Outsourcing procesu drukowania z pomocą silnego i niezawodnego partnera od ośmiu lat.

Koncern Galnaftohaz (sieć stacji paliw OKO) jest jedną z największych sieci tankowania na Ukrainie. Firma posiada ponad 400 stacji paliw pod marką OKKO. Struktura firmy obejmuje największą na Ukrainie sieć przydrożnych placówek gastronomicznych: 400 kawiarni (na każdej stacji benzynowej) i 41 restauracji działających pod markami A La Minute, Pasta Mia i Meiwei. Na stacjach benzynowych znajduje się 400 mini-marketów z asortymentem około 2000 produktów. Ponadto oddziały sieci OKKO sprzedają produkty naftowe klientom korporacyjnym w sprzedaży detalicznej, w małych partiach i hurtowej oraz świadczą usługi badania jakości paliwa, a także usługi magazynowania i transportu ropy naftowej. Sieć OKKO posiada 10 magazynów ropy naftowej oraz 19 stacjonarnych i mobilnych laboratoriów kontroli jakości ropy naftowej.

Sieć bez granic, która działa 24/7

Przed wyborem rozwiązania do druku biurowego firma postawiła sobie dwa kluczowe cele: Nieprzerwane usługi drukowania oraz możliwość korzystania z druku equip­ment niezależnie od biura lub lokalizacji pracownika.

„Procesy drukarskie nie są dla firmy niezbędne, ponieważ jesteśmy na drodze do zakończenia cyfryzacji naszej działalności. Jednak niektóre procesy wymagają man­datory drukowania dokumentów towarzyszących ze względu na ograniczenia prawne i inne”, mówi Mykola Horak, szef wsparcia technicznego w koncernie Galnaftohaz. „Nasze magazyny ropy naftowej pracują 24/7, a ciężarówki paliwowe nie mogą odjeżdżać bez wcześniejszego wydrukowania listu przewozowego. Dlatego usługi drukowania uninterrupt­ed są dla nas niezwykle ważne.”
Ponadto firma podąża za koncepcją „sieci bez granic”. Zgodnie z tym con­cept wszyscy pracownicy powinni mieć nieograniczony dostęp do wszystkich usług informacyjnych niezależnie od ich lokalizacji. Usługi drukowania nie są wyjątkiem i są objęte tą koncepcją.
Przed współpracą z Konica Minolta, koncern Galnaftohaz korzystał z usług innych pro­viders. „Częste awarie urządzeń drukujących spowodowały przestoje w pracy wózków paliwowych, a brak oprogramowania do zarządzania procesami drukowania doprowadził do nadmiernego zużycia papieru i naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji”, wyjaśnia Mykola Horak. „Pracownicy wysyłali zadania drukowania do wspólnej drukarki, która natychmiast rozpoczęła drukowanie. Każdy mógł zobaczyć lub odebrać wydrukowany dokument z poufnymi informacjami.

Integracja urządzenia z katalogiem LDAP i systemem zarządzania dostępem była również ważna dla firmy.

Inteligentne zarządzanie procesami drukowania

Rozwiązania Konica Minolta są wdrażane w 29 biurach rozmieszczonych na terenie całej Ukrainy. Obecnie instalowanych i serwisowanych jest 87 urządzeń bizhub multi­functional firmy Konica Minolta. Firma wybrała YSoft SafeQ do zarządzania procesami print­ing. Wszystkie urządzenia Konica Minolta są wyposażone we wbudowane terminale i czytniki kart.

Dzięki YSoft SafeQ firma Concern Galnaftohaz ma zalety zwiększonego bezpieczeństwa podczas drukowania dokumentów firmowych. Wszystkie urządzenia Konica Minolta są intercon­nected, a pracownicy mogą zapewnić uwierzytelnianie dostępu do urządzeń wielofunkcyjnych w dowolnym biurze za pomocą kodu osobistego lub karty magnetycznej, która jest również przepustką do biura. System uwierzytelniania kontroluje dostęp do danych i pozwala na ustawienie różnych typów dostępu do sprzętu.

Gdy użytkownik wysyła zadanie drukowania, jest ono kierowane do serwera YSoft SafeQ. Użytkownik może zapewnić uwierzytelnianie w sposób opisany powyżej i wydrukować zadanie w dowolnym momencie na dowolnej drukarce w biurze lub poza nim. W ramach tego solu­tion dział finansów otrzymuje wszystkie niezbędne raporty, aby rozdzielić koszty druku wewnątrz firmy i pomiędzy poszczególne projekty. Analizując zadania drukowania, kopiowania i skanowania, YSoft SafeQ pomaga również zidentyfikować potencjalne wąskie gardła w niektórych procesach operacyjnych.

W 2019 roku koncern Galnaftohaz wymagał uaktualnienia z YSoft SafeQ 4 do nowszej wersji (YSoft SafeQ 6) i ogłosił przetarg na zakup licencji. Wraz ze wspólnymi licencjami Konica Minolta Ukraina oferowała kompleksową usługę instalacji, doradztwa i szkolenia personelu. W rezultacie firma po raz kolejny wygrała przetarg, stając się ekspertem w dziedzinie zarządzania przepływem dokumentów papierowych.

Wygodny, wydajny, nieprzerwany

„Wierzę, że w 100% osiągnęliśmy nasze cele. Po przejściu na outsourcing druku z Konica Minolta liczba awarii sprzętu de­creased od 700 do 20 rocznie. W tym samym czasie usługi drukowania były nadal dostępne bez przerwy”, mówi Mykola Horak o wynikach. "Był krótki okres adaptacji i szkolenia. Jednak nasi pracownicy nie need­ed konsultują się już ze specjalistami ds. wsparcia IT w zakresie obsługi urządzeń wielofunkcyjnych. Mogą drukować, kopiować, skanować i rozpoznawać dokumenty z dowolnego miejsca, bez potrzeby zbędnych pytań lub działań.

Według Mykoli jednym z pozytywnych rezultatów tej współpracy jest to, jak bardzo odciążyła ona specjalistów IT. Nie poświęcają już dużej ilości czasu na serwisowanie urządzeń drukujących, zamawianie tonera i dzwonienie do inżynierów serwisu. System zdalnego monitorowania pozwala Konica Minolta przewidywać awarie sprzętu, reagować na nie z wyprzedzeniem i zapewnić stały dopływ materiałów eksploatacyjnych. Koszt druku w pełnym kolorze również zmniejszył się signifi­cantly ze względu na współczynniki wypełnienia.

• Zwiększone bezpieczeństwo podczas drukowania dokumentów firmowych dzięki łatwemu uwierzytelnianiu przy użyciu kodów osobistych lub kart magnetycznych
• Możliwość drukowania, kopiowania, skanowania i rozpoznawania z dowolnego miejsca i o dowolnej porze na dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym
• Lepsza identyfikacja potencjalnych wąskich gardeł w procesie operacyjnym
• Zmniejszono liczbę awarii sprzętu z 700 do 20 rocznie
• Dostępne usługi drukowania bez żadnych przerw
• Oszczędność kosztów dzięki systemowi zdalnego monitoringu firmy Konica Minolta

• Aktualizacja środowiska drukowania z powodu:
  • Częste awarie urządzeń drukujących powodujące przestoje w pracy torów paliwowych
  • Brak oprogramowania do zarządzania procesami drukowania, co doprowadziło do nadmiernego zużycia papieru i naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji
  • Drukowanie niezabezpieczone

• Oprogramowanie księgowe do drukowania YSoft SafeQ
• 87 urządzenia wielofunkcyjne bizhub