych.

Jeśli chodzi o łączność, DuoBad borykało się z dodatkowym wyzwaniem, przed którym stoją zwłaszcza małe i średnie przedsiębiorstwa poza większymi aglomeracjami miejskimi: „Nasza lokalizacja początkowo nie miała lokalnego połączenia światłowodowego. Byliśmy więc bardzo zależni od lokalnej infrastruktury IT” – wyjaśnia Rikard Karlsson, dyrektor ds. technologii w DuoBad. Słaba łączność mogłaby w przeciwnym razie przełożyć się na przerywane, zawodne przepływy pracy, gdyby na przykład konieczne było szybkie uzyskanie dostępu do znacznych ilości danych z systemów chmurowych. „Polegaliśmy na lokalnym serwerze HP, działającym pod kontrolą systemu Microsoft Windows Server. Jednak zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie zbliżały się do końca okresu użytkowania” – mówi Karlsson.

Ponieważ tylko jeden członek zespołu zajmował się utrzymaniem infrastruktury IT firmy, kluczowe znaczenie dla DuoBad miało znalezienie jednego partnera, który przejąłby odpowiedzialność za IT i zapewnił w pełni funkcjonalne, kompleksowe rozwiązanie. „Jesteśmy małą, wyspecjalizowaną firmą i cenimy sobie silnego partnera IT z lokalnym zespołem serwisowym i wspólnymi wartościami” – mówi dyrektor generalny DuoBad, Niklas Hult. Posiadanie jednego punktu kontaktowego było również ważne dla firmy, ponieważ chciała ona, aby wszystkie obowiązki były skupione w jednym miejscu.

Duży partner z kompleksowym rozwiązaniem dla wyspecjalizowanej firmy

Firma była dotychczasowym klientem Konica Minolta, korzystającym z urządzeń wielofunkcyjnych bizhub od ponad 14 lat. Była to pozytywna relacja, która przetrwała przez większość historii firmy. W tym czasie zbudowano silne fundamenty zaufania i wzajemnego szacunku. „W firmie Konica Minolta mamy opiekuna klienta, którego znamy i któremu ufamy. On również nas zna i bardzo dobrze rozumie naszą działalność” – mówi Niklas Hult, który docenia również to, że firma Konica Minolta podziela głębokie zaangażowanie jego firmy w zrównoważony rozwój. „Firma Konica Minolta wykonała świetną robotę podczas naszej dotychczasowej współpracy. Ważne jest, aby mieć dostęp do tej lokalnej wiedzy, gdy musimy stawić czoła wyzwaniom technicznym”. Dlatego też, gdy przyszło do znalezienia odpowiedniego partnera do wdrożenia nowego rozwiązania IT, firma DuoBad postawiła na swojego dotychczasowego partnera, firmę Konica Minolta.

„Z codziennej perspektywy technik, z którym współpracuję, ma ogromną wiedzę i bardzo mu ufam” – wyjaśnia dyrektor ds. technicznych Rikard Karlsson. „Ponieważ jest on częścią Konica Minolta, wiem również, że mój kontakt może w razie potrzeby skorzystać z szerszego zakresu umiejętności i doświadczenia i zawsze szybko przedstawi mi rozwiązania”.

Konica Minolta była w stanie zapewnić dokładnie to, czego szukała firma DuoBad: ekspert ds. usług IT zaproponował Workplace Hub Advanced jako nowoczesne i przyszłościowe, kompleksowe rozwiązanie cyfrowe dla miejsca pracy, które idealnie odpowiada potrzebom DuoBad. Dzięki integracji wcześniej oddzielnych serwerów, oprogramowania i urządzeń wielofunkcyjnych, wdrożenie Workplace Hub zapewnia DuoBad cyfrowe rozwiązanie dla miejsca pracy – od jednego zaufanego dostawcy, zgodnie z zamierzeniami DuoBad. „Jeśli napotkamy wyzwanie lub mamy pytanie, od razu wiem, do kogo zadzwonić” – podkreśla Karlsson.

Po dalszych konsultacjach z firmą Konica Minolta firma DuoBad zgodziła się przystąpić do wdrożenia pod koniec 2019 roku. Rozwiązanie działa w oparciu o instalację Windows Server 2019, pełniąc funkcje serwera plików/druku/AD. Pod względem bezpieczeństwa i odporności rozwiązanie obejmuje również program antywirusowy Konica Minolta Remote Care Antivirus oraz usługę Acronis Backup Service. Projekt rozpoczął się na początku 2020 roku i w ciągu trzech miesięcy wszedł w fazę końcową.

Ponieważ firma DuoBad stanęła przed wyzwaniem braku połączenia światłowodowego, hybrydowy charakter Workplace Hub pomógł sprostać temu wyzwaniu: dzięki rozwiązaniu hybrydowemu dane, do których konieczny jest szybki i niezawodny dostęp lokalny, są przechowywane na miejscu. Jednocześnie połączenie z chmurą umożliwia zewnętrzny dostęp do informacji, na przykład z biura dostawcy lub sprzedawcy. Jest to dość powszechny scenariusz dla wielu firm, które nie mają dostępu do łączy szerokopasmowych. Sytuacja DuoBad pokazuje, jak wiele małych i średnich przedsiębiorstw może korzystać z rozwiązania hybrydowego, które nie zmusza ich do wyboru między rozwiązaniem lokalnym a chmurowym. W przypadku DuoBad kluczowy dla działalności system biznesowy GARP, który obejmuje funkcje ERP, CRM i ECM, pozostaje w siedzibie firmy. To samo dotyczy funkcji plików i drukowania.

W ramach drugiej fazy projektu przeprowadzono modernizację przestarzałego systemu pocztowego firmy oraz rozwiązania Microsoft Office. Rozwiązanie Office 365 Business Premium oparte na chmurze, które zostanie wdrożone po zainstalowaniu łącza światłowodowego w siedzibie firmy, zapewni zespołowi DuoBad nowoczesne narzędzia potrzebne do codziennej pracy. Ponadto obsługuje ono serwery pocztowe firmy, płynnie integrując je z innymi aplikacjami i zastępując skrzynki pocztowe dostawcy usług internetowych. Migracja do Office 365 zapewni również pracownikom DuoBad dostęp do ulepszonych możliwości pracy zdalnej i współpracy. „Dostęp mobilny jest z pewnością niezbędny, ponieważ ważne jest, aby móc pracować poza siedzibą firmy i nadal korzystać z naszych głównych systemów zdalnie” – wyjaśnił Niklas Hult. Ta funkcja może również okazać się przełomowa. DuoBad chętnie bada nowe sposoby pracy, które są możliwe dzięki nowoczesnym rozwiązaniom do współpracy, takim jak Microsoft Teams.

Dostrzegając możliwości oferowane przez Workplace Hub, firma DuoBad rozszerzyła początkowy zakres projektu, aby uwzględnić również rozwiązanie zdalnego pulpitu, które zwiększa możliwości administratorów systemów i ułatwia pracę poza siedzibą firmy. Dzięki instalacji światłowodu firma może również wdrożyć usługę Arconis Backup Service: oparte na chmurze rozwiązanie do odzyskiwania danych po awarii — bardzo ważny krok dla DuoBad. „Na szczęście w historii naszej firmy nie doszło jeszcze do katastrofalnej utraty danych. Jednak nasze pliki projektowe, dane klientów, logistyki, dostawców i zapasów – wszystkie te dane mają dla nas kluczowe znaczenie biznesowe i po prostu nie możemy sobie pozwolić na ich utratę, na przykład w przypadku pożaru” – wyjaśnia Karlsson. Dzięki wdrożeniu systemu odzyskiwania danych po awarii automatyczny proces będzie generował regularne kopie zapasowe tych krytycznych informacji, zapewniając do nich szybki dostęp w przypadku utraty oryginalnych danych.

Ponadto, dzięki całodobowym usługom zarządzania IT firmy Konica Minolta, firma ma teraz do dyspozycji niezawodne rozwiązanie, które zapewnia płynne działanie przez całą dobę. Ponieważ w DuoBad tylko jeden członek zespołu jest odpowiedzialny za IT, zapewnia to znaczny spokój ducha i znacznie zwiększa odporność firmy. Podobnie, możliwość płacenia za najnowocześniejsze usługi na żądanie za pośrednictwem Workplace Hub pozwala DuoBad uzyskać dostęp do Sophos XG Firewall w ramach miesięcznej subskrypcji. To światowej klasy rozwiązanie zwiększyło bezpieczeństwo firmy, minimalizując ryzyko, ponieważ pracownicy działu sprzedaży łączą się zdalnie za pośrednictwem VPN. Zagrożenia i ukryte ryzyka można szybko zidentyfikować i zneutralizować, a zainfekowane systemy są automatycznie i natychmiastowo izolowane.

Workplace Hub jest obecnie sercem infrastruktury IT DuoBad, integrując i utrzymując wszystkie systemy potrzebne firmie. W połączeniu z Konica Minolta jako jednym punktem kontaktowym, firma ma teraz do dyspozycji „inteligentne, połączone miejsce pracy” o jakości korporacyjnej, jednocześnie mogąc skoncentrować swoje inwestycje na personelu i umiejętnościach niezbędnych dla podstawowej działalności. „Jesteśmy bardzo podekscytowani możliwością dalszego odkrywania pełnego potencjału Workplace Hub” – podsumowuje Niklas Hult.

Zalety

• Zaufany partner w zakresie zarządzanych usług IT, zapewniający szybkie wsparcie techniczne przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, aby zagwarantować ciągłość działania
• Kompleksowe, skonsolidowane rozwiązanie IT obejmujące sprzęt, infrastrukturę, oprogramowanie i wsparcie techniczne
• Jeden punkt kontaktowy: jedna faktura, jeden numer telefonu do pomocy technicznej
• Solidna podstawa IT dla rozwoju dzięki dobrze zaprojektowanemu sprzętowi, interfejsom użytkownika, pulpitom nawigacyjnym i wsparciu serwisowemu
• Wszystkie dane są chronione i bezpiecznie przechowywane

Wyzwanie

• Wymiana kilku systemów informatycznych, które osiągnęły koniec cyklu życia:
• Sprzęt serwerowy ML350p firmy Hewlett Packard Enterprise, który osiągnął koniec cyklu życia
• Oprogramowanie Windows Server firmy Microsoft, które osiągnęło koniec cyklu życia
• Oprogramowanie klienckie Microsoft Office zbliżające się do końca cyklu życia
• Zapewnienie łatwego w zarządzaniu, kompleksowego systemu, który może rozwijać się wraz z działalnością DuoBad
• Zapewnienie infrastruktury gotowej do pracy w chmurze oraz rozwiązania Office, w tym wymiany starego serwera poczty elektronicznej hostowanego przez dostawcę usług internetowych

Rozwiązanie

• Wdrożenie zaawansowanego rozwiązania hybrydowego IT Workplace Hub firmy Konica Minolta
• Integracja wcześniej oddzielnych serwerów, oprogramowania i systemów wielofunkcyjnych w ramach jednego kompleksowego rozwiązania
• Jeden serwer VPS z systemem Windows Server 2019 Standard Edition, obsługujący funkcje serwera plików/druku/AD oraz inne aplikacje
• Ciągłe zarządzane wsparcie IT
• Usługi bezpieczeństwa Konica Minolta, w tym Sophos XG Firewall, dostarczane w ramach miesięcznej subskrypcji oraz Konica Minolta Remote Care Antivirus
• Usługa Acronis Backup Service do odzyskiwania danych po awarii i zabezpieczania danych krytycznych dla działalności firmy
• Jeden punkt kontaktowy dla wszystkich potrzeb IT