Transport towarowy i logistyka towarów FORWARDIS są teraz jeszcze bardziej wydajne i połączone w sieć z operacjami w całej Europie.

FORWARDIS – transport towarowy i logistyka towarowa teraz jeszcze bardziej wydajne i połączone w sieć z operacjami w całej Europie

Począwszy od kluczowego procesu przyjmowania faktur, firma FORWARDIS coraz częściej stosuje cyfryzację w obsłudze dokumentów i procedur. Firma, która specjalizuje się w transporcie multimodalnym i logistyce kolejowej w Europie i Azji oraz transportuje ponad 10 milionów ton towarów rocznie, wdrożyła rozwiązanie ECM firmy Konica Minolta w wyniku tego podejścia.

Uruchomienie procesów

W systemie przetwarzania faktur FORWARDIS faktury były wcześniej przekazywane z biurka do biurka, a czasami nawet wysyłane pocztą między siedzibami firmy w Berlinie i Frankfurcie. W związku z tym proces ten trwał długo i nie był łatwy do śledzenia. Jako specjalista w dziedzinie logistyki, FORWARDIS chciał uczynić ten proces bardziej efektywnym. Skupiono się na przyspieszeniu procesu i zwiększeniu jego przejrzystości. „Szukaliśmy rozwiązania, które pokazywałoby nam lokalizację i status każdej faktury. Ponadto chcieliśmy przyspieszyć cały proces i uniezależnić się od wymiany korespondencji pocztowej lub e-mailowej” – mówi Dominik Kruszynski, kierownik ds. IT w FORWARDIS, opisując początkową sytuację. Elektroniczny proces fakturowania z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, które mogłoby być łatwo administrowane przez każdego, rozwiązałby ten problem. Jednocześnie osoby odpowiedzialne za opracowywanie rozwiązań od samego początku pracowały również nad rozwiązaniem do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM), które można było rozwijać w sposób modułowy i które umożliwiało digitalizację dodatkowych procesów.

Istotnym kryterium, które należało uwzględnić w procesie wyboru, było przestrzeganie norm zarządzania jakością, które mogą być bardzo specyficzne, na przykład w sektorze transportu materiałów niebezpiecznych. Oznaczało to, że system przetwarzania wymagał obsługi formularzy monitorowania CAPA. Aby zapobiec błędom, rejestruje się wiele szczegółów, a rozbieżności są systematycznie badane.

Dzięki temu można w odpowiednim czasie wprowadzać środki naprawcze i zapobiegawcze. Oprócz standardów CAPA dla firmy FORWARDIS ważne było również przestrzeganie dodatkowych przepisów prawnych wynikających z regulacji takich jak GoBD, HGB i AO. Ponadto kierownik ds. IT uznał za ważne, aby rozwiązanie było intuicyjne w obsłudze, tak aby szybko zostało zaakceptowane przez pracowników.

„Decydującym czynnikiem przy wyborze partnera dostarczającego rozwiązanie było dla nas znalezienie kogoś, kto mógłby zaoferować wszystko z jednego źródła i zapewnić obecność na miejscu w naszych lokalizacjach” – podkreśla Kruszynski. Firma Konica Minolta nie tylko spełniła te kryteria, ale także udowodniła już, że jest niezwykle niezawodnym partnerem w zakresie sprzętu dla systemów wielofunkcyjnych (MFP). Ponadto wybrane rozwiązanie ECM i workflow można zintegrować z urządzeniami wielofunkcyjnymi dostarczonymi przez firmę Konica Minolta, dzięki czemu użytkownicy mogą kontrolować procesy workflow bezpośrednio z wyświetlacza urządzenia wielofunkcyjnego.

Szybkość i przejrzystość

Po zaplanowaniu dwufazowego projektu przez zespół ekspertów z firmy Konica Minolta we współpracy z kierownikiem IT firmy FORWARDIS i pracownikami różnych działów, rozwiązanie zostało szybko wdrożone. Planowanie i instalacja kompletnego systemu ECM, który obejmował komponenty przepływu pracy i różne opcje, takie jak wyszukiwanie pełnotekstowe i rozpoznawanie kodów kreskowych, zajęło łącznie około dwóch miesięcy.

Dzięki temu rozwiązaniu faktury nie są już wysyłane z jednej lokalizacji do drugiej, ale skanowane zaraz po otrzymaniu. Następnie, za pośrednictwem przepływu pracy, są one elektronicznie przesyłane do pracowników odpowiedzialnych za ich zatwierdzanie i przetwarzanie. Wszystko przebiega szybciej i jest bardziej przejrzyste niż wcześniej: dział księgowości ma zawsze przegląd statusu faktur i widzi, czy faktura została zarejestrowana, zatwierdzona lub zaksięgowana. Oznacza to, że FORWARDIS ma również większy nadzór nad okresami rabatowymi.

„Ponieważ pracownicy mogą przeszukiwać cały tekst w poszukiwaniu szczegółów, takich jak numer faktury i data, a także innych kluczowych terminów, znacznie łatwiej jest również znaleźć faktury” – dodaje Kruszynski.

Kolejny etap projektu pozwoli na całkowicie elektroniczne przetwarzanie faktur – informacje będą wybierane maszynowo, a proces będzie w pełni zautomatyzowany aż do momentu przekazania danych do działu księgowości. W planowanym dodatkowym etapie zostanie wdrożone rozwiązanie do zarządzania przepływem pracy w obszarze zarządzania umowami w celu optymalizacji monitorowania i administrowania umowami, szczególnie w odniesieniu do umów przewozowych i kontroli umów.

Zalety

• Przyspieszone procesy (np. proces CAPA w zakresie zapewnienia jakości)
• Większa satysfakcja klientów dzięki szybkiemu dostępowi do informacji
• Centralne, niepowielające się przechowywanie dokumentów z indywidualnymi prawami dostępu dla wszystkich lokalizacji

Wyzwanie

• Zdecentralizowane przyjmowanie faktur
• Przestrzeganie wytycznych procesu CAPA
• Przepływ informacji między wieloma lokalizacjami

Wyzwanie

• Zdecentralizowane przyjmowanie faktur
• Przestrzeganie wytycznych procesu CAPA
• Przepływ informacji między wieloma lokalizacjami