Zintegrowane i zgodne z wymogami audytów: Obsługa procesów i dokumentów

Zintegrowane i zgodne z wymogami audytowymi: obsługa procesów i dokumentów

GAZi jest jedną z wielu znanych marek indywidualnych stworzonych przez producenta produktów mlecznych garmo. Firma chciała jednak uniknąć samodzielnych rozwiązań informatycznych. Zamiast tego poszukiwała systemów sieciowych, które digitalizują standardowe procedury, takie jak proces sprzedaży. Konica Minolta zintegrowała zatem system ECM, który upraszcza przetwarzanie dokumentów między aplikacjami.

Archiwizacja dokumentów zgodna z wymogami audytowymi

Szczególnie w sektorze spożywczym obowiązkowe jest potwierdzanie pochodzenia i archiwizacja dokumentów zgodna z wymogami audytowymi. Dla osób odpowiedzialnych w firmie garmo ułatwienie płynnego przepływu dokumentów w celu umożliwienia cyfryzacji procesów biznesowych było, że tak powiem, wisienką na torcie. „Ponieważ jednak nasz stary system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) nie oferował elastyczności ani funkcjonalności, których szukaliśmy, na początku 2013 roku rozpoczęliśmy nowy projekt z firmą Konica Minolta” – relacjonuje Stefan Greiner, dyrektor ds. IT w firmie garmo.

„Naszym celem było głębokie zintegrowanie przetwarzania dokumentów z planowaniem zasobów przedsiębiorstwa (ERP) w celu przyspieszenia procesów, a także wyeliminowania nieciągłości mediów, a tym samym potencjalnych źródeł błędów”. Potrzebne było rozwiązanie ECM, które można by skutecznie włączyć do strategii IT firmy garmo. Z perspektywy strategicznej producent żywności koncentruje się na pełnym wykorzystaniu zasobów IT i wszystkich efektów synergii. „W miarę możliwości staramy się unikać nowych interfejsów” – dodaje Greiner.

Migracja zamiast dalszego rozwoju

Dzięki oferowanemu systemowi ECM firma Konica Minolta była w stanie zapewnić garmo odpowiednie rozwiązanie, które płynnie integruje się z systemami Microsoft i zapewnia niezbędne bezpieczeństwo na przyszłość. Stefan Greiner i jego współpracownicy zaufali tej rekomendacji, między innymi dlatego, że w przeszłości z powodzeniem realizowali już projekty IT z firmą Konica Minolta. W związku z tym zdecydowali się na migrację do nowego systemu ECM zamiast dalszego rozwoju istniejącego systemu.

Zespół projektowy, składający się z przedstawicieli firmy garmo i ekspertów z Konica Minolta, wdrożył następnie rozwiązanie, które uzupełnia istniejącą platformę Microsoft SharePoint o funkcje zarządzania dokumentami, takie jak archiwizacja zgodna z wymogami audytowymi. Ponadto informacje wymagane przez narzędzie ERP Microsoft Dynamics NAV są automatycznie pobierane. Oznacza to, że pracownicy firmy garmo mogą teraz po prostu przeciągać dokumenty przychodzące pocztą elektroniczną do strefy upuszczania, gdzie są one automatycznie przypisywane do plików klientów i zamówień w systemie NAV. Podstawą tego rozwiązania jest plan archiwizacji, który został stworzony przez zespół projektowy.

Automatyczna archiwizacja w tle

Wszystkie procedury handlowe korzystają z wdrożonego rozwiązania. Niezależnie od tego, czy są to zamówienia, dowody dostawy czy faktury – wszystkie dokumenty utworzone w systemie Microsoft Dynamics NAV są archiwizowane. Rozwiązanie to jest szczególnie pomocne dla działu sprzedaży, jak podkreśla Greiner: „Nasi pracownicy sprzedaży po prostu skanują zamówienia i podpisane dowody dostawy, które są następnie automatycznie przypisywane do odpowiednich rekordów zamówień”.

Ręczne wprowadzanie danych w systemie Microsoft Dynamics NAV należy już do przeszłości. Kolejną zaletą jest to, że dokumenty są teraz archiwizowane w przejrzystej strukturze, co znacznie ułatwia ich wyszukiwanie. „Słabe punkty i przeszkody, takie jak te, które w przeszłości po prostu akceptowaliśmy, zostały teraz wyeliminowane” – wyjaśnia Greiner z uśmiechem. W tym kontekście wspomina również o nowej koncepcji uprawnień i ról, która zapewnia teraz niezbędną elastyczność przy przypisywaniu uprawnień. Obecnie firma garmo może przypisywać różne uprawnienia tylko do odczytu i inne uprawnienia dostępu w zależności od typu dokumentu, nawet na poziomie atrybutów.

Szybki czas reakcji zapewnił dużą satysfakcję

„Jesteśmy absolutnie zadowoleni, zarówno z rozwiązania, jak i wsparcia zapewnionego przez firmę Konica Minolta” – komentuje Greiner, podkreślając dobrą „chemię” między uczestnikami projektu. Pytania i problemy były rozwiązywane w krótkim czasie. Dzięki temu firma Konica Minolta zyskała przychylność około 45 użytkowników końcowych, którzy szybko zaakceptowali rozwiązanie. Sam projekt również przebiegał szybko i został ukończony przed terminem, w ciągu około sześciu miesięcy. Planowane są już kolejne projekty związane z zarządzaniem umowami i jakością, a także przetwarzaniem przychodzących faktur.

Wyzwanie

• Ułatwienie archiwizacji dokumentów zgodnej z wymogami audytowymi oraz szybkiego przetwarzania dokumentów

Rozwiązanie

• Integracja systemu ECM, który tworzy kompleksową platformę procesową w środowisku Microsoft.

Zalety

• Szybszy dostęp do dokumentów, głęboka integracja z aplikacją ERP