INTELIGENTNY SPOSÓB ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI
INTELIGENTNY SPOSÓB ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI
Inteligentny system zarządzania informacjami M-Files pomaga firmie FRIGO STAHL przyspieszyć realizację projektów
Firma FRIGO STAHL, z siedzibą w północnej greckiej miejscowości Saloniki i obecnością w całym regionie Bałkanów, jest jednym z czołowych graczy w branży budowlanej w tym kraju i specjalizuje się w kompleksowej realizacji projektów „pod klucz”, budownictwie komercyjnym i przemysłowym, produkcji konstrukcji stalowych oraz dystrybucji materiałów budowlanych, posiadając 25-letnie doświadczenie. Od momentu powstania w 1998 roku firma zrealizowała ponad 300 złożonych i wielkoskalowych projektów budowlanych dla ponad 100 zadowolonych klientów na terenie Grecji, Europy Południowo-Wschodniej i Afryki Północnej, korzystając z pomocy swoich spółek zależnych na Cyprze i w Rumunii. Dzięki pomyślnemu zaprojektowaniu, zbudowaniu i dostarczeniu niestandardowych instalacji mechanicznych i chłodniczych dla większości renomowanych firm z branży spożywczej w Grecji, FRIGO STAHL jest powszechnie uznawana za lidera w tej dziedzinie, z udziałem w rynku wynoszącym od 70 do 80%. Poprzedni ręczny proces przetwarzania dokumentów w FRIGO STAHL był nieefektywny i czasochłonny. W związku z tym firma zdecydowała się na wdrożenie inteligentnego systemu zarządzania informacjami M-Files, profesjonalnie zainstalowanego przez Konica Minolta. Przyspieszyło to zarządzanie projektami i pomogło FRIGO STAHL stać się szybszą i bardziej elastyczną organizacją, która umocniła swoją pozycję lidera na rynku.
FRIGO STAHL
Rozwiązanie chmurowe wdrożone przez Konica Minolta zmieniło oblicze naszej firmy. Rozwiązanie M-Files zapewniło nowy inteligentny sposób zarządzania i sprawdzania dokumentów, zapewniając łatwy dostęp i szybkie sortowanie wszystkich naszych danych, co pozwala nam szybciej i dokładniej znaleźć właściwą odpowiedź. Jest to właściwe narzędzie, które pozwala nam skupić się na tym, co naprawdę ważne w naszej organizacji.
Wcześniej: Nieefektywny i czasochłonny ręczny proces tworzenia dokumentów
Ze względu na swoją podstawową działalność, FRIGO STAHL codziennie ma do czynienia z wieloma informacjami. Od dokumentów ofertowych po faktury i umowy serwisowe między dostawcami i partnerami, ważne jest, aby każdy plik był przypisany do odpowiedniego projektu. Jednak liczba dokumentów w firmie rosła wykładniczo, a odpowiednie informacje były trudne do znalezienia. Poprzedni ręczny proces obsługi dokumentów był nieefektywny i czasochłonny. Dlatego nowy sposób obsługi i zarządzania dokumentami był niezbędny, a FRIGO STAHL szukało inteligentnego systemu zarządzania informacjami. Celem było przechowywanie dokumentów dotyczących osób odpowiedzialnych i dostawców w folderach elektronicznych, do których dostęp byłby łatwy.
Po: Przyspieszone zarządzanie projektami
Nowe rozwiązanie, oparte na inteligentnym zarządzaniu informacjami M-Files, zostało wdrożone w celu scentralizowania wszystkich dokumentów w jednym i bezpiecznym repozytorium. Wszystkie dokumenty związane z projektem mogą być archiwizowane i pobierane natychmiast, bez konieczności znajomości dokładnej lokalizacji każdego z nich. Ten nowy, inteligentny sposób zarządzania dokumentami pomógł firmie przyspieszyć zarządzanie projektami, ponieważ użytkownicy nie tracą już cennego czasu na szukanie właściwego dokumentu. Rozwiązanie pomogło również firmie FRIGO STAHL zachować zgodność z różnymi przepisami i standardami branżowymi, ułatwiając śledzenie i audyt całej dokumentacji. Wreszcie, rozwiązanie M-Files oferuje płynną integrację z systemem ERP firmy, który zapewnia przepływ informacji i aktualizacje trwających projektów.
Ogólnie rzecz biorąc, nowe rozwiązanie pomogło FRIGO STAHL stać się szybszą i bardziej zwinną organizacją pod względem procesów, z ogromnym potencjałem wzrostu. Kolejnym krokiem jest wdrożenie tego rozwiązania w większej liczbie działów.
Wyzwanie
- Nieefektywny proces ręcznego zarządzania dokumentami
- Trudności w dostępie do odpowiednich informacji i ich udostępnianiu między różnymi działami
- Ryzyko błędów i opóźnień wynikające z polegania na procesach ręcznych
- Pobieranie informacji było czasochłonne, a użytkownicy tracili cenny czas, który mogli poświęcić na swoje podstawowe zadania biznesowe
Rozwiązanie
- Wdrożenie M-Files, inteligentnego systemu zarządzania informacjami, który pozwala zarządzać nadmiarem informacji i ułatwia zarządzanie projektami
- Centralizacja dokumentów w bezpiecznym repozytorium
- Śledzenie i widoczność statusu każdego projektu
- Integracja z istniejącymi systemami i procesami
- Przyjazny dla użytkownika interfejs, użytkownicy nie muszą znać dokładnej lokalizacji dokumentów
- Zgodność z odpowiednimi przepisami i standardami branżowymi
- Skalowalność pozwalająca dostosować się do przyszłego rozwoju i zmieniających się potrzeb
Zalety
- Zwiększona wydajność i produktywność
- Poprawa dokładności i wiarygodności dokumentacji projektów
- Lepsza współpraca i wymiana informacji między działami
- Zwiększona zgodność z przepisami i identyfikowalność dokumentacji
- Możliwość obniżenia kosztów dzięki zmniejszeniu liczby błędów