Jasne i przejrzyste procesy biznesowe

Przejrzyste i jasne procesy biznesowe

EuroHold to wiodąca bułgarska firma z sektora finansów i ubezpieczeń, prowadząca działalność na terenie Bałkanów, skupiająca się na pozabankowych usługach finansowych i zarządzaniu aktywami, leasingu i sprzedaży nowych samochodów oraz ogólnych usługach ubezpieczeniowych. Firma została założona w 1995 roku, a od 2006 roku działa pod nazwą EuroHold Bulgaria AD.

Sytuacja klienta/wyzwanie

Struktura holdingu EuroHold obejmuje wiele firm o ogromnym przepływie dokumentów i różnych środowiskach drukowania, potrzebach, dostawcach, procesach i organizacjach. Dlatego konieczna jest centralizacja i harmonizacja wszystkich procesów. Ponadto istnieje również potrzeba holistycznego podejścia do drukowania i zarządzania nim na poziomie holdingu dla wszystkich zaangażowanych firm. W całej firmie miesięczny wolumen wydruków wynosi 180 000 stron A4, które są drukowane przez 219 urządzeń drukujących w 550 stacjach roboczych PC.

EuroHold nie ma jasnej strategii zarządzania urządzeniami. Konserwacja jest wykonywana w razie potrzeby, a materiały eksploatacyjne są zamawiane w razie potrzeby od kilku dostawców dla każdej spółki w holdingu. Klient potrzebuje również rozwiązania księgowego, które mogłoby raportować wszystkie wydatki związane z produkcją dokumentów dla poszczególnych użytkowników i różnych spółek lub centrów kosztów.

Podsumowanie sukcesu

Dzięki wsparciu Konica Minolta firma EuroHold Bulgaria była w stanie znacznie zoptymalizować swoje procesy drukowania, a także koszty codziennej działalności. W oparciu o zalecenia firmy Konica Minolta, przedsiębiorstwo z powodzeniem scentralizowało procesy zarządzania w ramach swoich holdingów i zleciło na zewnątrz działania o niskiej wartości dodanej dla organizacji klienta. Aby zagwarantować elastyczny i ciągły rozwój, firma Konica Minolta położyła nacisk na środowisko IT całkowicie dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań przedsiębiorstwa. Obejmuje ono między innymi ulepszony system monitorowania wszystkich istotnych procesów, użytkowników, urządzeń i dostawców.

OPS Consult

Firma Konica Minolta rozpoczęła od analizy sytuacji w celu ustalenia harmonogramu projektu. Koncepcja rozwiązania opiera się na pełnym outsourcingu i centralizacji zarządzania drukowaniem we wszystkich spółkach należących do holdingu w celu optymalizacji codziennego przepływu pracy. Pozwala to na znaczny wzrost wydajności procesów i efektywności kosztowej oraz obejmuje całkowitą odnowę infrastruktury sprzętowej, np. poprzez umieszczenie 2 lub 3 centralnych urządzeń wielofunkcyjnych na każdym piętrze z kontrolą dostępu, zastępujących wszystkie stare urządzenia biurkowe o jednej funkcji.

Dzięki nowemu rozwiązaniu klient nie musi martwić się o drukowanie – wdrożenie oprogramowania do zdalnego monitorowania wszystkich urządzeń pozwala na proaktywną konserwację, automatyczną dostawę materiałów eksploatacyjnych i zdalny odczyt licznika. Rozwiązanie to umożliwia również pełną rozliczalność i kontrolę drukowania przez poszczególnych użytkowników oraz możliwość egzekwowania zasad i ograniczeń dotyczących użytkowników. Ponadto zawiera portal do monitorowania serwisu Konica Minolta. Dzięki temu klient może śledzić w czasie rzeczywistym każdą wizytę serwisową i dostawę materiałów eksploatacyjnych oraz otrzymywać szczegółowe statystyki dotyczące czasu reakcji i rozwiązania problemu, a także realizacji umowy SLA.

Wdrożenie OPS

Konica Minolta dostarczyła 38 wstępnie skonfigurowanych urządzeń wielofunkcyjnych, a także różne inteligentne rozwiązania programowe, takie jak YSoft SafeQ, Printfleet i portal eCON. Wszystkie spółki w holdingu są połączone w jedną sieć, a użytkownicy mają dostęp do wszystkich urządzeń. Cały system jest zarządzany przez centralny serwer, na którym zainstalowano oprogramowanie SafeQ, które kontroluje i rozlicza drukowanie, kopiowanie i skanowanie. Oprogramowanie jest zintegrowane z usługą Active Directory klienta, co pozwala na łatwe zarządzanie użytkownikami i urządzeniami.

Zastosowanie terminali kontroli dostępu w urządzeniach wielofunkcyjnych pozwala również użytkownikom korzystać z funkcji drukowania „follow-me” za pomocą kart identyfikacyjnych na dowolnym urządzeniu w budynku. Oprogramowanie Printfleet zapewnia zdalne monitorowanie urządzeń. Dzięki tej integracji oraz systemowi ERP firmy Konica Minolta proces proaktywnej konserwacji i dostawy materiałów eksploatacyjnych jest w pełni zautomatyzowany.

OPS Manage

Dzięki wdrożeniu OPS firmy Konica Minolta, EuroHold Bulgaria z powodzeniem scentralizowała i zleciła na zewnątrz zarządzanie drukowaniem. Poprawiło to wydajność wszystkich powiązanych procesów, a także wydajność całej firmy holdingowej i koordynację między jej spółkami. Dzięki firmie Konica Minolta firma EuroHold Bulgaria mogła zmniejszyć liczbę urządzeń do drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania o około 83%. Ponadto firma zwiększyła swoją efektywność kosztową, wdrażając urządzenia o znacznie niższym koszcie wydruku. Szacowany spadek liczby drukowanych stron wynosi co najmniej 15%.