Drukarka wielofunkcyjna i zarządzanie drukiem dla GRAWE

Przyszłościowe rozwiązania drukarskie z jednego źródła

Grazer Wechselseitige Versicherung AG (GRAWE), od momentu założenia przez arcyksięcia Johanna z Austrii w 1828 roku, przekształciła się z pierwotnej firmy ubezpieczeniowej od pożarów w międzynarodowy konglomerat obejmujący Europę Środkową, Wschodnią i Południową, który skupia pod jednym dachem firmy ubezpieczeniowe, nieruchomościowe i świadczące usługi finansowe. Ta firma o długiej tradycji coraz bardziej dąży do cyfryzacji procesów i dokumentów zgodnie z potrzebami klientów i doradców, a ostatnio wprowadziła rozwiązania do współpracy. W ramach dążenia do wprowadzenia nowoczesnej i wydajnej floty wielofunkcyjnych systemów drukarskich oraz centralnego zarządzania drukowaniem w swojej siedzibie głównej i oddziałach regionalnych, GRAWE wybrała rozwiązania drukarskie firmy Konica Minolta.

Celem było zmniejszenie liczby drukarek i jednocześnie ulepszenie funkcji urządzeń, na przykład w zakresie prostego skanowania. Wspólnie z firmą ubezpieczeniową specjalista ds. cyfrowych miejsc pracy ocenił, które drukarki najlepiej odpowiadają potrzebom GRAWE i ile urządzeń jest potrzebnych w poszczególnych lokalizacjach. Następnie firma Konica Minolta dostarczyła odpowiedni sprzęt. Obecnie GRAWE korzysta z wielofunkcyjnych systemów bizhub i-Series C4050i, C250i, C300i i C360i oraz Dispatcher Paragon do centralnego zarządzania drukarkami. Narzędzie to zapewnia na przykład poprzez zarządzanie użytkownikami za pomocą funkcji Follow-Me-Print, że żadne poufne dokumenty nie pozostają otwarte w drukarce. Firma ubezpieczeniowa korzysta zatem z przyszłościowych rozwiązań sprzętowych i programowych do drukowania na najwyższym poziomie – dostarczanych z jednego źródła przez firmę Konica Minolta.

Rozwiązania Konica Minolta upraszczają zarządzanie drukarkami i ich użytkowanie w GRAWE

GRAWE korzysta z rozwiązań drukarskich Konica Minolta w dziale zarządzania ogólnego w Grazu oraz w regionalnych siedzibach głównych już od 2015 roku. Do tego czasu firma posiadała wiele drukarek różnych dostawców. Były to głównie drukarki dla pojedynczych użytkowników przeznaczone dla pracowników. W tamtym czasie nie istniała możliwość centralnego zarządzania wszystkimi urządzeniami, ponieważ niektóre drukarki były podłączone bezpośrednio do komputerów, a inne były zarządzane przez dział IT. „Chcieliśmy to uprościć dzięki centralnemu zarządzaniu drukowaniem i zwiększyć bezpieczeństwo. Konieczne było również zmniejszenie ogólnej liczby drukarek, ale urządzenia miały również zostać zmodernizowane pod względem funkcji, takich jak skanowanie” – wyjaśnia Johann Kügerl, kierownik ds. usług IT w GRAWE. W ramach przetargu GRAWE poszukiwało nowego dostawcy, który mógłby dostarczyć zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie. Wybór padł na firmę Konica Minolta. Firma ta ma wieloletnie doświadczenie w zakresie rozwiązań drukarskich. Kügerl tak komentuje tę decyzję: „Naszym celem była modernizacja infrastruktury drukarskiej przy użyciu przyszłościowych rozwiązań. W firmie Konica Minolta znaleźliśmy idealnego dostawcę, który spełnia nasze wymagania, dostarczając zarówno systemy drukarskie, jak i odpowiednie rozwiązania do zarządzania. Szczególnie cieszy nas fakt, że wsparcie techniczne Konica Minolta jest dostępne bezpośrednio na miejscu, w Grazu. Oznacza to, że możemy łatwo i bezpośrednio koordynować działania oraz jeszcze szybciej otrzymywać dostawy. Był to decydujący atut firmy Konica Minolta”.

Wspólna analiza prowadzi do idealnego rozwiązania Konica Minolta

GRAWE i Konica Minolta przeprowadziły następnie wspólną analizę aktualnej sytuacji. Dla Konica Minolta, specjalisty w dziedzinie cyfrowych stacji roboczych, dokładne określenie wymagań jest częścią standardowego procesu poszukiwania odpowiedniego rozwiązania. „Konica Minolta była zaangażowana w proces modernizacji od samego początku i dobrze nam doradzała. Wspólnie znaleźliśmy najbardziej efektywne rozwiązanie” – wspomina Markus Scherr, dyrektor ds. usług IT w GRAWE.

W tym celu partnerzy przeprowadzili wspólny audyt z kierownikami działów GRAWE: celem było oszacowanie konkretnych potrzeb w zakresie sprzętu i funkcji oraz wspólne znalezienie najlepszego rozwiązania w zakresie dystrybucji systemów drukarskich w siedzibie firmy ubezpieczeniowej. Następnie firma Konica Minolta dostarczyła i zainstalowała pierwsze drukarki wielofunkcyjne. Do zarządzania drukowaniem firma Konica Minolta dostarczyła początkowo rozwiązanie YSoft SafeQ. Od tego czasu zadania drukowania są wysyłane do centralnych drukarek, gdzie pozostają w stanie oczekiwania, dopóki użytkownicy nie uwierzytelnią się na drukarce. Scherr wyjaśnia: „System ten bardzo szybko zyskał popularność, a współpracownicy byli bardzo zadowoleni z przejścia na nowoczesne systemy drukowania firmy Konica Minolta”. W 2021 roku, po sześciu latach użytkowania, GRAWE i Konica Minolta przeprowadziły aktualizację infrastruktury drukarskiej: w ramach tego projektu w lipcu 2021 roku w GRAWE wdrożono rozwiązanie do zarządzania drukowaniem Dispatcher Paragon.

Zarządzanie użytkownikami umożliwia działowi IT grupy z siedzibą w Grazu między innymi tworzenie i przypisywanie użytkowników: dzięki zasadzie Follow-Me-Print GRAWE określa, że dokumenty mogą być drukowane wyłącznie po uprzednim uwierzytelnieniu na urządzeniu. „W przypadku firmy ubezpieczeniowej, która regularnie pracuje z wrażliwymi danymi osobowymi, Dispatcher Paragon przyczynia się zatem do znacznego zwiększenia bezpieczeństwa” – mówi Scherr. Narzędzie to centralnie kontroluje wszystkich użytkowników w firmie ubezpieczeniowej i ułatwia ich prostą administrację. Dzięki funkcji skanowania do poczty e-mail pracownicy mogą również przenosić zeskanowane dokumenty bezpośrednio do wiadomości e-mail i wygodnie je wysyłać.

GRAWE wykorzystuje również Dispatcher Paragon do zrównoważonego i oszczędzającego zasoby drukowania. Na przykład firma ubezpieczeniowa zdefiniowała zasady drukowania w samym narzędziu i określiła, że domyślnym trybem drukowania dokumentów ma być druk czarno-biały i dwustronny. „Udało nam się już znacznie zmniejszyć zużycie tonera” – cieszy się Scherr i przedstawia perspektywy na przyszłość: „W przyszłości chcemy również wykorzystać funkcje raportowania programu Dispatcher Paragon do jeszcze bardziej efektywnego wykorzystania drukarek”. Oprócz rozbudowanych opcji raportowania, takich jak raporty zarządcze, rozwiązanie oferuje również funkcje budżetowe, na przykład do przypisywania centrów kosztów lub do rozliczeń.

Obecnie modernizowany jest również sprzęt: w ramach trwającego wdrażania GRAWE korzysta obecnie z wielofunkcyjnych systemów drukujących C4050i, C250i, C300i i C360i z serii Konica Minolta bizhub i-Series. Drukarki wielofunkcyjne mają szeroki zakres funkcji. Na przykład wszystkie urządzenia oferują pracownikom możliwość drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów. Urządzenia są również wyposażone w 10,1-calowy wyświetlacz ułatwiający obsługę. Oprócz funkcji bezpieczeństwa Dispatcher Paragon, systemy drukujące posiadają również wbudowane technologie zabezpieczające. Funkcje zrównoważonego rozwoju urządzeń, takie jak tryb uśpienia lub ECO Print do przyciemniania podświetlenia wyświetlacza, zapewniają również zmniejszenie zużycia energii i kosztów energii.

Przyszłościowe rozwiązania drukarskie firmy Konica Minolta

Obecnie w regionalnych siedzibach GRAWE nadal trwa wymiana ostatnich urządzeń. „Modernizacja naszego parku maszynowego przebiega zgodnie z harmonogramem i zostanie zakończona w przyszłym roku. Zauważamy, że nowe rozwiązania zapewniają jeszcze większą wydajność. Jednocześnie zarządzanie drukarkami stało się dla nas znacznie łatwiejsze. Dzięki najnowocześniejszym systemom drukarskim i rozwiązaniu do zarządzania drukowaniem Dispatcher Paragon uważamy, że jesteśmy doskonale przygotowani na przyszłość.

W firmie Konica Minolta mamy po swojej stronie odpowiedniego partnera, który może zaoferować rozwiązania z jednego źródła” – podsumowuje Scherr.

Wyzwanie

• Centralne zarządzanie wszystkimi drukarkami
• Dostosowanie ustawień drukowania w celu optymalnego wykorzystania:
• rozszerzenie funkcji urządzeń, np. możliwość skanowania
• Zmniejszenie liczby urządzeń
• Zapewnienie, że dokumenty zawierające poufne informacje nie będą widoczne dla osób nieuprawnionych

Rozwiązanie

• Wdrożenie wielofunkcyjnych drukarek Konica Minolta bizhub i-Series (C4050i, C250i, C300i, C360i) w centralnych lokalizacjach w ramach działów
• Ścisła współpraca z firmą Konica Minolta nawet podczas procesu analizy w celu zapewnienia najlepszej dystrybucji i wyboru drukarek w działach
• Rozwiązanie do zarządzania drukowaniem Dispatcher Paragon firmy Konica Minolta
• Zarządzanie użytkownikami, zarządzanie uwierzytelnianiem i Follow-Me Print:
• łatwe tworzenie użytkowników w narzędziu w celu przypisania zadań drukowania. Drukarka rozpoczyna realizację zadania dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika na urządzeniu.
• Zarządzanie wszystkimi użytkownikami w narzędziu
• Definiowanie zasad drukowania: wydruki są domyślnie dwustronne i czarno-białe

Korzyści

• Bardziej efektywne wykorzystanie drukarek
• Modernizacja funkcji drukarek
• Znaczna poprawa bezpieczeństwa