Fryzyderm s.a. // Produkty dermokosmetyczne zapewniające bardziej efektywny proces dla dokładniejszych oszacowań

FREZYDERM to wiodąca grecka firma, która opracowuje, produkuje i sprzedaje produkty dermo farmaceutyczne i urządzenia medyczne, posiadając jeden z najbardziej cenionych działów badawczo-rozwojowych oraz najnowocześniejszą fabrykę technologii.

Czasochłonny proces szacowania celu

FREZYDERM współpracuje z wieloma aptekami w całej Grecji. Te apteki mają umowy z FREZYDERM, które są odnawiane co roku. Dla każdego klienta firma oferuje zniżki na podstawie przychodów z poprzedniego roku. Szacowanie rabatu jest obliczane ręcznie przez sprawdzanie kopii papierowych i wprowadzanie danych do plików programu Excel. Pliki Excel są następnie dystrybuowane do liderów zespołów sprzedaży, aby ustalić cele na nowy rok.

Proces ten jest czasochłonny i doprowadził do wielu inconsist­encies ze względu na fakt, że wszystko zostało zrobione ręcznie. Wadą jest to, że odzyskiwanie i administracja były bardzo trudne. W rezultacie w ramach istniejącego procesu bardzo trudno jest utrzymać przegląd celów i rabatów każdego roku.

Uproszczenie i automatyzacja procesu szacowania celu

Wdrożonym rozwiązaniem było ABBYY FlexiCapture 12, ekstrakcja danych offer­ing przy użyciu technologii OCR. Jest używany exclu­sively w chmurze (Azure).

• Do wyodrębnienia danych z umów wykorzystano ABBYY FC
  • Zautomatyzowany proces skanowania z urządzeń wielofunkcyjnych do maszyny wirtualnej w chmurze
  • Weryfikacja oparta na walidacji bazy danych
  • Automatyczna optymalizacja dokumentów (PDF z możliwością wyszukiwania, rozdzielczość, optymalizacja ogólna)
  • Niestandardowe eksportowanie i przetwarzanie z regułami skryptowymi w oparciu o stan pól
    

• SharePoint Online
  • Niestandardowe umiejscowienia dla każdego kierownika i kierownika zespołu sprzedaży
  • Skomplikowane obliczenia i przepływy pracy dla końcowego wyniku
  • Stworzenie nowego procesu grupowania kontraktów
    

• CRM/ERP
  • Współpraca między systemami w celu osiągnięcia ważności danych
  • Zautomatyzowana procedura aktualizacji wartości CRM i ERP
  • Proces powiadamiania administratora systemu i CRM
    

• Raportowanie Business Intelligence
  • Dostępność wyeksportowanych danych dla inżynierów systemu BI
  • Międzysystemowy proces komunikacji zaprojektowany w celu łatwego tworzenia pulpitów nawigacyjnych BI z SharePoint Online

Po wdrożeniu przeprowadzono gruntowne szkolenie dla kluczowych użytkowników odpowiedzialnych za sprawne działanie przetwarzania wsadowego.

Rozwiązanie zostało zoptymalizowane pod kątem komunikacji z istniejącymi systemami CRM i BI. Drukowane kontrakty były convert­ed cyfrowe przy użyciu ABBYY FlexiCapture 12, a dane uzyskane z kontraktów skanowania z definicjami dokumentów.

Zredukowano ręczne wprowadzanie danych do minimum

Nowy proces zaowocował bardziej kontrolowanym, bezpieczniejszym i znacznie szybszym procesem, który generuje dokładniejsze estima­tions. Po wdrożeniu, prawie 95% mniej dokumentów musiało zostać zweryfikowanych, co znacznie skróciło czas. Kolejną korzyścią jest to, że dzięki nowej metodzie targetowania custom­ers może oszacować swoje cele znacznie szybciej niż ich competi­tors. Ponadto cele są sprawdzane pod kątem ważności za pośrednictwem bazy danych cli­ent bez konieczności ponownego sprawdzania. Wszystko to skutkuje obniżeniem kosztów pracy. Ponadto integracja z istniejącymi systemami ERP i CRM przyniosła wysoki poziom zadowolenia klientów.

• Ograniczenie ręcznego wprowadzania danych do minimum
• Zapewnienie bardziej kontrolowanego, bezpieczniejszego i szybszego procesu, który generuje dokładniejsze szacunki niż poprzedni proces
• Do walidacji potrzeba prawie 95% mniej dokumentów, co znacznie oszczędza czas
• Klienci mogą oszacować swoje cele znacznie szybciej niż ich konkurenci
• Redukcja kosztów pracy
• Integracja z istniejącymi systemami ERP i CRM przyniosła wysoki poziom zadowolenia klientów

• Uproszczenie i automatyzacja procesu szacowania celu, ponieważ każdego roku wiele godzin pracy jest przeznaczanych na ręczne obliczanie celów

• Automatyzacja procesu poprzez wyodrębnianie danych z wykorzystaniem technologii OCR (implementacja ABBYY FlexiCapture 12 w chmurze (Azure)
• Ekstrakcja danych z kontraktów i indeksowanie do dostosowanego programu SharePoint, które są następnie eksportowane do systemu CRM/ERP
• Zdolność raportowania Business Intelligence